3

Bilder

Prinsippene om prestasjonsinnkjøp kan brukes i både privat og offentlig sektor. Foreløpig er offentlig sektor først ute med å prøve metoden i Norge. Foto: Colourbox

Prestasjonsinnkjøpsmetoden BVP ble utviklet av Dean Kashiwagi ved Universitetet i Arizona i 1991, og har blitt testet ut i mange prosjekter i Nederland og USA med gode resultater. Med BVP gjennomfører oppdragsgiver en effektiv og målrettet konkurranse som spisses mot leverandørens evne til å se hele oppdraget fra start til mål og leverandørens bidrag til redusert risiko. Målet er å identifisere de "kompetente leverandørene" som kan levere best verdi til prosjektet.

Oppdragsgiveren premierer leverandører som selvstendig kan løse oppgaven uten detaljstyring fra oppdragsgivers side. Under utlysning og konkurransefasen etterspørres konkret og faktabasert dokumentasjon på hvilken effekt verdiforslag vil ha på målene og hvorfor det vil ha denne effekten. For eksempel hvis leverandøren foreslår å bruke et spesifikt materiale, bør den vise til tidligere erfaringer ved å bruke dette, eller dokumentasjon på fordelene ved å bruke dette foran et annet.

Behov for bedring

Den norske bygg-, anleggs- og eiendomsnæringen (BAE) står overfor en rekke utfordringer når det gjelder høye konfliktnivåer og en oppfatning om lav innovasjonsgrad og høye leverandørkostnader. I følge vår kontaktperson i Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF) er det mange delforklaringer på at det oppstår høye leverandørkostnader som myndighetskrav, lønnsnivå og materialkostnader mm. Pris blir ofte det avgjørende kriteriet i mange konkurranser da kvalitet kan være vanskelig å evaluere. I den forbindelse så RIF et klart forbedringspotensiale og da hovedsakelig i relasjonen mellom kunde og leverandør. Detaljstyring og kontroll øker kostnadene og konfliktnivået mellom oppdragsgiver og leverandør. Dette motvirker forbedring av kompetansen hos leverandørene, og bidrar ikke til kvalitetsøkning i prosjekter. Det er et behov for å sette fokus på prestasjoner og kompetanse hos leverandørene, og at alle parter jobber mot samme mål. Derfor har RIF siden 2013 oppfordret både Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og private byggherrer til å se nærmere på konseptet Best Value Procurement (BVP). RIF er en frittstående bransjeforening for kunnskapsbedrifter med virksomhet innenfor rådgivning, planlegging og prosjektledelse i bygg- og anleggsnæringen.

Fasene i BVP-prosessen

Prosessen til prestasjonsinnkjøp består av fire faser; forberedelsesfasen, vurderingsfasen, konkretiseringsfasen og utførelsesfasen.

Forberedelsesfasen handler om å forberede både oppdragsgiverne og leverandørene på gjennomføringen av prosjektet i form av valg og opplæring av en kjernegruppe, formulere en prosjektmålsetning, lage en tidsplan, velge anbudsprosedyre osv. Oppdragsgiver leverer ut en kravspesifikasjon som kan være funksjonsbasert hvis leverandøren skal konkurrere på løsningsvalg for det leverte bygget eller anlegget.

Det er helt essensielt for å lykkes at oppdragsgiver definerer de riktige målene og klarer å beskrive dem slik at leverandøren forstår godt hva de mener. Det er jo dette de konkurrerer på. (Difi)

Etter den forberedende fasen starter den virkelige innkjøpsprosessen i det som heter vurderingsfasen. Her sender leverandørene inn sitt skriftlige tilbud som består av pris, prestasjonsbegrunnelse, risikovurdering og tilleggsverdier. De utvalgte leverandørene går så videre til intervjurundene. Noen velger å intervjue alle kandidatene.

I intervjuet blir leverandørene spurt om forhold ved tilbudet, man vurderer leverandørens egnethet til å gjennomføre oppdraget på best mulig måte. Intervjuobjektene skal være entreprenørens fagpersonell og rådgivere/arkitekter som skal gjennomføre prosjektet. (Difi)

Til slutt blir valg av leverandør tatt på grunnlag av alle de overnevnte kriteriene. I konkretiseringsfasen viser den utvalgte leverandøren et detaljert bilde av tilbudet sitt og målet er å komme frem til en tydeliggjøring og begrunnelse for valget. Kontraktsignering skjer først etter denne fasen.

