Forretningssystemer: Avgjørende for norske selskapers vekstpotensial
Avgjørende for norske selskapers vekstpotensial
Hvert åttende til tiende år skifter norske virksomheter ut sine ERP-system. - I vår dialog med mer enn 300 kunder som har implementert ERP-løsninger, har den forretningsmessige viktigheten av slike systemer økt kraftig senere år, sier Tom Olberg (bildet), partner i HerbertNathan & Co som i fjor utarbeidet en nøytral analyse av forretningssystemmarkedet i Norge.
Trond Schieldrop
Målgruppen for rapporten er beslutningstakere som har kommet til den erkjennelse at de må gjøre en investering i sitt forretningssystem. Konklusjonen er klar; det er viktig å gjøre hjemmeleksa før leverandører involveres i prosjektet.
Det er her HerbertNathan & Co hevder å ha sitt fortrinn. Selskapet, som er uavhengig av programvare- og prosjektinteresser, er markedsledende i Norden innen rådgivning, utvelgelse og implementering av forretningssystemer.
- Vi har sett på ERP-løsninger for mindre, mellomstore og store virksomheter. I tillegg har vi presentert vårt syn på trender og utviklingstrekk i det samme marked. Vi har sett på leverandørenes produkter og systemenes prosess-støtte, herunder bredden av funksjonalitet i ERP-systemene. For de fleste virksomheter er dette de viktigste beslutningsparametere ved valg av løsning. Videre har vi tatt for oss prisforhold, herunder prissettingsmetoder. Sist men ikke minst fremtidsperspektiver for forretningssystem-markedet, sier Tom Olberg, partner i HerbertNathan & Co.
Olberg har arbeidet med implementering av forretningssystemer i mer enn 20 år, hvorav 17 år som leverandør og de siste som rådgiver for anskaffelser. Han har hatt salgs- og leveranseansvar for mer enn 100 norske og internasjonale ERP- og CRM-prosjekter hos SAP og hos Microsoft Dynamics partnere.
20 forretningssystemer
"Forretningssystemer i Norge - En uavhengig evaluering av ERP løsninger og kunders erfaringer" omfatter 20 viktige forretningssystemer i Norge. Det er omtrent halvparten av de systemer som reelt sett kan leveres, og som faller inn under definisjonen.
- Vi har vurdert løsninger som dekker SMB-markedet og større selskaper, og de som er tatt med i rapporten har en viktig plass i det norske forretningssystemmarkedet. Forutsetningen er at løsningene kan implementeres fra Norge, eller med bistand fra en norsk partner. Løsningene som omhandles vil fortsatt supporteres, videreutvikles og selges i mange år fremover. Selv om markedet er i en konsolidering, vil gode løsninger fortsatt leve videre, forteller Olberg.
Markant skifte
I undersøkelsen kommer det frem at åtte av ti virksomheter betrakter sin ERP-løsning som meget eller særdeles forretningskritiske.
- Dette er en fordobling fra 2009. Datagrunnlag er hentet fra vår virksomhet i Danmark, men vi har all grunn til å tro at bildet er det samme i Norge. Fordelingen mellom små, mellomstore og store forretningssystemer, viser en klar tendens til at systemene blir mer og mer forretningskritiske jo større systemet blir. I 2009 svarte 15 prosent av virksomhetene at deres ERP-løsning var lite forretningskritisk. I 2011 er denne gruppen redusert til 6 prosent. Andre elementer av forretningssystemplattformen, som CRM, HR, BI og eksempelvis Point-of-Sales har sin egen livssyklus, sier Olberg. Han forteller at de fleste virksomheter er i en konstant fornyelsesprosess raskere enn ERP-systemets gjennomsnittlige levetid.
Dekker flere prosesser
Årsaken til at ERP-løsningene blir mer forretningskritiske skyldes at de dekker flere prosesser som tidligere var forbeholdt bransjeløsninger eller nisjesystem.
- Resultatet er at virksomhetens kjerneprosesser styres via ERP. Det gjør også ERP til den absolutt viktigste leverandør av data til BI-systemet, som er ledelsens viktigste system for beslutningsstøtte. Elektronisk samhandling stiller større krav til leveringshastighet og presisjon og til et korrekt oppdatert og riktig formatert datagrunnlag. Utviklingen av helintegrerte forretningssystemer gir virksomhetene muligheten til å understøtte flere prosesser, som tidligere ble håndtert i frittstående løsninger, forteller Olberg.
