7

Bilder

Jotun er representert i mer enn 100 land og mange av dem har svært kompliserte legale krav knyttet til økonomi og skatt. Sammenlignet med tidligere versjoner har IFS Applications 9 fått en helt annen tilpasning til legale krav. Foto: Svein Brimi

Av Trond Schieldrop 23. januar 2017 09:30

I 2004 bestemte Jotun seg for å oppgradere til nytt ERP-system og etter en runde med flere av de store leverandørene, ble IFS valgt som leverandør ut fra funksjonalitet og pris. ERP-systemet støttet våre operasjonskritiske prosesser, som produksjon, økonomi, innkjøp, ordre, lager og logistikk, forteller Aune.

– Fra 2005 til 2008 brukte vi IFS som vår ERP-løsning i Skandinavia, mens systemet ble rullet ut til alle våre globale selskaper fra 2008. Dette var en vesentlig større implementering enn den skandinaviske. I forkant av dette oppgraderte vi til Applications 7.5. Dermed hadde vi en oppgradert versjon tilpasset virksomheten. Vi hadde en del spesielle funksjonelle krav, slik at vi i 2005 og 2008 gjorde en del tilpasninger til standard IFS-løsning. Dette var blant annet knyttet til vår globale handel mellom Jotun-selskaper og grensesnitt til våre fargedatabaser, sier Aune.

Når Jotun går live med IFS Application 9 i 2018 vil dagens 7.5-applikasjon være ti år gammel.

– Vi hoppet over oppgraderingen til versjon 8 som ble lansert i 2013. Det var et betydelig steg å gå fra en gammel til en ny plattform med blant annet ny funksjonalitet, mobilitet og økt digitaliseringsbehov, sier Aune. Han legger til at Jotun har i begrenset grad hatt en aktiv rolle i utvikling av Applications 9.

– Vi registrerer at det er elementer i applikasjonsløsningen som har deler av det vi tidligere kalte for tilpasninger. Vi har forventninger til at IFS i større grad tar store og forretningskritiske tilpasninger inn som en del av sin standardløsning i fremtiden, sier Aune.

Jotun er representert i mer enn 100 land og mange land har svært kompliserte legale krav knyttet til økonomi og skatt.

– Å oppfylle dem i land som Brasil, Russland, Tyrkia og India er krevende. IFS hadde tidligere kun noen fragmenterte løsninger med hensyn til legale krav. I Applications 9 har de fått en helt annen tilpasning til dette og legger det nå inn som en del av deres kjerneløsning. Dermed kan de supportere endringer i legale krav i sin kjerneløsning og ikke som fragmenterte lokale løsninger, sier Aune.

Som én av tre satsningsområder vil IFS globalisere sine løsninger og legge dem til rette for selskaper ved blant annet å sørge for at det lages relevante lokaliseringspakker for de land der Jotun har operasjoner.

– I versjon 7.5 har dette vært et stort problem. I og med at IFS nå har lagt opp en annen struktur og planstøtte for legale krav og lokal forretningspraksis, var dette et av flere viktig kriterium for å oppgradere til versjon 9. Det vil spare oss for både penger og bekymring i forhold til endringer i legale krav. Jotun har investert store ressurser i finansieringen av slike krav i mange land. Det er ikke til å stikke under stol at vi har hatt en del utfordringer i noen av disse landene, sier Aune. Han legger til at IFS nå har IFS påtatt seg ansvaret med å stå for denne utviklingen og at dette vil spare Jotun for flere millioner kroner over de neste årene.

Fra 2010 til 2015 var Jotun i liten grad med på utvikling av løsningen.

– Nå har IFS invitert oss til å ta en mer aktivt rolle i utviklingen av fremtidige løsninger. Vi vil svært gjerne være med på prosessen sammen med andre kunder. Her kan vi sette premisser for fremtidige oppgraderinger, sier Aune. Han mener det er avgjørende at funksjonelle krav som Jotun stiller blir imøtekommet.

– IFS kan bare bli bedre ved å lytte på sine største og mest krevende kunder. Det må gjerne være andre store kunder av IFS som Wilhelmsen, Saab eller Systembolaget, som tar en ledende rolle på dette området. Der det ikke er helt spesifikke Jotun-tilpasninger, er det viktig at vi får være med på å påvirke at det tas inn i kjerneløsningen. Når det gjelder funksjonalitet i ERP-systemet, som er Jotun-spesifikt, forventer vi selvsagt at IFS også prioriterer slike endringer, sier Aune.

Den sterke tilknytningen til IFS er viktig for å utvikle en applikasjon/løsning som Jotun kan leve med i mange år fremover.

– Vi skifter ikke ERP-leverandør i tide og utide. I 2004 hadde vi en full runde hvor vi inviterte flere av de største ERP-leverandørene til å komme med sine tilbud. Vi gjorde en grundig evaluering av markedet før IFS ble valgt. Vi registrerer at de har utviklet seg positivt som leverandør og med sine løsninger. Vi har etablert gode relasjoner til dem. Det er ikke nå vårt ønske å gå inn i en ny prosess med skifte av ERP-leverandør. For Jotun ville et slikt skifte trolig kostet oss flere hundre millioner kroner. Derfor blir det ikke gjort en fullstendig "process redesign" med den nye oppgraderingen. Vi tar i bruk den nye funksjonaliteten i Applications 9, som vi vil få størst forretningsmessig nytte av. Vi vil selvsagt vurdere ytterligere utvidelse når tiden er moden for det. En oppgradering er i seg selv et stort prosjekt og vi ønsker ikke å legge risikoen med å redesigne alt på nytt og kaste alle kort ut i lufta. Derfor er det ikke nå aktuelt å gå gjennom denne prosessen på nytt. De fleste store bedrifter har nok saker de gjerne ville ha endret i sitt ERP-system. Slik er også tilfellet med Jotun, men vi er tålelig fornøyd med løsningen til IFS slik den fungerer i dag og slik vi forventer at Application 9 vil fungere.

