4

Bilder

Sjefscontroller Morten Haugen i SkeidarLiving Group mener WMS-leverandøren har gjort en kjempeinnsats med å få systemet på plass. Foto: Trond Schieldrop

Av Trond Schieldrop 30. september 2016 08:20

Møbler krever mye lagringsplass, og årsaken til at Skeidar etablerte sentrallager utenfor Oslo var vesentlig lavere leiekostnader.

Det nye sentrallageret i Hov er på 17.000 kvm og strekker seg over to etasjer. Det huset i mange år Hov Møbelindustri og SkeidarLiving Group overtok eiendommen i juli i fjor. Det ble utført omfattende renovering av lageret, demorom og kontorer med blant annet utskiftning av det elektriske anlegget og sprinkelanlegg. Samtidig måtte man foreta store endringer på IT-siden, og det på det verst tenkelige tidspunktet: midt i julestria skulle det nye lagerstyringssystemet Astro WMS fra Consafe Logistics implementeres og knyttes opp mot Skeidars ERP-system Microsoft Dynamics Axapta (AX).

Haugen forteller at det ble nedsatt et arbeidsteam bestående av representanter fra Consafe Logistics, Advania, Mesmo og Skeidar som fikk i oppdrag å integrere lagersystemet mot ERP-systemet. 5. september i fjor startet implementeringen.

– Desember er den desidert dårligste tiden på året å foreta omfattende endringer av datasystemer. Da er vi midt i julesalget og forberedelsene til januarsalget, forteller han.

– Uten kompetente og dyktige IT-folk i implementeringsfasen, kunne det fått katastrofale følger for forretningsdriften. Hver dag i desember losset vi 15 til 20 containere med møbel- og interiørvarer inn på lageret, men Astro WMS var rigget for dette, tilføyer Westhagen.

Den 4. januar startet årets største møbelsalg med tusenvis av transaksjoner og flerfoldige millioner kroner i omsetning hver dag. Både Westhagen og Haugen poengterer at investeringen i nytt lagersystem var helt nødvendig for å dekke kundenes møbelbehov og for å redusere leveringstiden.

Neste utfordring for SkeidarLiving Group var selve plukkeprosessene som startet opp 24. januar.

– Vi fikk da en bekreftelse på om innleveransene og IKT-systemene fungerte eller ikke. Plasseres varene feil i lagerlokasjonene/reolene, kan det få dramatiske følger. En treseter, toseter og en stol er tre forskjellige kolli. I teorien kan treseteren stå i ene enden av lageret, toseteren i motsatt ende og stolen i etasjen over. Syretesten fikk vi da vi skulle plukke og samlokalisere lagervarene. Vi var så spente på utfallet at vi verifiserte en ordre, linje for linje, for å være sikker på at alle varene i ordren var riktig plukket. Vi så raskt at vi var på riktig spor og samme dag kjørte vi plukkprosessen for fullt, sier Westhagen og Haugen.

– I forkant av prosessen ble våre lageroperatører drillet på innleveranse av gods og trent opp i bruken av lagertrucker og WMS-utstyr fra Consafe Logistics. – Med så mange trucker som kjører på kryss og tvers i anlegget er det viktig å utarbeidet kjøreregler for å unngå kollisjoner.

Det er utfordrende å operere et lager med tusenvis av varer som skal inn og ut hver dag. Samarbeidet med ERP- og lagerstyringsleverandøren var derfor viktig for sluttresultatet.

–Siden 1998 har vi benyttet forretningssystemet til Advania, sier Haugen. Han legger til at det i fjor var tre levererandører som kjempet om WMS-kontrakten. – Consafe Logistics trakk det lengste strået med sitt Astro WMS. Helheten i systemet og enkel konfigurering til våre lagerbehov, var avgjørende for valg av system og leverandør.

Haugen forteller at de i desember jobbet med å få ERP-systemet Axapta og Astro WMS til å snakke optimalt sammen.