Internasjonal utbredelse
De fleste forretningssystemer har en internasjonal utbredelse mens andre har kun Norden som nedslagsfelt.
- Jo større funksjonell dekning desto større er sannsynligheten for at løsningene har en internasjonal dekning. Løsningene skal ha en profil som dekker mer enn en spesifikk bransje. Nisjeløsninger er ikke tatt med i undersøkelsen. Løsningene i analysen oppfyller typiske ERP-kriterier med henhold til prosess, støtte og konfigurerbarhet, sier Olberg, som forventer at rapporten vil ha en levetid på to til tre år. - Målsetningen er å inkludere løsninger som kommer på markedet etter at rapporten har gått i trykken.
Variasjoner
Hvor viktig ERP-systemet er, varierer fra bedrift til bedrift og bransje til bransje.
- I ordreproduserende virksomheter, understøtter forretningssystemet kjerneprosesser som ordremottak, produksjon og utlevering. Her er systemstøtte forretningskritisk. Jo tettere du er tilknyttet dine kunder og leverandører elektronisk jo mer kritisk vil forretningssystemet være for virksomheten. I andre bransjer hvor systemene ikke griper direkte inn i informasjonsutvekslingen med forretningsforbindelsene, kan du leve uten en integrert ERP-løsning, sier Olberg.
Avgjørende betydning
I virksomheter hvor forretningsprosessene understøttes av et forretningssystem, vil det raskt få negativ effekt dersom systemstøtten ikke fungerer som forventet. Problemer med forretningssystemene er i mange tilfeller det samme som problemer med forretningsdriften. De kan ikke ligge uløste over tid. Forretningssystemene gir virksomheten mulighet for å skape orden i eget hus og understøtte rutiner som defineres av bedriftens ledelse som beste praksis. Investeringer i forretningssystemer er virksomhetskritiske prosjekter og har avgjørende betydning for selskapets fremtidige utvikling.
Toppledelsens støtte
Et forretningssystem er et strategisk verktøy som griper dypt inn i virksomhetens prosesser.
- Både anskaffelse, utskifting og videreutvikling må ha toppledelsens absolutte støtte. Beslutninger som vedrører forretningssystemene er forretningsbeslutninger. Det er nødvendig at toppledelsen utviser aktsomhet når veivalgene stakes ut. Dette gjelder også når en virksomhet ønsker å internasjonalisere sine aktiviteter. Forretningssystemet kan da benyttes for å bygge forretning i nye markeder, og sikre at virksomhetens aktiviteter utføres i henhold til beste praksis. Systemet vil øke innsikten på tvers av virksomhetens selskaper, divisjoner og avdelinger, mener Olberg.
Bakgrunn for utskiftning
De siste fire til fem årene har HerbertNathan & Co spurt flere virksomheter som har implementert ERP-løsninger om bakgrunnen for utskiftningen.
- 61 prosent sier at de vil erstatte foreldet teknologi. 60 prosent ønsker å effektivisere sine forretningsprosesser. 59 prosent vil forbedre datagrunnlaget mens 32 prosent ønsker å understøtte strategiske initiativ/endringer. 26 prosent vil implementere en global modell, sier Olberg.
Krevende oppgraderinger
Hver tiende virksomhet overveier å skifte ut ERP-løsningen når de står foran krevende oppgraderinger.
- Det skyldes at implementeringer inneholder for mange system- og for få prosesstilpasninger. Årsaken til valg av løsning er behov for å effektivisere forretningsprosessene og forbedre styringsinformasjonen. Dernest går det på å erstatte foreldede og egenutviklede løsninger som ikke lenger dekker funksjonelle krav, mangler fleksibilitet og skalerbarhet, understreker Olberg.
Erstatter foreldet teknologi
Å erstatte foreldet teknologi er den vanligste årsaken til at virksomheter bestemmer seg for å investere i nytt forretningssystem. Noen av systemene kan ikke lenger supporteres eller så har leverandøren gått konkurs. Andre har egenutviklede systemer som ikke lenger lar seg holde teknisk eller forretningsmessig oppdatert. Den egenutviklede løsningen kan utgjøre en reell forretningsmessig risiko hvis den er mangelfullt dokumentert og løsningsarkitektene ikke lenger er tilgjengelige.
Standardisering av IT-plattform
Mange virksomheter velger å standardisere IT-plattformen for å oppnå besparelser og effektivisering. Dermed tvinges mange norske datterselskaper til å harmonisere sine IT- systemer med morselskapets.
