Av Trond Schieldrop 8. juni 2015 07:55

Innføringen av en ny applikasjon kan på sikt spare Transportsentralen Oslo for to millioner kroner.

– Vi har nå tilpasset kundeordre- og faktureringsprosessen til våre behov, sier stedfortredende for daglig leder, Cecilie Torbal i selskapet.

Hun er i tillegg avdelingsleder for økonomi og IKT, og forteller at Transportsentralen hadde kommet til et punkt hvor de måtte gjøre noe med sine manuelle rutiner for ikke å miste konkurransekraft. For å oppnå stordriftsfordeler var det tvingende nødvendig å ta i bruk et transportadministrativt system (TMS). Ellers ville de tape i konkurransen med andre aktører.

– I vårt gamle IKT-system ble alle kjøreordre håndtert manuelt. Avvikene var store og ordrene kunne bli liggende ukesvis i bilene før vi de ble sendt til regnskapsavdelingen for fakturering. Det var dårlig business, sier Torbal.

Systemet de valgte fra Giant Leap vil effektivisere, rasjonalisere og forbedre arbeidsprosessene, påpeker hun.

Transportsentralen Oslo AS ble etablert i 1927 og har snart 90 års erfaring med levering av transporttjenester. Med rundt 400 biler er dette en av Norges største transportsentraler. Daglig utføres alle typer transportoppdrag, og sentralen betjener over 5.000 små og store kunder i Oslo og Østlandsområdet.

– Målet er å tilby markedets beste og mest effektive transportløsninger og å skape en kostnadseffektiv hverdag for våre kunder, sier Torbal.

For et drøyt år siden startet selskapet en anbudsrunde med fem leverandører.

– Etter en nøye utvelgelsesprosess falt valget på Giant Leap, som vi mente hadde den beste løsningen. Avtalen ble undertegnet i månedsskiftet oktober/november og tre personer fra Transportsentralen og systemleverandøren har vært involvert i utvikling og tilpasning av løsningen.

– Nærheten til leverandøren har båret frukter, ser Torbal. Hun forteller at ledelsen og logistikkavdelingen i Transportsentralen hadde på forhånd et klart forhold til valg av nytt TMS-system.

– Det var avgjørende for å sikre oss den beste løsningen.

Appen har allerede økt effektiviseringsgraden hos Transportsentralen Oslo.

– I forbindelse med investeringen, omorganiserte vi virksomheten. Tidligere hadde vi tre medarbeidere i regnskapsavdeling som punchet over 3.000 manuelle kundeordre/bilag i måneden. Nå overfører vi daglig over 100 kundeordre elektronisk inn i forretningssystemet. Operasjonen tar én time og innbefatter kontrollering og klargjøring for fakturering. Tilsvarende manuell operasjon tok tidligere opp til to dager, sier Torbal. Hun legger til at Transportsentralen årlig betjener 35.000 kundeordre.

Transportsentralen fordeler daglig 400 oppdrag til bileierne, som er selvstendig næringsdrivende.

– Med et oversiktlig TMS-system kan vi se hvilke biler som er ledige og opptatt. Det forenkler arbeidsprosessen på kjørekontoret slik at vi kan tildele oppdrag til sjåfører som har ledig kapasitet. Det bidrar til å øke fyllingsgraden på bilene, sier Torbal.

Enn så lenge skjer mesteparten av kontakten med sjåførene via telefon.

– Etter hvert vil dette skje via appen. Det vil redusere taletiden med sjåførene slik at vi kan forsterke kundekontakten, sier Torbal. Hun kan fortelle at formålet med innføringen av den nye appløsningen var å få sjåførene til å håndtere egne kundeordre når de var på oppdrag.

– Vi har store forventninger til at ordreappen vil forenkle kommunikasjonen med sjåførene.

Når sjåføren leverer varene hos kunde, kan han/hun signere for mottatt i nettbrett eller smarttelefon.

– Med et tastetrykk på displayet i smarttelefonen eller nettbrettet blir all underlagsinformasjon sendt elektronisk inn til regnskapsavdelingen for fakturering. Vi tar også bilde av fakturagrunnlag for å unngå manuell håndtering av vedlegg. Er ikke kunden tilstede når varen leveres, tar vi bilde av stedet hvor godset er plassert, sier Torbal.

– Vi har fremmet et krav om at våre bileiere skal bruke androide enheter for nettbrett og mobil, sier Torbal. Hun legger til at Transportsentralen har fremforhandlet en rammeavtale med Elkjøp som gir bileierne rabatterte priser på innkjøp av enhetene.

– Bileierne kan allerede i dag benytte appen som sitt eget planleggingsverktøy. I stedet for å skrive i en bok når oppdraget mottas direkte fra kunde, kan de nå opprette ordren med en gang slik at den ligger klar i appen med utføringsdag og tidspunkt.

Overgangen til den nye appløsningen har gått relativt smertefritt for både interne medarbeidere og bileiere.

– Gjennomsnittsalderen er relativ høy. Mange var skeptiske til overgangen fra manuelle rutiner til elektronisk hverdag. Flere brukte gammeldagse tastetelefoner mens kun et fåtall benyttet smarttelefoner og nettbrett. Vårt opplæringskontor har vært flinke til å skape trygghet, mens leverandøren har arrangert flere brukerkurs for å ufarliggjøre app bruken. I dag benytter over halvparten av bileierne løsningen. Det lover godt for ytterligere utbredelse, avslutter Torbal.