3

Bilder

Den mest sen­tra­le rot­år­sa­ken som ble iden­ti­fi­sert er man­gel på in­for­ma­sjon og en platt­form for kom­mu­ni­ka­sjon. Blant an­net opp­le­ver sy­ke­plei­e­re at pro­duk­ter er blitt er­stat­tet el­ler fått nytt de­sign uten at det­te er blitt kom­mu­ni­sert. Ofte en­der det­te i at de an­tar at de ikke har pro­duk­tet. Foto: Co­lour­box

En masteroppgave fra BI innen Logistikk, Operasjonsanalyse og Supply Chain Management har studert hvordan Lean kan forbedre prosesser og øke tilgjengeligheten av varer på norske sykehus.

Sykehus over hele verden står overfor en stor utfordring; systemene besitter store mengder kompetanse, som ikke reflekteres i effektiv drift av virksomhetene. Det er gjort enestående medisinske fremskritt, men omtrent en tredjedel av tildelte midler i helsesektoren, blant OECD-landene, sløses bort ved ineffektiv bruk av personell, tjenester, utstyr og prosesser. Helsesektoren står sentralt i ethvert samfunn og krever kontinuerlige endringer og store investeringer for å levere kvalitet til pasienter. Utgifter brukt til helse varierer i stor grad fra land til land, men sykehus tar som regel den største andelen. Når helse er en tjeneste det er mangel på i verden, er det paradoksalt at ineffektiv drift er en av de største utgiftspostene.

Kompleksiteten øker presset

Eldrebølgen, økning i sykdommer relatert til livsstil og sammensatte pasientbehov kombinert med økende personvernkrav gjør at tjenestene og servicen et sykehus tilbyr er kompleks i seg selv. I tillegg er forsyningskjedene til sykehus svært komplekse, hvor det blant annet er flere tilfeller av monopol-leverandører og strenge krav til sterilitet av utstyr. Den klassiske diskusjonen om valg av leverandør basert på pris er utenkelig i et slikt scenario, hvor satt på spissen, livet til en pasient på et norsk sykehus kan avhenge av at en monopol-produsent i en helt annen verdensdel kan garantere for leveranse og sterilitet av et gitt produkt. Fokuset rettes mot leveringsdyktighet og kontraktene er karakterisert av at leverandør må ta et stort ansvar. Forutsigbarhet og lav usikkerhet blir derfor minst like viktig som lave kostnader. Dette igjen fører til at økonomien på sykehus blir satt under press.

Pasientforløp versus vareflyt

Leanfilosofien med sitt fokus på kontinuerlig forbedringer er ett tiltak sykehus og myndigheter har satt i verk for å møte disse utfordringene. Filosofien er blitt brukt i to tiår på sykehus verden over, men forskning på området er tvetydig både hva gjelder utfall og dens anvendelighet på sykehus. Likevel har tankesettet som skal øke kvaliteten, redusere kostnader og gi en mer akseptabel arbeidsmengde, blitt implementert på flere norske sykehus de siste 10 årene. Pasientforløp har stått sentralt i dette arbeidet, men det er mange faktorer bak en effektiv pasientflyt som ikke har fått like stor oppmerksomhet. Dette inspirerte til en masteroppgave hvor hovedfokuset lå på hvordan Lean kan forbedre logistikken og øke tilgjengeligheten av varer på norske sykehus. Studiet er basert på en komparativ case analyse av to sengeposter på to ulike norske sykehus, hvor data primært er hentet gjennom intervjuer med aktører fra store deler av deres forsyningskjeder. For et mer robust resultat ble det også hentet data fra to referansesykehus.

Store deler av studien innebar å identifisere ikke-verdiskapende aktiviteter, for videre å se hvordan Lean kan bidra til å eliminere disse. Sentrale funn her var at ansatte gjør oppgaver de er overkvalifisert for, at de må gå lange distanser for å hente hyppig brukt utstyr, overprosessering og gjentagende hyllevarmere. Flere sengeposter opplever at de ofte mangler nødvendig utstyr inne på lager som ender med at sykepleiere må finne dette et annet sted på sykehuset. Tiden som går med på dette resulterer i tapt pasienttid, økt stress og til tider overtid. Spørsmålet er, hvorfor de ofte befinner seg i denne situasjonen?

Kommunikasjonssvikt og tidspress

Den mest sentrale rotårsaken som ble identifisert er mangel på informasjon og en plattform for kommunikasjon. Blant annet opplever sykepleiere at produkter er blitt erstattet eller fått nytt design uten at dette er blitt kommunisert. Ofte ender dette i at de antar at de ikke har produktet. Et annet moment er svikt i bestillingen internt. Sykehusene i studien bestiller etter kanban-lignende prinsipper hvor en nødvendig bestilling er kommunisert gjennom å flytte et produkts unike brikke fra sin respektive hylleplassering til en bestillingstavle. På sykehus uten servicemedarbeidere er det sykepleierne selv som har ansvaret for dette. Grunnet mangel på tid, viser det seg at dette ikke alltid blir fulgt opp i praksis. Videre har disse sykepleierne også ansvar for å pakke ut mottatte varer i løpet av sin allerede hektiske vakt. Dette blir ofte utsatt, uten å kommuniseres til de andre ansatte. Ringvirkningene er at sykepleiere bruker verdifull pasienttid på å løpe rundt på sykehuset etter nødvendig utstyr, som til og med kan stå rett utenfor døren til lageret deres. Gjennom studien kom det frem at tid brukt av sykepleiere på en sengepost, kun hva gjelder å lete etter nødvendig utstyr, kan reduseres med minst 4 timer i uken primært gjennom tydeligere kommunikasjon, både internt på avdelingen men også gjennom hele forsyningskjeden.

