Av Øyvind Engen 1. mai 2014 08:00

Spørsmålet er hvorvidt det i en travel hverdag er mulig å ekstrahere en kjapp guide som identifiserer utfordringer og skisserer løsningsalternativer på en praktisk måte. Etter å ha grafset i et utvalg av kildene er svaret «ja»! Det er en høy grad av konsensus både vedrørende hvilke utfordringer og hvilke løsningstiltak som kan være relevante i en kontinuerlig forbedringssyklus innen forsyningskjeder. Mange av anbefalte tiltak viser til og bygger på mye av hva som har vært prediket som god medisin det siste 5 - 10 år, heldigvis. Men vinklingen på tiltakene er ulike, selv «eksperter» har sine favoritter og kjepphester. Derfor kan et forsøk på å liste opp og gruppere retninger og stikkord som ekspertisen trekker være både morsomt, interessant og nyttig.

Utfordringen peker på er markedsturbulens og -usikkerhet. Det er en utfordring på to nivå. Den ene er på strategisk nivå hvor makroøkonomiske svingninger og demografiske bevegelser spiller inn. Svingninger og bevegelser må registreres og ikke minst forstås. Det er et fundamentalt premiss for forsyningskjedens utforming, fleksibilitet og rolle i den totale verdiskapningen. Den andre utfordring er på et operasjonelt nivå hvor endring i brukeratferd og kunders økende individualisme setter krav til differensiering av forsyningskanaler og leveringsservice.

Neste er oppstrøms i og med global sourcing er gjort helt almen uten begrensning hverken geografisk, kulturelt eller politisk. Men alternative kilder må identifiseres og kunne utnyttes i lys av tilgjengelighetssikkerhet og etikk.

Behandling av informasjon er like mye en som en mulighet. Informasjonsmengden som genereres langs en forsyningskjede er formidabel. Men det avgjørende er å ekstrahere relevant informasjon for å strukturere en robust kjede, styre mot definerte servicemål, forberede alternative forsyningsmodeller og gjennomføre endringer i kjeden på riktig tidspunkt. Det kan være kort avstand fra analytisk oversikt og praktisk klarsyn til rådvillhet i et villnis av data.

På samme måte som at «alle veier fører til Rom», så er det mange innfallsvinkler til hva som sikrer effektive og verdiskapende forsyningskjeder. Inspirert av hva som fokuseres i ulike kilder tar vi oss den pragmatiske frihet å gruppere tiltakene under åtte stikkord:

1. En helhetlig forsyningskjede

Ekspertenes første av alternative tiltak, og ultimate styringskonsept for en forsyningskjede, er å ha kontroll over alle ledd i hele kjeden. Det kan være gjennom eierskap eller gjennom samarbeidsavtaler som balanserer verdiskapning og risiko. Det er fundamentet for kjedens robusthet ovenfor kontrollerbar usikkerhet og fleksibilitet ved ikke kontrollerbar forandringer både oppstrøms og nedstrøms. Helhetlig kontroll er videre en god forutsetning for å optimalisere kjeden ved å koordinere aktiviteter og balansere kapasiteten i samtlige ledd.

2. Transparent kommunikasjon

En reell samordning av leddene i kjeden forsetter at der etableres en kommunikasjon leddene i mellom, så transparent som mulig. Rent teknisk er det mulig, men det er fortsatt et potensial for å forenkle kommunikasjon av relevant informasjon i sann tid. Men spørsmålet for mange er hva som er relevant informasjon. Uavhengig av de formelle relasjonene må der være villighet til å utveksle informasjon som reduserer risiko og øker forutsigbarhet, både for kortsikte og operasjonelle handlinger og for strategiske disposisjoner som sikrer robusthet og fleksibilitet i hele kjeden.

3. Kundeforståelse

Kundeforståelse er temaet hvor ekspertisen har mange synspunkter og selvfølgelig gode råd. Det dekker dialog med kunde, analyse av kunde og differensiert behandling av kunde. Dialogen bør være en kombinasjon av konkrete avtaler og statistiske prognoser for å estimere både kortsiktige og langsiktige behov. Analysen bør vise både kundens adferd og hvilken lønnsomhet kunden bidrar med. Behandlingen bør differensieres gjennom leveringsmåte, servicegrad og bruk av rasjonelle rabatt- og bonusregimer.

