Av Henning Ivarson 11. mars 2015 07:45

Kristiansen har tidligere lang erfaring i IT-bransjen, og deltok faktisk selv i implementeringen av Visma Rubicon hos Norway Yacht Charter i 1998.

– Fem år senere ble jeg oppringt av styreformannen i Norway Yacht Charter som spurte om jeg ville overta stillingen som daglig leder. Arbeidet her er ikke så forskjellig fra oppgavene jeg hadde i Visma. Salg av software og båtturer har mange likhetstrekk. Det primære er å selge et produkt som kundene etterspør.

Det var Amesto Solutions som i 2013 fikk ansvaret med å stake ut en ny dataplattform for Norway Yacht Charter.

– Det ble gjennomført flere workshopsamlinger hos leverandøren hvor våre arbeidsoperasjoner og standardrutiner ble analysert i detalj. Vi fikk avdekket en rekke behov før implementeringen av Visma.net Financial startet for et snaut år siden, sier Kristiansen, som har forhåpninger om å spare en helhetsstilling med sitt skybaserte system.

– Det vil ikke gå på bekostning av antall ansatte hos oss, men på bruk av eksterne regnskapstjenester.

Dialogen med Amesto har vært ryddig i hele prosjekterings- og implementeringsfasen.

– Det bidro til at vi kom oss «helskinnet» gjennom båtsesongen 2014 uten nevneverdige problemer, sier Kristiansen. Han kan fortelle at selskapet i utgangspunktet ønsket å integrere SuperOffice.net i Visma.net Financial.

– Men, sier han, – SuperOffice.net var ikke ferdig utviklet og er utsatt som en del av Visma.net frem til 2015-16.

– Målet er å integrere CRM i Visma.net. Da kan vi avlese timelister fra mobiltelefoner og kassasystemer direkte inn i Visma Lønn med skybasert overføring fra Visma.net, sier Kristiansen. – Vi arbeider nå med å få på plass standardfunksjonaliteten før vi foretar videre integreringer. I løpet av 2015/2016 skal alle filbaserte tjenester leses rett inn i Visma.net.

85 prosent av omsetningen til Norway Yacht Charter er sesongbasert, noe som gjør selskapet ekstremt sårbare.

– Vi benytter Visma.net til å håndtere bestilling av mat og drikke og kundebestillingslister. Bank i bordet, så langt har vi ikke hatt nedetid på systemet, sier Kristiansen. Han forteller riktignok om noen barnesykdommer, men det er normalt i slike anskaffelsesprosesser.

– Vi har gått fra et eldgammelt og velfungerende ERP-system til en skybasert verden som allerede nå har effektivisert våre arbeidsoperasjoner. Vi vurderer allerede nå å utvide bruken. I dag er betalingstransaksjonene fra kortselskapene store. Vi er nå i kontakt med Teller for å få tilgang på transaksjonsfilene slik at de kan leses automatisk inn i Visma.net. Her er sparepotensialet betydelig.

Norway Yacht Charter ble etablert i 1981. Selskapet har ti charterbåter fra seilskuter, motoryachter til seilyachter. Alle har full bevertning for lunsj- og kveldsturer med avgang fra Rådhusbrygge 2 eller Aker Brygge i Oslo. Båtene benyttes like mye for firmaturer som for offisiell representasjon.

Sesongen varer fra april til midten av oktober. Selskapet har 15 fast ansatte medarbeidere hvorav halvparten er i administrasjon og resten med vedlikehold av båter. Norway Yacht Charter omsatte i fjor for ca. 37 millioner kroner. I høysesongen øker bemanningen med 50 – 70 medarbeidere som innbefatter billettører, guider, skippere, maskinister, matroser og lettmatroser.

– Vi kontrolleres jevnlig av Mattilsynet og Næringsetaten, som påser at vi holder oss innenfor gjeldene lover og regler i forbindelse med serverings- og skjenkebevilling, sier Kristiansen. Han kan fortelle at sikkerhetskravene for å operere til havs er vesentlig strengere enn å drifte en restaurant i byen.

– Vi er International Security Management (ISM)-sertifisert. Vårt sikkerhets- og styringssystemer er dokumenterbare både i administrasjonen og på fartøyene med avvikslister, rutiner og sjekklister, sier Kristiansen. – Dermed kan vi drive virksomheten forskriftsmessig.

– Nå er planen å automatisere og lese inn alle båttransaksjoner og kassaoppgjør direkte i Visma.net. Når vi klapper til kai vil kassasystemet generere en Excel-fil med dato, kontonummer og beløp direkte inn som hovedboktransaksjon. Hver båttur får et eget oppgjør som blir inntektsført. Det samme vil vi gjøre med vår kioskvirksomhet på kaia, sier Kristiansen. Han legger til at Norway Yacht Charter har mange daglige oppgjør hvor Visma.net vil spare selskapet for mye tid og ressurser.

Samarbeidet med Amesto har fungert utmerket. – De har vært med fra prosjektering, implementering, service og vedlikehold. Årsaken til at vi har kommet så langt og er så komfortable med systemet, skyldes i stor grad bistanden vi har fått fra leverandøren. I og med at vi ikke har en egen IT-avdelingen, har vi overlatt ansvaret til dem. Dette er et oppdrag de har utført til vår tilfredshet, avslutter Kristiansen.