Av Redaksjonen 1. mai 2013 08:00

Store gevinster med elektronisk fakturahåndtering

Da Icelandic Norway entret nye markeder og fakturavolumet økte, oppstod det et akutt behov for å investere i en løsning som både ville forenkle fakturabehandlingen, og samtidig ta hensyn til utenlandske formater og språk. Selskapet landet på InvoiceReady fra Basware.

Odd Arne Klefstad i Icelandic Norway med selskapets nye middagsserie, The Saucy Fish Co. Dette er porsjonsretter med ulike typer fisk og medfølgende ulike typer sauser og marinader.

Selskapet er en del av Icelandic Group som har over 70 års erfaring i bransjen, og er én av de fem største virksomhetene innen import/eksport av sjømat i Europa og en av de ti største i verden. Som en global aktør, er behovet for løsninger for effektiv og fleksibel håndtering av fakturaer på tvers av landegrensene avgjørende.

- Vi har i en årrekke behandlet fakturaer manuelt, og etter hvert som virksomheten har vokst og antallet transaksjoner har økt, begynte det omsider å bli et svært omfattende arbeid, forteller Odd Arne Klefstad, økonomisjef i Icelandic Norway. - Det var rett og slett et akutt behov for å tenke nytt, og finne en løsning som ville forenkle fakturabehandlingen og effektivisere prosessene i forbindelse med attestering. Å fortsette dette arbeidet over epost var rett og slett ikke holdbart lenger. Som en del av utviklingen av Icelandic Norways forretningsmodell, må vi også forandre måten vi gjør forretning på.

Vesentlige i økonomiprosessene

Selskapet landet på Baswares nye InvoiceReady-løsning som ifølge Klefstad tilfredsstiller alle deres behov tilknyttet overgangen til automatisering av elektroniske fakturaer i tillegg til at løsningen også har andre funksjoner som vil være vesentlige i styringen av økonomiprosessene internt og eksternt, eksempelvis kontraktsmatching.

- Icelandic Norway har selgere som reiser landet rundt. Den store utfordringen var å få fakturaer attestert i tide, og når all attestasjon gikk via epost, og enkeltfakturaer gjerne skulle gjennom flere personer, tok prosessen altfor lang tid. Med Basware InvoiceReady har jeg mer tid til å jobbe med de viktige, strategiske oppgavene, fremfor å bruke tiden min på attestering. Det totale produktet var avgjørende, da Basware kunne levere en skybasert løsning. Med selgere på farten, var dette en nødvendighet for oss. Nå kan selgerne logge seg på fra hvor som helst, og attestere fakturaer. Med InvoiceReady genereres automatisk varsler til de personene som skal attestere, slik at man unngår å bruke tid på å purre på uattesterte fakturaer.

Betydelig kostnadsreduksjon

Bruken av Basware InvoiceReady har resultert i at Icelandic Norway har kuttet ned tidsbruken i økonomiavdelingen, og dermed nådd effektiviseringsmålene for virksomheten og samtidig kuttet kostnadene betydelig. En regnskapsstilling er kuttet fra 80 prosent til 40 prosent, noe som gjør at selskapet kan bruke verdifull tid på kvalitetssikring og andre finansielle oppgaver.

Allerede kort tid etter implementeringen, opplevde selskapet store gevinster i form av tids- og kostnadsbesparelser - noe som igjen resulterer i effektivitetsgevinster. Samtidig gjør InvoiceReady det mulig for selskapet å holde bedre kontinuerlig oversikt over likviditeten samt å få tallene inn i økonomisystemene på en mer korrekt og feilfri måte enn tidligere.

Implementeringen bare i underkant av åtte uker fra første kontakt til Icelandic Norway var i gang med produksjon og håndtering av efakturaer.