I tillegg til funksjonelle forbedringer og løsninger for legale krav og lokal forretningspraksis i de land Jotun opererer, er den tekniske risikoen med dagens løsning en viktig årsak til at Jotun nå oppgraderer.

– Å drifte vår ERP-løsning på en 10 år gammel plattform uten videreutvikling fra IFS sin side, er lite fremtidsrettet og risikabelt, sier Aune. Applications 9 gir muligheter for et moderne og brukertilpasset grensesnitt, samtidig som det støtter mobilitet og økt digitaliseringsgrad i våre forretningsprosesser. Selv om vår industri ikke er den mest aggressiv i digitalisering, er det viktig for Jotun å kunne være i stand til å kunne møte kravene som kommer fra markedet knyttet til digitalisering.

Utrullingen av den nye Applications 9 skjer på 200 lokasjoner over hele verden og vil støtte opp under viktige forretningsområder for selskapet. Dette inkluderer blant annet strategisk innkjøp, lagerskanning, mobile arbeidsordre, i tillegg til apper for smarttelefoner.

– Vi har ikke valgt en skybasert løsning på vårt ERP-system, men benytter det på noen andre IT-applikasjoner.

Som global ERP-sjef sitter Aune i konsernets IT ledergruppe. På spørsmål om det er viktig at ledelsen tar eierskap når det går til anskaffelse av nytt ERP-system, svarer han: – Det er helt avgjørende at toppledelsen har et eierskap til slike prosjekter. Løsningen griper i inn i den daglige driften og har operasjonelle konsekvenser. Derfor må ledelsen forstår risikoen knyttet til både oppgradering og konsekvensen av å kjøre på gamle versjoner. Vi må være fremoverlent og se mulighetene med nye versjoner og funksjonalitet. Dette er godt forankret i selskapets toppledelse slik at det blir lettere å implementere det nedover i våre nasjonale og internasjonale Jotun-selskaper, avslutter Aune.

– Den nye arkitekturen i IFS Applications 9 gjør det lettere for brukerne å koble seg inn mot Internet of Things (IoT) og den digitale verdenen, sier Glenn Arnesen, administrerende direktør i IFS Skandinavia.

For Jotuns del trekker han frem at selskapet stadig går inn i nye land og derfor trenger en løsning som møter forskjellige globale og komplekse markedskrav.

– Å produsere maling i for eksempel Kina, Brasil og Russland, krever et ERP-system som er godt rustet for dette. Med Applications 9 får Jotun en løsning som gjør det enklere å oppnå vekst. Slik sett er avtaleutvidelsen med Jotun utrolig viktig for oss, understreker Arnesen.

– Hva skiller Applications 9 fra den tidligere versjon 7.5 som Jotun har benyttet frem til i dag?

– Vi har skrevet om grunnstrukturen i applikasjonen og laget en "Layered Architecture" med en mer åpen struktur hvor også partnere kan levere tilpasninger i IFS Applications. Alle tilpasninger skjer lagvis slik at det blir enklere å forvalte og oppgradere til nyere versjoner. Med en ny applikasjon kan våre partnere levere IFS-tekniske tjenester slik at kundene får lavere levetidskostnader. I tillegg har vi lagt ned store ressurser i utviklingen av et nytt brukergrensesnitt – IFS Lobby. Her har responsen fra markedet vært meget god. Dermed blir det enklere å forholde seg til applikasjoner, prosesser og funksjoner som brukerne har behov for, sier Arnesen og legger til at dette forenkler grensesnittet mellom bruker og applikasjon.

– Hvor sterkt har Jotun vært med på utviklingen av applikasjonen?

– Våre viktigste kunder, inkludert Jotun, er med i det vi kaller "Advisory Councils" der det legges føringer til hva som skal inn av ny funksjonalitet. IFS Applications 9 har dypere og langt bedre funksjoner for blant annet produksjon, innkjøp, HR og økonomi. Vi er opptatt av å ta kundene inn i kravbildet når nye versjoner designes. Det skaper en merverdi for alle parter enn om vi skulle påta oss utviklingsansvaret selv, sier Arnesen.

Han hevder at det som skiller IFS fra konkurrenter i markedet er at Applications 9 har lavere levetidskostnader og større grad av fleksibilitet.

– ERP-systemer er som kjent komplekse og vi legger ned mye energi for å gjør applikasjonen mindre komplisert enn hva tilfellet er hos våre konkurrenter. Det gir oss flere fornøyde kunder og et langt lavere kostnadsbilde.

Arnesen forteller at IFS har lagt mye vekt på å ha god støtte for prosessindustrien.

– Malingsproduksjonen til Jotun er kategorisert som en prosess- og kjemikalievirksomhet og i dette segmentet har vi mange kunder. Et annet viktig element er at vi har en god kulturmatch mellom alle organisasjoner i IFS. Vi har en ambisjon om å opptre som både konsulenter og selgere på en åpen, ærlig og kundeengasjert måte. Jotuns suksess skyldes også deres åpne forretningskultur, der alle medarbeidere er med på å dra bedriften fremover. Det er mange fellestrekk mellom deres og vår kultur.