Lync på Høgskolen i Nord-Trøndelag: Samhandlingsløsning gir millionbesparelse
Samhandlingsløsning gir millionbesparelse
Gjennom innføring av samhandlingsplattformen Lync fra Microsoft har Høgskolen i Nord-Trøndelag (HiNT) har oppnådd besparelser i millionklassen på sine årlige reise- og telefonutgifter. - Allerede det første året var investeringen tilbakebetalt. Trolig er innsparingen enda større fordi effektene er vanskelig å måle, sier overingeniør IT Kay Morten Myrbekk ved HiNT.
- Frem til april i fjor var fasttelefoni vårt primære kommunikasjonsverktøy. Nå er Lync vårt dominerende digitale samhandlingsverktøy, sier overingeniør IT Kay Morten Myrbekk ved HiNT. Tilgjengeligheten har økt betydelig og de ansatte er kun et klikk unna sine kollegaer på video, tale og delt skjerm. Foto: HiNT.
Trond Schieldrop
Samhandlingsprosjektet på HINT startet i oktober 2010 med prosjektbeskrivelse og utvelgelse av leverandør. Myrbekk forteller at Lync er en del av en Microsoftplattform med Outlook, Office og SharePoint og som gir dem integrasjon mot allerede eksisterende systemer.
- En av suksessfaktorene var at ledelsen tidlig ble involvert i prosjektet. De forsto raskt de strategiske mulighetene systemet ga med Lync, sier han.
Uttesting
Fagansatte ved HiNT etterlyste samhandlingsverktøy for personlig videokonferanse og deling av dokumenter i forbindelse med møter, prosjektarbeid og veiledning.
- Tidligere benyttet vi tradisjonelle videosystemer som hadde liten effekt i undervisnings- og administrasjonssammenheng. De senere årene har IT-tjenesten i samarbeid med fagpersonalet testet ulike løsninger. Konklusjonen var at de var for kostbare, manglet funksjonalitet, eller var vanskelig å integrere mot våre øvrige IT-systemer, sier Myrbekk.
Pilotprosjekt
Hele IT-tjenesten kjørte systemet i pilot fra oktober 2010. I januar 2011 ble pilotgruppen utvidet med 30 personer, hvorav ledelsen i HiNT utgjorde den største gruppen. Systemet var ferdig uttestet i mars og måneden etter skjedde utrulling for de ansatte og med innføring av ny sentralbordfunksjon. Utfasing av gamle telefonsentraler skjedde fra desember 2011 til vårparten 2012.
- I dag er Lync vårt dominerende digitale samhandlingsverktøy. Tilgjengeligheten har økt betydelig og de ansatte er kun et klikk unna sine kollegaer på video, tale og delt skjerm, forteller Myrbekk.
Flere bedrifter og undervisningsinstitusjoner innfører nå verktøyet i Norge. Det er blitt en standard både i privat og offentlig sektor. Løsningen reduserer kompleksiteten og setter mennesket i sentrum av kommunikasjonsopplevelsen.
Samordnet kommunikasjon
HiNT var på jakt etter desktop videokonferanse og delt arbeidsflate for ansatte. Det var også et voksende behov for bedre dialogløsninger med studenter i nettbaserte studier og praksisveiledning.
- Vi så på ulike løsninger som Marratech og Elluminate. Ingen av disse tilfredsstilte våre behov, forteller Myrbekk. - Lync matchet våre krav og ga oss tilleggsfunksjonalitet på telefoni og samhandlingstjenester. Løsningen har utlignet reiseavstandene mellom de fire Campusene i Namsos, Steinkjer, Levanger og Stjørdal. Den har også trukket inn kollegaer og eksterne samarbeidspartnere i formelle og uformelle møter, prosjektsamarbeid og undervisning.
Store besparelser
Microsoft Lync har bidratt til årlige telefonbesparelser på 200.000 kroner mens de årlige reisekostnader er redusert med 2 millioner.
- Den gamle Avayasentralen er slått av og har redusert de årlige oppgraderings- og vedlikeholdsutgifter med 500.000 kroner, sier Myrbekk. Han legger til at HiNT har investert ca. 1 million kroner i nye hodesett og kamera til alle 400 ansatte. Investeringen i utstyr ble tilbakebetalt i løpet av noen få måneder.
Stor fleksibilitet
Samhandlingsplattformen har økt fleksibilitet i arbeidsdagen og studiesituasjonen.
- Vi kan nå arbeide når og hvor som helst, sier Myrbekk, som mener han selv er et godt eksempel på dette. - Jeg har kontor på Stjørdal. Den største IT-aktiviteten skjer på våre avdelinger i Levanger og Steinkjer. Uten Lync ville reisetiden økt betraktelig og medført mindre effektivitet i prosjektgjennomføring.
Revolusjon i samhandling
Samhandlingsløsningen gikk som nevnt på luften i april 2011.
- Frem til da var fasttelefoni vårt primære kommunikasjonsverktøy. Da vi ringte våre medarbeidere hadde vi ikke oversikt over hvor de befant seg. Med Lync får vi informasjon om tilgjengeligheten på samtlige ansatte uavhengig av hvor de befinner seg i verden, sier Myrbekk. - Da vi slapp til våre 4.000 studenter på systemet ble chat og digitale videokonferanser det viktigste kommunikasjonsverktøyet mot lærerne.
Styrke samarbeidet
I følge Myrbekk har Lync trolig bidratt til at studentopptaket på HiNT har økt.