– Vi mente logikken med å tømme alle bestillinger i Skeidar-systemet inn i WMS-systemet ikke var det beste alternativet. Vi snakker tross alt ikke om 20-30 bestillinger men tusenvis om dagen. Derfor ble logikken endret. 7. desember arrangerte vi et møte med Consafe Logistics, Advania, Skeidar og vår eksterne kontaktperson hvor vi ga til uttrykk for våre behov. Vi fikk tilbakemelding om at dette ville bli løst i løpet av dagen. Suksessen i prosjektet er at leverandørene har dyktige fagpersoner som er spesialister på Astro WMS og AX, i tillegg til egne medarbeidere/trucksjåfører som var godt drillet i systembruken, sier Haugen.

Haugen og Westhagen opplyser at Skeidars daværende logistikkdirektør var aktivt med i utvelgelsen av WMS-systemet.

– Forankres ikke slike prosesser i toppledelsen, blir det garantert en fiasko. All grunndata på varer som skulle over til lageret ble oppgradert med leverandørkontakt, mål, volum og vekt. Astro WMS er utviklet for en rekke bransjer. Systemet tar hensyn til plukkrutiner og beregner forskjellige varetyper som er dimensjonert til å tåle ulik vekt slik at reolene ikke bryter sammen, sier de

Astro WMS er levert med standard funksjonalitet.

– For oss var det avgjørende at systemet var gjennomprøvd og brukt av mange bedrifter. Vi ville aldri hatt kapasitet til å utvikle et slikt lagersystem på egen hånd, sier Haugen. Han kan fortelle at han lærte bruken Astro WMS på rekordtid.

– Brukergrensesnittet er så logisk oppbygget at det tok kun noen få timer å "skape" en varelinje med plukk og pakking. Systemet er utviklet for lageroperatører og ikke IT-folk, fastslår han.

Astro WMS er en skalerbar og modulbasert WMS-løsning som tar seg av med vareflyten fra varemottak til uttransportering.

– Systemet forenkler prosessene og optimaliserer disse. Brukeren får informasjon på hva han/hun skal gjøre. Alle ressurser på lageret benyttes optimalt, og status endringer rapporteres i realtid til ERP systemet, sier salgssjef Ali Zeybek i Consafe Logistics. Han legger til at dette er med på å redusere driftskostnadene, samtidig som arbeidsstokken, lagerplassene og utstyret benyttes optimalt.

– Astro WMS lar seg enkelt integrere med et hvilket som helst ERP-system. En bedre oversikt over hele lagerflyten gir bedre beslutningsunderlag når man skal håndtere avvik, sier Zeybek.

– I og med at Skeidar ikke hadde noe sentrallager før de flyttet til Hov, rådet vi dem om å ta i bruk en standard løsning. Mottoet var "Keep it Simple". Det gir dem god oversikt over risikoen slik at de kunne redusere prosjektkostnadene, sier Zeybek. – Infrastrukturen til Skeidar skulle fungere samtidig som de implementerte et nytt WMS-system. Jeg er imponert over hva Westhagen og Haugen har klart å få til innenfor ekstremt korte tidsfrister.

– Sammenliknet med det gamle lageret på Vestby vil sentrallageret gi store besparelser og medføre sikrere plukk, sier Haugen. – Vi sparer en del grossistledd som gir oss bedre kontroll på kostpriser og som påvirker fraktperioder. I september og oktober er prisen på å frakte varer fra Østen til Norge halvparten sammenliknet med andre perioder av året. Nå kan vi for eksempel kjøpe inn hagemøbler på høsten og stue dem bort på lageret til markedet tar av i april. Vi har nå større trygghet med at kunden får varen han har bestilt til rett tid. Et oppegående lagersystem forhindrer forsinkelser, sier Haugen. Han kan fortelle at de benytter et BI-verktøy fra Diver Solutions til rapportering, salg, regnskap og for å avstemme Astro WMS og AX i forhold til beholdning og plukkutvikling. Verktøyet er et viktig sugerør ned i begge databasene, understreker han.

