Ny implementeringsmodell gir organisasjoner effektive P2P-løsninger

Basware, den ledende leverandøren av automatiserte innkjøps- og faktureringsløsninger (såkalte Purchase to Pay-løsninger og som Basware Norge omtaler som behov-til-betaling), lanseres nå P2P-modellen «The Cash Flow Manifesto». Denne modellen fungerer som et rammeverk for virksomheter i alle størrelser som ønsker å identifisere hvordan kontantstrømmen, kostnadskontrollen og utviklingen i arbeidskapitalen kan optimaliseres på tvers av virksomhetens prosesser.

I dagens forretningsmiljø er det en forutsetning at sikring av kontantstrømmen i virksomhetene er et viktig kompetanseområde for økonomi- og innkjøpsavdelingene, i tillegg til at automatiserte innkjøps- og faktureringsprosesser skal fungere som et velegnet område for disse avdelingene å jobbe i fellesskap på, mener Bjørn Røsten, salgssjef for Basware i Norge.

Behov-til-betaling betegner den løpende prosessen fra bestillingen av varer og tjenester, til fakturaen betales og kvittering utstedes. For å sikre en mest mulig effektiv håndtering av prosessen, og optimalisering av virksomhetens kontantstrøm, må prosessen kontinuerlig overvåkes. Behov-til-betalingsløsninger representerer et viktig element i virksomheters forretningsprosesser, spesielt ved at løsningene gjør det enklere å administrere kostnader ved innkjøp, samt kontrollere inntektene som kommer inn. På den måten benytter en rekke ulike avdelinger i virksomheten seg av løsningene gjennom disse prosessene, eksempelvis avdelinger som økonomi, innkjøp og regnskap.

Øke kontrollen og synligheten for kontantstrømmen

Ved å implementere de riktige prosessene innenfor de ulike ansvarsområdene, kan eksempelvis økonomiavdelingen øke kontrollen og synligheten for kontantstrømmen i virksomheten, samtidig som det bidrar til at innkjøpsavdelingen også blir fullt ut implementert i virksomhetens forretningsprosesser. Dette gjør at virksomhetens avdelinger jobber i fellesskap mot et felles mål. Samtidig er effektivitetsøkningen med kostnadsbesparelser og økt arbeidskapital tydelige i hvert steg av prosessen. Denne måten å administrere innkjøp og betaling på gir dermed en positiv effekt på bunnlinjen i virksomheten.

- Etterhvert som bruken av innkjøps- og faktureringsløsninger øker og modnes, tilføres virksomheten gevinster raskere. Gevinstene kommer delvis på bakgrunn av virksomhetens investering i teknologi, men spesielt på grunn av effektiviserings- og kostnadsfordelene løsningene medfører. I tillegg bidrar bruken av automatiserte innkjøps- og faktureringsløsninger også til at virksomheten blir ledende innen behov-til-betalingsprosesser, sier Bjørn Røsten.

Endrer innkjøps- og faktureringsprosessene

Baswares behov-til-betalingsløsning skal hjelpe virksomheter med å endre deres innkjøps- og faktureringsprosesser. Gjennom et verdensomspennende nettverk administrerer Basware i overkant av 15 millioner innkjøpsbestillinger og efakturaer på vegne av kunder i en rekke bransjer. Med utgangspunkt i kunnskapen Basware har opparbeidet seg gjennom dette arbeidet, har selskapet identifisert fire steg virksomheter vanligvis gjennomgår når de ønsker å skape en sammenheng mellom innkjøpsfunksjonen og økonomi- og regnskapsfunksjonene, i tillegg til å skape synlighet og gjennomsiktighet i prosessene fra innkjøp til betaling:

Den voksende virksomheten

Å automatisere prosessene er et av de første stegene virksomhetene på dette nivået tar. Fakturaen er kilden til en korrekt og verdifull oversikt over kostnader med de kontant- og betalingsforpliktelser virksomheten har foretatt seg. Likevel er tradisjonell papirbasert fakturering treg, kostnadskrevende og gir lite visibilitet når det kommer til de faktiske kostnadene. Prosessen med papirbasert fakturering begrenser også regnskapsavdelingens mulighet til å respondere på både interne og eksterne interessenters behov, inkludert leverandørenes. Ved å fjerne papirelementet, og automatisere fakturabehandlingsprosessen, vil virksomheter i vekst begynne å oppnå økt grad av synlighet og kontroll, noe som gir en bedre og mer effektiv håndtering av likvide midler og betalingsforpliktelser overfor leverandørene.

