5

Bilder

Entusiastiske deltagere på Case gokart. Fra venstre: Hanne Vaadal Snipen, regnskapssjef Kongsberg Maritime; Trine Pettersen, privat deltaker; Øyvind Skalstad Larsen, tidligere logistikkdirektør i Europris og Tess; Marius Digranes, daglig leder Forme prosjekt; Rita Strand, daglig leder Askim, Statoil Fuel and Retail og Tobias Bryntesson, produksjonsleder Tine. Foto: Madisa Consulting

Av Marny Østreng Unnli 20. juni 2016 12:42

Lean er en driftsstrategi der du engasjerer teamet ditt til å skape flyteffektivitet for kunden og som gir resultater på bunnlinjen.

Lean-virksomheter opplever økt kundetilfredshet på grunn av høy fokus på å finne smartere måter til å dekke kundens behov for kvalitet.

Strategien handler også om lederutvikling hvor medarbeidere blir involvert og får medbestemmelse for å skape en forbedringskultur. Dette fører til økt motivasjon og forankring som er positivt for arbeidsmiljøet og reduserer sykefraværet. Økt kvalitet oppnås ved å gjøre verdiskapende aktiviteter, forenkle prosesser, fjerne sløsing, variasjon og tidstyver. Med kundens behov i fokus i alle aktiviteter, medarbeidere som blir involvert i forbedringer, sammen med en stor verktøykasse, bidrar Lean til økt lønnsomhet.

Kunnskap om Lean gjør medarbeiderne rustet til å levere resultater. Når et Lean-program settes i gang, bør de involverte medarbeiderne lære og forstå Lean. Økt kunnskap om Lean bidrar til økt mestring som er avgjørende for motivasjonen. Motivasjonen bør være så høy som mulig ved Lean implementering for å få maksimalt utbytte. «Practise by doing» gir en meget effektiv læring. Læringspyramiden utviklet av National Training Laboratories i Maine forteller oss at læringseffekten er mye høyere ved direkte erfaring sammenlignet med forelesning (Dr. Herbelin, Texas A&M University. Team Training Exercise, 2004)

Madisa Consulting har utviklet et Lean-spill som heter «Case gokart». Spillet passer for alle typer bransjer i private og offentlige virksomheter. Målet med Case gokart er å lære om Lean-metoder og bruke de til å jakte på smarte forbedringstiltak. Hensikten er at denne praktiske erfaringen kan overføres direkte til forbedringsarbeid i egen hverdag. Utgangspunktet for spillet er en dårlig prosess som skaper en stresset situasjon og tilsvarende dårlige resultater. Som et team, får deltagerne aktivt bestemme tiltak, implementere nye løsninger og evaluere resultatene av disse. Gjennom simuleringen erfarer og lærer også deltagerne hvordan man jobber sammen som et Lean-team og får trene på enkle Lean ledelsesteknikker.

Hovedoppgaven under case gokart er å levere kundens bestilling som består av 35 godkjente gokarter laget av legoklosser. Spillet gjennomføres med fire spill-runder av ti minutter. Antall deltagere kan variere fra 6 til 15 personer og kan kjøres for flere grupper samtidig. Ressursene er de samme gjennom hele spillet og det er ikke lov å legge til noen verktøy eller hjelpemidler.

Vi har fulgt et team på seks personer som spilte Case gokart. De kjente ikke hverandre fra før og for å få det beste ut av alle deltagerne og skape et miljø hvor alle tør å komme med innspill, benyttes Lean-leveregler. Dette er et sett med verdier og kan for eksempel være trygghet, åpenhet og respekt for hverandre. Reglene bidrar til at deltagerne føler seg trygge til å komme med innspill og jobbe som et team. Dette er grunnleggende og helt nødvendig for progresjonen i spillet.

Første runde er prosessen satt opp slik ledelsen mener er korrekt og den beste måten å jobbe på. Dessverre klarte ikke dette teamet å levere en eneste gokart med denne prosessen. Deltagerne får kjenne på og erfare hvordan en dårlig prosess skaper en stresset situasjon og gir dårlige resultater. De opplever også hvordan det er å få tredd nye rutiner nedover hodet til sammenligning med å få medbestemmelse til og påvirke prosessen.

Mellom hver runde får deltagerne faglig Lean-påfyll og får selv aktivt bestemme tiltak, implementere nye løsninger og evaluere resultatene av disse. I god Lean-ånd, er det deltagerne som tross alt vet hvor skoen trykker mest og sitter nærmest produksjonslinjen.

Resultatene etter fjerde runde forteller oss at med Lean-metoder, teamwork og medarbeidere som får medbestemmelse, oppnås dramatisk forbedring med de samme ressursene.

Vårt team på seks personer kom frem til mange smarte forbedringstiltak med eksisterende ressurser og produserte utrolige 30 gokarter på 10 minutter. Det er kun 20 sekunder på hver gokart!

Alle grupper som gjennomfører Lean-spillet Case gokart, får tilnærmet like enhetlige resultater etter siste runde. Lean-simuleringen viser at det er mulig å få økt produktivitet med de samme ressursene samtidig som kundetilfredsheten og arbeidsgleden øker. Kvaliteten er også forbedret, varer i arbeid er redusert og kunden mottar varene raskere.

Kursdeltager og regnskapssjef Hanne Vaadal Snipen fra Kongsberg Maritime har jobbet med Lean i flere år og spilt flere ulike Lean-spill. Hun anbefaler case gokart på det sterkeste som en «boost» og motivasjon for å komme i gang med Lean.

– Jeg må si at Lego-spillet er det mest lærerike og morsomste Lean-spillet jeg har vært borti. Lego er noe vi alle har et forhold til fra barndommen. Alltid like morsomt å bygge etter instruksjon, skape nye byggverk og bygge egne kreasjoner. Alle vet hvordan det ser ut i en usortert Lego kasse og hvor enkelt man kan skape orden og struktur ved f.eks. sortering av farger og former i ulike bokser. Slik er hverdagen vår også, så Lean spillet lar seg lett overføre til egne prosesser.

– Hva lærte du av case gokart?

– For det første setter det i gang en tankeprosess på hvordan man kan bruke lean i sin egen hverdag. I tillegg setter man teori ut i praksis, og det er først da man virkelig ser effektene og magien med å jobbe med lean. Jeg fikk meg en skikkelig aha-opplevelse! Effektiviseringen er enorm. Vi har hengt opp våre resultatforbedringer fra vårt første Lean-spill på oppslagstavlen som en liten inspirasjon og «reminder» til hvorfor vi jobber med Lean.

– Hvilke utfordringer i spillet er relevant for din hverdag?

– Jeg jobber med økonomi, som er en prosess som kjennetegnes av høyt volum av transaksjoner, og mange prosess steg fra faktura kommer inn til vi kan rapportere tallene til børsen. Det er mange kollegaer som bidrar inn i dette arbeidet, i tillegg til at vi har arbeidsinstrukser og deadlines. Akkurat som i case gokart! Det skal ikke så store endringen til før man får store effektiviseringsgevinster. Ofte utfører man jobben sin ut fra en gammel jobb-beskrivelse og på gammel vane. Lean gjør at vi hele tiden er på jakt etter disse små justeringene, sier Hanne Vaadal Snipen.