4. Leverandørutvikling

Flere forhold fokuseres her. Det er erkjennelsen av at det meste av verdiskapningen ligger utenfor egen virksomhet, at leverandørmarkedet globaliseres og at tilfanget av nye leverandører med nye produkter øker og øker. Det anbefales sterkt at virksomhetens egen konkurranseprofil gjenspeiles i kriteriene for valg og utvikling av leverandører. Det vil si at virksomhetens kombinasjon og balansering av henholdsvis kvalitet, leveringsservice og prising på produktene i sine markeder må gjenspeiles i kvalitet, tilgjengelighet og kostnader hos leverandørene.

5. Data og informasjon

For mye data og for lite informasjon er hverdagen for mange. Enda verre når den tilgjengelige informasjonen er lite relevant for nødvendig oversikt og innsikt. Et unisont innspill her er bruk av KPI´er, (Key Performance Indicators). En KPI er et kvantifisert nøkkeltall som gjenspeiler de kritiske suksessfaktorene for virksomheten. De er forhåndsdefinerte, viser tilstand på ulike detaljeringsnivå, og kan som sådan kobles sammen til et hierarki av nøkkeltall. Erfaringen er at meningsfylte nøkkeltall er en direkte, tydelig og enkel måte å kommunisere på.

6. Prosessorganisering

Flytorientert organisering av forsyningskjeden har vært på tiltaksagendaer i lang tid og mange ser det som en forutsetning for intern effektivisering. Det er tiltaket som skal kunne forhindre sløsende suboptimalisering av enkeltfunksjoner. Men å strukturere opp prosessen er faglig sett vanskelig nok, men å gjennomføre en vellykket prosessorganisering betegnes som fordringsledelse i særklasse. Like fullt mener eksperter at det er forsøket vært. Det stimulerer skalaeffekter, optimalisert «trade-off» av disponering av ulike typer ressurser, (for eksempel å beregne optimal servicegrad, sendingsstørrelser, omstillingsfrekvenser og tilsvarende), samt kunne introdusere og sanere produkter ut fra troverdig marginal nytteverdi og kostnad. Et innspill her er at også det populære og effektive «lean-konseptet» er som hånd-i-hanske med prosessorganisering. Det er bare å prøve!

7. Teknologi

Utviklingen innen informasjonsteknologi har vært og vil i stor grad være drivende for utvikling av forsyningskjeder. I dag er det god tilgang på systemer, noe som bør utnyttes på en proaktiv måte. Proaktivt betyr at det er viktigere å finne og maksimere nytteverdien med potensielt system enn å minimere kostnaden knyttet til systemet, (selv om det er viktig nok). Videre er det viktigere å bruke kompetente ressurser på å utnytte et system enn å bruke tid og krefter på omfattende søk etter et system man tror vil være det eneste rette. De såkalte ERP-systemene tillegges bredere og bredere forretningslogikk og de seriøse systemene kan dekke styringsbehovet ved aller fleste forsyningskjeder på en «optimal» måte. I tillegg tilbys spesialsystemer for datafangst, teknisk grensesnitt for data kommunikasjon, samt automatisering av tidkrevende og høyfrekvente transaksjoner.

8. Kompetanse

Kompetanse er både selvfølgelig og viktig, ingen diskusjon. De færreste av de mange tiltak som her reflekteres vil kunne gjennomføres uten den nødvendige kompetanse. Ved at ulike roller i forsyningskjeder krever et særdeles bredt spekter av kompetanse, bør både rollebeskrivelse og plan for utvikling av kompetanse legges til grunn. En fullverdig plan må ivareta behov for både samordning og spesialisering. Den bør gjenspeile behovet for formell kunnskap og praktisk erfaring, begge deler er nødvendig for å dekke mangeartede oppgaver, alt fra operative transaksjoner til strategiske analyser og optimaliseringer.

Avslutning

En hver vandring tar slutt, også vandringen langs en forsyningskjede. Selv om ikke alle observasjonene er med, håper vi at refleksjonene kan visualiseres og foredles videre hos den enkelte leser. Lykke til, og kom gjerne med egne ideer.

KLIKK for alle artikler i LOGMA logistikk fagartikler.