- Flere norske høyskoler som Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) har installert løsningen. Det vil helt sikkert styrke samarbeidet mellom HiST og HiNT, sier Myrbekk. Han legger til at kunnskaps- og utdanningsdepartementet er en pådriver i utbredelse av slike samarbeidsprosjekt over hele Norge.
Stor funksjonalitet
Lync tilbyr blant annet videomøter og videokonferanse (én-til-én, én-til-mange, mange-til-mange), telefonsamtaler og telefonkonferanser. I tillegg til Instant Message (Chat/MSN), sentralbordfunksjon, fraværsmarkering, presentasjon av tilstedeværelse og opptattstatus (Presence). Det er også mulig å utføre opptak og lagring av telefonsamtaler, videosamtaler og meldingsdialog.
- Med integrasjonen mot Outlook kan vi dele kontaktinformasjonen og oppnå integrasjon mot Office-verktøy. Disse funksjonene har hver for seg stor verdi. Tas de i bruk samlet gir de tidsbesparelse og kostnadsreduksjon. Lync har skapt fleksible arbeidsformer, bedre tilgjengelighet på personalet og mindre reisevirksomhet, påpeker Myrbekk.
Praktisk gjennomføring
Samhandlingsløsningen ble installert som en servertjeneste på HiNTs egen serverplattform. Det ble også etablert IP-telefoni i samarbeid med Uninett og TDC (Sektorens telefonleverandør).
- De ansatte har fått en Lync-klient på sine PC´er eller Mac´er i tillegg til eget web-kamera og hodesett for video og lyd. Studenter laster ned gratis Lync-klient fra nettet. Med eget web-kamera kan de delta i videomøter og videobasert undervisning. Lærer kan fra Lync ta opp undervisningen som et tilbud til de med fravær eller til repetisjon, sier Myrbekk. - Systemet vil bli integrert mot våre "gamle" videokonferanseløsninger som allerede er tilgjengelig på høyskolen.
Store kostnadsbesparelser
Overgangen fra tradisjonell telefoni til telefontjenester via Lync har medført store kostnadsbesparelser for HiNT. Eksisterende telefonsentraler er nå utfaset. Telefonapparater er erstattet med hodesett på PC-ene til ansatte.
- Støttesystemet som de bruker til fraværsmarkering og som sentralbordet bruker for å holde oversikt, er erstattet med tilsvarende funksjonalitet i Lync. Med mobildekning kan mobiltelefon medflyttes når de ansatte ikke er på kontoret.
Opplæring
IT-tjenesten har gitt opplæring til nye brukergrupper etter hvert som de kobler seg på systemet.
- Det er også gjort avtale med et eksternt firma som tilbyr opplæring med korte demoer og tips som jevnlig sendes ut på e-post til ansatte, sier Myrbekk.
Respons i sektoren/Samarbeidspartnere
HiNT var tidlig ute med storskala utrulling av Lync og Microsoft støttet prosjektet med ekspertise og bistand.
- De ser på HiNT som en referansepartner mot sektoren. Uninett har vært aktivt med i utviklingen av SIP-infrastrukturen for telefoni. Som et resultat av HiNTs Lync-prosjektet har de installert en sentral telefoni-gateway til flere hundre tusen kroner. Den kan benyttes mot andre høyskoler og universiteter. Uninett har lagt ned mye tid og ressurser i forskning og uttesting for å få løsningen på plass. Atea har hatt ansvaret for lokal installasjon og brukt prosjektet til intern kompetanseoppbygging. Vår telefonleverandør TDC har samarbeidet aktivt med Uninett for å få på plass kobling mot det offentlige telefonnettet via Uninetts SIP-gateway, forteller Myrbekk.
Stjerneeksempel
- Prosjektet samordnet kommunikasjon på HiNT er gjennomført og dokumentert på en meget god måte. HiNT deler nå sine erfaringer med andre høyskoler i Norge. Overgangen til ny IKT-løsning har medført store besparelser og forbedret situasjonen for ansatte og elever, sier Lars Erik Norum, Specialist Manager - Productivity i Microsoft Norge. Han mener HiNT er et stjerneeksempel på et suksessfullt samhandlingsprosjekt.
Oppdatert kommunikasjonsverktøy
Microsoft har levert teknologien for samordnet kommunikasjon. Prosjektet er gjennomført av interne ressurser ved høyskolen.
- Vår teknologi ligger i bunn for samhandlingen, sier Norum. - Microsoft Lync er en klient for samordnet kommunikasjon med direktemeldinger, møter og tale. Lync byr på et oppdatert kommunikasjonsverktøy med enkelt brukergrensesnitt. Klienten inneholder et instrumentbord som gjør det enkelt å finne og bruke vanlige funksjoner med numerisk tastatur, visuell telefonsvarer, kontaktliste og liste over aktive samtaler. Våre skybaserte tjenester effektiviserer utdanningen slik at studenter kan delta i virtuelle kollokviegrupper og følge forelesningene hjemmefra, sier Norum.
Han mener løsningen hos HiNT har bevist sine kvaliteter og gevinster.
- For høyskolesektoren er dette et viktig referanseprosjekt. Det følges tett opp av både myndigheter og andre utdanningsinstitusjoner, sier Norum. Han kan fortelle at Microsoft har levert tilsvarende løsning til flere store norske bedrifter.
- De siste tre, fire årene har systemet skutt fart både nasjonalt og internasjonalt, avslutter han.
www.logistikk-ledelse.no © 2012