Deretter går man videre til selve utførelsesfasen. Det er viktig at både oppdragsgiver og leverandør holder fast i prinsippene til prestasjonsinnkjøp i selve gjennomføringen. Leverandøren er eksperten og har allerede bevist dette i de to forrige fasene. Derfor skal det være minimal styring fra oppdragsgiverens side fra og med dette tidspunktet, men oppdragsgiveren kan og bør bidra med sin ekspertise og synspunkter til prosjektet, uten å være den som overtar og detaljstyrer. Ukentlige rapporter fra leverandøren om både leverandørens og oppdragsgiverens prestasjoner, risikoidentifikasjon og – eierskap sørger for den nødvendige åpenheten som trengs. Dette skaper ansvarlighet fra leverandørens side, og ikke minst fører det til en effektiv arbeidsomgivelse for alle de involverte.

Hvorfor implementere BVP i Norge?

Bakgrunnen for at Difi ønsker å pilotere bruk av BVP i Norge er å øke fokus på kvalitet og kompetanse i offentlige anskaffelser. Metoden kan fint brukes sammen med det offentlige anskaffelsesregelverket og vil gi en annen dynamikk i kontraktsforholdet med leverandøren. Prinsippene om prestasjonsinnkjøp kan brukes i både privat og offentlig sektor. Foreløpig er offentlig sektor først ute med å prøve metoden i Norge.

De fleste oppdragsgivere ønsker seg leverandører som gir mest mulig verdi for lavest mulig pris og en effektiv anskaffelsesprosess med tilstrekkelig mange og gode tilbud. Ved å velge kompetente leverandører med mye kunnskap kan de ha en god og konstruktiv dialog under oppdraget som fører til færre konflikter og mindre avvik. Når oppdragsgiveren anskaffer leverandører med høy ekspertise, har de mindre behov for å følge opp alle detaljer ved leveransen, som gjør prosjektet billigere og fører til bedre flyt i gjennomføringen. Leverandører med mye kunnskap ser oppdragsgivers behov og gir gode råd for et best mulig resultat. For å tiltrekke seg leverandører med høy kompetanse, må oppdragsgiverne sørge for en balansert fordeling mellom kvalitet og pris i konkurransen. Leverandøren skal forklare/bevise både hvorfor de er det beste valget og hvordan de skal gjennomføre prosjektet, på en slik måte at oppdragsgiveren ikke trenger å være fagekspert for å forstå leverandøren. BVP kan brukes som en metode for å rekruttere kompetente leverandører som forstår oppdraget og utfører det slik at mål og behov blir dekket. Den gir også veiledning til hvordan man følger opp en slik kompetent leverandør når kontrakten er signert.

Målet med prestasjonsinnkjøp

Målet med prestasjonsinnkjøp er å øke verdien som blir tilført til et byggeprosjekt, og for å skifte fokuset fra lavest anbud til lavest totalkostnad. Erfaringer fra bruk av rimeligste anbudsmetode viser mye uventede ekstrakostnader som sprenger budsjetter og tidsrammer, som igjen fører til et høyt konfliktnivå.

BVP er en annen type samarbeid mellom kunde og leverandør. Metoden brukes for å finne en leverandør som kan dokumentere at de har målbare og entydige prestasjonsdata relatert til det konkrete prosjektet, som kan bidra til at oppdragsgivers mål blir nådd. Både pris og kvalitet brukes for å vurdere hvilken tilbyder som leverer best verdi.

Ved å gjøre leverandøren ansvarlig kan en vurdere om de virkelig kan levere det de lover, ettersom kun kompetente leverandører vil tørre å ta dette ansvaret. I prinsippet kjøper oppdragsgiver en god plan: Den leverandøren som på mest tydelig vis kan se inn i fremtiden og forklare hva han kan tilføre prosjektet, og ha best oversikt over risikoer – samt risikoreduserende tiltak – denne leverandøren har den beste planen og den høyeste ekspertisen. Det er da viktig å la leverandøren utføre arbeidet med minimal detaljstyring fra oppdragsgiver for å ikke skape nye risikoer.

Kontrollaktivitetene bør begrense seg til å påse ved bruk av stikkprøver at leverandøren har et fungerende kvalitetssikringssystem og praksis. Metoden baserer seg på at leverandøren er ekspert på fagfeltet sitt, og at de kan vurdere risikoene ved et prosjekt bedre enn oppdragsgiveren, og derfor vil styre prosjektet i ønsket retning både for oppdragsgiver og leverandør.

KLIKK for alle artikler i LOGMA logistikk fagartikler.