Den tilpassede virksomheten

Bedre integrering mellom innkjøps- og økonomiavdelingene betegner virksomhetene på dette nivået. Med god prosesstyring og tilgjengelige innkjøps- og faktureringsløsninger jobber de tidligere tradisjonelt mer adskilte avdelingene i virksomheten i større grad sammen, eksempelvis ved at økonomiavdelingen kan etablere robuste compliance-prosedyrer. Dette kan redusere unødvendige kostnader med opptil 40 prosent, i tillegg til at innkjøpsavdelingen kan iverksette og integrere sin leverandørbase gjennom systemer for direkte rekvisisjon av varer.

Den nettverksbaserte virksomheten

På dette nivået er virksomheten i bevegelse mot en helintegrert prosessmodell som dekker økonomi, innkjøp og eksterne leverandører, noe som legger til rette for strategiske innkjøp og administrasjon gjennom hele livssyklusen for kontrakter eller leveranser. Verdien av automatiserte innkjøps- og faktureringsløsninger øker eksponensielt ved bruk av åpne nettverksløsninger som kobler kjøpere og selgere med leverandører, som også får fordeler av lavere kostnader, bedret synlighet i prosessene og raskere betaling. På dette nivået bedres også innkjøpsavdelingens relasjon til leverandørene, samtidig som kontantstrømmen blir mer sømløs på tvers av virksomheten, noe som gjør det enklere å forutse og planlegge utviklingen fremover.

Den fleksible virksomheten

Virksomhetene på dette nivået har fullt ut optimalisert prosesskostnadene gjennom innkjøps- og faktureringssyklusen, og har redusert kontant-til-kontantstrømmen. Avdelingslederne for de ulike avdelingene jobber sammen med å implementere innovative betalingsstrategier, med god visibilitet tilknyttet virksomhetens kontantstrøm. Dette bidrar til at virksomheten kan senke kapitalkostnadene og optimalisere allokeringen av arbeidskapitalen. I tillegg øker aksjonærverdien og kredittvurderingen. Dette påvirker både topplinjen og bunnlinjen. Likvide virksomheter kan også forfølge innovative betalingsstrategier for å maksimere rabatter og sikre leverandørgarantier, samtidig som ytelsen ved DPO (days payable outstanding) og DSO (days sales outstanding) blir optimalisert. Dette bedrer visibiliteten og strømlinjeformer prosessene, noe som gjør virksomheten i stand til å operere med best mulig økonomisk og organisatorisk fleksibilitet.

Cash is King

- Denne modellen er blitt utviklet for å synliggjøre virksomheters ulike muligheter til å effektivisere innkjøps- og faktureringsløsningene. Samtidig gir modellen oversikt over hvordan leverandører kan integreres i løsningene, i tillegg til at den legger til rette for en individuell gjennomgang av modellens nivåer basert på virksomhetens konkrete situasjon, mål og kultur, sier Bjørn Røsten.

Basert på Baswares erfaringsbaserte ekspertise med slike prosesser, illustrerer modellen også hvordan ledende virksomheter raskt og bærekraftig sørger for at leverandørene integreres med innkjøps- og faktureringsprosessen på tvers av verdikjeden. Å legge til rette for at leverandører med enkelthet kan delta i virksomhetens innkjøps- og faktureringsprosess, med digital overføring av dokumenter, uavhengig av størrelse, industri eller geografisk lokasjon, undervurderes fortsatt dessverre av mange virksomheter. Det kan resultere i at oversikten og kontrollen over virksomhetens kostnader blir redusert, noe som fører til at gevinstene de automatiserte innkjøps- og faktureringsløsningene potensielt gir senkes drastisk.

- Cash is King, som det heter, og kontanter er fortsatt konge for virksomheter i 2011. Med stadig mer ressurser dedikert til å overvåke flyten for kontantstrømmen fra inntekter til kostnader, kan manglende synlighet av kontantstrømmen føre til at verdier blir skjult, noe som igjen fører til at oppfattelsen av tilgjengelig kapital ikke er korrekt. I følge Baswares «Cost of Control»-rapport fra 2010, er visibilitet nøkkelen til tillit og trygghet - ikke kun i økonomiavdelingen, men også når det gjelder den kommersielle suksessen for virksomheten, avslutter Bjørn Røsten.

www.logistikk-ledelse.no © 2011