Muliggjør morgendagens effektive forretningsdrift

- Vi er helt sikre på at løsningen vil gi oss forbedret økonomistyring og effektiviserte fakturahåndteringsprosesser, sier Klefstad. I tillegg til å bli mer fleksible ved håndteringen og attestering av fakturaer, fremhever han at den automatiserte tolkningsfunksjonaliteten, spesielt relatert til utenlandske fakturaer som de mottar mange av, er upåklagelig. - Den tar hensyn til både språk og formater, noe vi tidligere måtte bruke tid og ressurser på ved manuelt arbeid, sier han.

Klefstad ser det også som et stort pluss at hele løsningen er nettskybasert. Med en virksomhet i vekst, er det alltid en stor utfordring tilknyttet økningen i transaksjonsvolum og antall brukere.

- Med InvoiceReady behøver vi ikke ta hensyn til dette, da prismodellen er transaksjonsbasert og uten begrensninger, noe som dermed innebærer at vi til enhver tid har full kontroll på kostnadene. Med den skybaserte implementeringen trenger vi heller ikke ta hensyn til installering av dedikert og oppdatert programvare på datamaskinene hos oss. Vi logger oss bare på, og har alltid tilgang til den siste oppdaterte versjonene. Det er en avgjørende del av morgendagens forretningsdrift.

------------------

Basware satser tyngre i USA:

Skal levere behov-til-betaling til hele SMB-markedet

Basware har nylig inngått et omfattende samarbeid med Cintas Document Management. Avtalen innebærer en utvidet satsning på det amerikanske SMB-markedet.

Basware bredder nå tilgangen på selskapets løsninger og tjenester innen behov-til-betaling i hele verden. Selskapet har de siste årene satset stort på efaktura- og behov-til-betalingsløsninger for det europeiske SMB-markedet. I vår verdensdel har Basware kommet langt, i form av økt oppmerksomhet rundt gevinstene ved bruk av automatiserte forretningsløsninger, samt ikke minst betydelig økt transaksjonsvolum på efaktura. Som en del av selskapets satsning på morgendagens løsninger for en mer effektiv og transparent forretningsdrift, har Basware nå inngått en partneravtale med Cintas Document Management i Nord-Amerika.

Tillegg til eksisterende løsninger

Cintas tilbyr spesialiserte tjenester til virksomheter av alle typer, primært i Nord-Amerika. Selskapet skal nå tilby Baswares løsninger for behov-til-betaling og automatisering av leverandørgjeld som et tillegg til selskapets eksisterende løsninger. I tillegg har Cintas Document Management nylig blitt sertifisert av Basware som "Image Service Bureau", noe som innebærer at Cintas vil håndtere konverteringen fra papirbaserte fakturaer til digitale fakturaer. Baswares strategi om å bli en ledende global aktør innen efakturaløsninger har resultert i en økning i antall ansatte på nærmere 50 prosent det siste året, fra omlag 900 i starten av 2012, til nærmere 1400 ved inngangen til 2013.

Betydelig potensial

- Som en del av den langsiktige strategien for Basware har vi identifisert prioriterte markeder. Det gir et betydelig potensial for selskapet, i form av markedsandeler og transaksjonsvolum, sier Esa Tihilä, CEO i Basware. - Avtalen med Cintas danner en strategisk relasjon, og åpner for unik tilgang til SMB-markedet i Nord-Amerika, der takten øker svært raskt. Cintas kan, i gjengjeld, stole på våre etterprøvde forretningsløsninger - som ligger i verdenstoppen - samt Baswares rekkevidde og ressurser. Det betyr at vi bør kunne forme et vellykket fellesinitiativ, legger Tihilä til.

- Samarbeidet mellom Basware og Cintas vil gi en forbedret kundeopplevelse ved at det nå tilbys tjenester som styrker behov-til-betalingsprosessen. Baswares tjenester blir et viktig tilskudd, og vi ser frem til samarbeidet, sier Karen Carnahan, COO i Cintas Document Management.

www.logistikk-ledelse.no © 2013