Med endringsledelse kan du vokse i nedgangstider
Tidligere i år skrev vi om Transportsentralen Oslo som både har effektivisert, rasjonalisert og forbedret arbeidsprosessene sine ved innføring av et nytt transportadministrativt system. Innføringen av TMS-et fra Giant Leap var imidlertid bare en del av et storstilt omstillings- og moderniseringsprogram som Inventura spilte en sentral rolle i.
– God håndtering av endringer, og god endringsledelse, er nøkkelen til å lykkes med kritiske endringer i en virksomhet, sier Bleness.
– I transportbransjen dreier det seg ikke bare om å flytte last fra et sted til et annet. I tråd med globaliseringen har transportbransjen utviklet seg til en integrert og kompleks bransje som har hele verdikjeden som sitt nedslagsfelt. Utviklingen er drevet av sterk konkurranse og profesjonelle kunder, som ønsker høyest mulig service og kvalitet til lavest mulig pris. De som er best på administrativ og kommersiell styring, vinner anbudene og oppnår økt lønnsomhet. Transportaktørene må derfor være innovative og nytenkende når de går til anskaffelse av nye IKT-løsninger for å tilfredsstille markedets behov for kosteffektive løsninger.
Krevende prosessInnføring av nye forretningssystemer er krevende enten det dreier seg om effektivisering av eksisterende arbeidsprosesser eller strukturelle virksomhetsendringer. Digitale endringsprosjekter oppstår når implementeringen av nye IKT-løsninger forårsaker strukturelle endringer i selskapsdriften.
– I slike prosjekter er det viktig at virksomheten har god kompetanse på endringsledelse og forståelse av hvilke muligheter som kan oppnås, sier Bleness. Han mener det er avgjørende å finne ut om selskapet har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre slike effektiviseringstiltaket.
– Hvis ikke bør det enten vurdere å utsette innføringen av nytt IKT-system, eller innhente ekstern bistand til å gjennomføre endringsledelse og implementering.
Vanskelig å håndtereFor de fleste virksomheter er det vanskelig å håndtere endringer som oppstår i forskjellige markeder.
– Dagens raske digitaliseringsprosesser snur opp ned på de tradisjonelle arbeidsprosessene i transportbransjen. For å henge med i svingene krever det spesielt god kompetanse på endringsledelse, sier Bleness. Han kan fortelle at innføring av nye digitale systemer ikke er ensbetydende med effektiviseringsgevinst.
– En gevinst avhenger av gode arbeidsprosesser i forkant av en beslutning om anskaffelse og innføring av digitale systemer. En slik arbeidsprosess må bl.a. kartlegge systemstøtte, kundeegenskaper, bedriftskultur og etablerte styringsmodeller.
Vellykket effektiviseringsprosessEn vellykket digital effektiviseringsprosess bygger på en helhetlig vurdering av virksomhetens behov og strategi knyttet opp mot kundenes forventning.
– Før selskapet bestemmer seg for å gå til anskaffelse av digitale systemer, som kan bidra til å effektivisere arbeidsprosessene, må de finne ut hvordan lønnsomheten kan økes på alle nivåer i virksomheten. De må på forhånd vurdere valg av riktig styringsmodell knyttet opp mot kundenes krav og forventninger, sier Bleness. – Organisering av virksomheter og oppfølging av kunder endres når selskapet innfører digitale løsninger, understreker han.
Indremedisin for transportvirksomheterOptimalisering av arbeidsprosesser og innføring av digitale systemer, er som indremedisin for transportvirksomheter.
– Det er med på å redusere feil og avvik, avvikler manuelle rutiner og reduserer unødvendige manuelle operasjoner. Når et transportselskap går til anskaffelse av et IKT-system må det identifisere hvordan kunder, bileiere, sjåfører og administrasjon, kan bidra til økt verdiskapning både for seg selv og for virksomheten. Omlegging til optimaliserte arbeids- og digitale prosesser vil endre informasjonsflyten, ansvarsforholdet og etablerte strukturer mellom bileier, sjåfører og administrasjonen. Har de god kunnskap om målet med innføringen, er det lettere å lykkes med prosjektet slik at alle parter oppnår lønnsomhet, avslutter Bleness.