- Datterselskapene er ofte små enheter i store konsern. Flere ser det som en stor utfordring i å implementere en konsernløsning i et lite datterselskap. Enkelte har i løpet av flere år implementert løsninger med mange kundeunike tilpasninger. Mange av disse dekker funksjoner i det forrige systemet som understøtter eksisterende arbeidsflyt. Virksomheten har ikke gjennomført nødvendige endringer i arbeidsprosesser og organisasjon for å imøtekomme mulighetene i det nye standardsystemet. Konsekvensen er at løsningen blir vanskelig å oppgradere til nye versjoner, forteller Olberg.
Kostnadsbesparelse
Forretningssystemene gir kostnadsbesparelser på flere områder. Moderne løsninger som oppretter "business alerts" gir ansatte på alle nivåer mulighet til proaktiv avvikshåndtering.
- Reduksjon i antall feil og avvikssituasjoner kutter kostnadene. Elektronisk samhandling og dokumenthåndteringsløsninger reduserer behovet for manuelt arbeid og i tillegg ofte redusert kapitalbinding, mener Olberg.
e-handel
Flere ERP-løsninger gir mulighet for e-handel. Det skjer enten i form av en tilleggsløsning, eller med et predefinert grensesnitt mot ett eller flere frittstående e-handelssystem.
- Førstnevnte løsning er ofte best egnet for B2B-handel. Mange ERP- leverandører har gode B2C-løsninger, men de har ennå ikke så stor utbredelse, forteller Olberg. - For virksomheter som i hovedsak selger til sluttbruker er det flere frittstående, men fullt integrerbare e-handels løsninger, legger han til.
Sammenslåinger og oppkjøp
Sammenslåinger og oppkjøp reiser spørsmål knyttet til forretningssystemene. Det er ønske om raskest mulig å skape transparens og innsikt i selskapets virksomhet.
- Det kan gjøres ved å samle seg om ett forretningssystem, eller gjennom å etablere ett datavarehus hvor data fra alle systemer tilgjengeliggjøres. Mange ønsker å redusere antall applikasjoner og enes om et felles forretningssystem. Men et slikt valg er ikke alltid enkelt, sier Olberg. - Det er ikke gitt at det største selskapet har den mest fremtidsrettede løsningen. Det er politisk utfordrende å få gjennomslag for at løsningen til det minste datterselskapet skal videreføres. I en slik situasjon er det ikke uvanlig at selskapet går ut i en anskaffelsesprosess for å finne en helt ny løsning. Ofte er det den mest hensiktsmessige fremgangsmåten fordi man får verifisert og harmonisert selskapets totale arbeidsprosesser. Forhåpentligvis får man etablert en beste praksis som understøttes av det nye forretningssystemet, understreker han.
Business case
I alle virksomheter der det skal implementeres et nytt forretningssystem må det utarbeides et Business Case. - Men, sier Olberg, - virkeligheten er ikke slik. En undersøkelse utført av Synovate for konsulentfirmaet Devoteam Davinci i 2010 viser at fire av ti norske IT-prosjekter manglet planer for gevinstrealisering. Undersøkelsen var gjort blant 200 beslutningstakere i privat og offentlig sektor. Av de 40 prosent som hadde en plan, fulgte kun 20 prosent dem opp og foretok evalueringer.
Olberg mener denne undersøkelsen også bekrefter resultatet av deres egen undersøkelse.
- Kun én av fire norske IT-prosjekter oppnår forventet gevinstmål. Konklusjonen er at private virksomheter ofte setter seg alt for ambisiøse mål, mens offentlige virksomheter setter av alt for lite ressurser til gevinstrealisering.
Målbar på bunnlinjen
Kostnadsbesparelser er direkte målbare på bunnlinjen. Det kan blant annet være besparelser på omkostninger til IT, personell og eksterne konsulenter.
- Besparelsene er ikke det samme som bemanningsreduksjoner, men går på å omdisponere ressurser til mer verdiskapende aktiviteter. Et eksempel er en virksomhet med internasjonal forgrening som hvert år kjøper utstyr og reservedeler for ca. 5 milliarder kroner i året. Før implementering av ERP-systemet fantes det ikke verktøy som sikret utnyttelse av inngåtte innkjøpsavtaler. Det medførte tapte rabatter og svekket forhandlingsposisjon i forhold til leverandørene. I dag har virksomheten implementert et felles innkjøpssystem. Dermed står de langt sterkere i forhold til leverandørene, og går ikke lenger glipp av rettmessige rabatter, avslutter Tom Olberg.
www.logistikk-ledelse.no © 2013