Lagerstyring er en nøkkel

For liten tildelt hylleplass i forhold til forbruket og leveringsdager er en annen årsak til den opplevde varemangelen. En sengepost fikk varelevering av sterile produkter mandag og onsdag, men på grunn av organiseringen på lageret går de fort tomme for noen varer fredag, som resulterer i at de kan være tomme hele helgen for disse varene. At lagerplassen generelt er liten gjør dette utfordrende å få optimalt, men det var flere tilfeller av hyllevarmere. En omorganisering av varelager på post isolert kan bidra til en bedre tilgjengelighet av varer. Endring i leveringsdager kunne også bidratt til dette, men det kan resultere i en ineffektiv distribusjon for leverandørene og transportørene.

Den fysiske barrieren

Kultur, ledelse, transparent informasjon i tillegg til systemer, fleksibilitet, kommunikasjon og standardisering er typiske forutsetninger for å lykkes med Lean. Faktorene må i tillegg tilpasses hver kontekst. Denne studien trekker frem «den fysiske barrieren»; at sykehusets bygningsstruktur i seg selv kan hindre en Lean hverdag. Eldre sykehusbygg består gjerne av mange bygg koblet sammen gjennom lange og trange kulverter, som hindrer en optimal flyt av varer og pasienter. Nyere sykehus bygges mer tilrettelagt for en god internlogistikk, men dette kan igjen komme på bekostning av optimal logistikk for leverandører. Et eksempel er at noen sykehus har innført AGV for mer effektiv interntransport av varer. Selv om dette har vært veldig nyttig på sykehusene, blir kapasiteten utfordret når en leverandør nå må levere varer på tre ulike lastbærere; paller, bur og AGV-tilpassede bur. For å sammenligne kan det lagres 450 bur på den samme plassen som det kan lagres 60 AGV-bur. I tillegg er det i teorien plass til 66 paller i en bil, mot kun 28 AGV-bur. En fortsettelse av interntilpassede lastbærere vil føre til nye utfordringer hos leverandører. Ved den nye sentraliseringen og utbyggingen av Oslo-sykehusene er denne problematikken sentral for å få en optimal helhetlig logistikk.

Sykepleiermangel et logistikkproblem?

Essensielt i Lean-arbeidet er aktiv jobbing med å identifisere og redusere de ikke-verdiskapende aktivitetene. Flere av leverandørene var dyktig til det, men fokuset på post var tilsynelatende mindre. Studiet viser at oppstrømsaktørene er proaktive og utøver god planlegging. Solid innsats hos leverandører og interne varelager ga likevel ikke de tiltenkte resultatene på sengepost. Dette er et naturlig resultat av en hektisk arbeidshverdag, hvor pasientens behov alltid trumfer all annen jobb og logistikken blir fort nedprioritert. Sammen med rotårsakene til de ikke-verdiskapende aktivitetene, utgjør dette et stort salgsargument for innføring av avlastende stillinger, som servicemedarbeidere. Disse stillingene kan bidra til en mindre stressende hverdag for de ansatte på sengepostene, høyere produkttilgjengelighet og til syvende og sist kanskje redusere den stadig økende sykepleiermangelen i Norge.

Lean er en løsning

For å implementere Lean med suksess må sykehusets forsyningskjede ha et helhetlig og pasientfokusert perspektiv. Problemområdene er gjerne internlogistikken, administrative prosesser eller kommunikasjonsflyten. Alt handler om å bruke riktig kompetanse, på rett plass til rett tid. Arbeidet med kontinuerlig forbedring er nært linket til god planlegging av ressurser og gode indikatorer på kvalitet og prosesstid. Denne studien viser at mange av initiativene innført på de ulike sykehusene er i tråd med hva teorien om Lean sier og foreslår. Men, finner også en mangel på å få med hele organisasjonen i arbeidet. Sykehus og deres forsyningskjeder er ofte karakterisert av informasjons-siloer som må brytes ned for å implementere Lean med suksess. Dette viser seg å være vanskelig å få til i praksis. Mange gode forbedringstiltak er innført på kommunikasjon og tilrettelegging av den hektiske arbeidshverdagen til sykepleiere. Problemet oppstår når mange av tiltakene blir implementert halvhjertet. Ingen av sykepleierne i studien hadde kjennskap til at deres arbeidsplass skulle arbeide etter Lean-prinsipper. Dette understreker nødvendigheten av en kulturell endring for å få hele organisasjonen med på bølgen av kontinuerlig forbedring.

Studien konkluderer med at verktøy i Lean konseptet også er anvendelige i sykehussammenheng for å optimere materialflyten i forsyningskjeden. Men påpeker samtidig at selve tankegangen konseptet er bygget på er mer viktig; problemløsning fremfor brannslukking hvor man fokuserer på å identifisere rotårsakene og ikke bare symptomene. Dette vil medføre at verdien for sluttbrukeren, pasienten, øker. For at sykehusene skal få maksimal nytte av tankesettet, og mer ut av hver helsekrone, er kanskje sykepleier- og helsefagutdanninger et sted å begynne?

KLIKK for alle artikler i LOGMA logistikk fagartikler.