Haugen mener WMS-leverandøren har gjort en kjempeinnsats med å få systemet på plass.

– Sentrale personer fra Consafe var med oss fra 4. januar i år og frem til systemet var oppe og gikk i februar. Ingen var redde for å ta i et tak og bli møkkete på hendene. Det ble gjort korrigeringer underveis for å effektivisere løsningen. Tidlig i prosessen bestemte vi oss for å implementere terminaler på lagertruckene. Etter noe prøving og feiling, valgte vi også å montere printere på lagertruckene. I tillegg benytter operatørene stemmestyrt plukk (pick-by-voice) når de plukker varer fra lokasjoner. I ettertid har vi spart mye tid på å ha alt utstyret (truck pc, skanner og skriver på trucken).

Skeidars truckførere benytter fem stemmestyrte plukkløsninger fra Consafe Logistics. – De får lokasjonen på øret og kjører til lagerreolen hvor varene skal hentes. Når de kommer frem til reolen bekreftes lokasjonen med et kontrollsiffer. Hver enkelt sjåfør leser inn sine profiler i stemmestyrt plukk. Er du totning eller nordlending, er dialekten på forhånd godkjent i systemet, sier Haugen.

Alle lageroperatører har gjennomgått opplæringskurs i regi av Consafe Logistics om lagersystemet i tillegg til intern brukeropplæring.

– Vi har også et internt overvåkningsverktøy for å registrere feil. Når vi idriftsatte systemet gikk vi fysisk ned på lageret og forklarte hvordan vi mente plukkrutinene måtte gjennomføres for å unngå feil. Slik jobbet vi dag for dag til alle feilsituasjoner var løst. Systemene er så avanserte at det har vært mye prøving og feiling til vi kom frem til de beste rutinene. Selv om en beholdning var riktig i WMS kunne det fremstå som feil i Axapta. Vi har transaksjonslogger hvor hver transaksjon går gjennom Astro WMS, blir merket og gir oss beskjed om prosessen er riktig eller feil. Oppstår det feil blir det merket rødt. Den første dagen var det blodrødt men etter tre fire dager var feilprosenten redusert til et minimum. Nå må jeg minne truckoperatørene om at de må sjekke alle rutiner for å unngå feil, sier Westhagen og Haugen. De mener den interne opplæringen av medarbeiderne har båret frukter. – Leverandørene kan komme med gode råd og gi produktopplæring, men er vi ikke i stand til å overføre kompetansen til medarbeiderne, hjelper det ikke hvor bra produktet er.

– Neste prosjekt som vi kommer til å ta fatt på er effektivisering av varemottakene på våre 43 varehus. Tidligere mottok varehusene tekst som var vanskelig å lese. Det var mye prøving og feiling for å finne hvilket produkt de hadde mottatt. Nå får de en ferdig etikett påført vårt og leverandørens varenummer med egen tekst i tillegg til kolli og strekkode. Med det nye systemet kan varehusene skyte strekkoden som går direkte inn i ankomstjournal. Dette vil effektivisere og kvalitetssikre prosessen langt bedre enn tidligere, påpeker Westhagen og Haugen.

SkeidarLiving Group har inngått transportavtale med Toten Transport som frakter varer fra sentrallageret til alle varehusene i Norge.

– Samarbeidet med transportøren har til nå fungert meget bra, sier Westhagen og Haugen. De kan fortelle at SkeidarLiving Group nå planlegger å ta i bruk et transportadministrativt system (TMS) som kan være med på å automatisere og drifte kompliserte verdikjeder innen transportlogistikk. – Et slikt system kan bedre ressursutnyttelsen, og gjør at vi kan sende varer til våre kunder i rekordfart, avslutter de.