Seig kamp for standardiserte elektroniske meldinger

Artikkel 1 av 2: Meldinger og meldinger, fru Blom!

I flere sammenhenger virker det som om «hele verden» bare er noen tastetrykk unna. Men arbeidet for å erstatte oversendelse av handelsdokumenter på papir med utveksling av standardiserte elektroniske meldinger internasjonalt er en seig kamp. Hvorfor der det slik?

Olav Hermansen

Når det gjelder gevinstene ved å erstatte forsendelse av handelsdokumenter på papir med utveksling av standardiserte elektroniske meldinger mangler det ikke på gode argumenter. Overføringen går «lynraskt», informasjonen kan gjenbrukes, lagres og systematiseres, for eksempel i bedriftens ERP-system. Såfremt grunnlagsinformasjonen holder mål (rett første gang) vil også kvaliteten på informasjonen sikres gjennom hele forsyningskjeden.

Mange næringsdrivende har «tatt poenget». Det gjelder ikke minst i innenrikshandel og for transaksjoner innad i større internasjonale konserner. Men når det gjelder internasjonal varehandel og vareforsendelser mellom uavhengige forretningspartnere er fremdeles mye ugjort. La oss se nærmere på utviklingen i Norge når det gjelder tilgjengeligheten og bruken av:

EDIFACT-meldinger

EDIFACT står for Electronic Data for Administration, Commerce and Transportation. Den store fordelen med EDIFACT-meldinger er et standard meldingsformat, utviklet av FN-organet UN/CEFACT samt OASIS. En ulempe med meldinger i dette formatet er at det gjerne kreves mye utviklings- og tilretteleggingsarbeid før de kan tas i bruk. For bedrifter med stadig skiftende handelspartnere og mindre standardiserbare transaksjoner er dette en utfordring. Også for de som ikke kan kodespråket kan EDIFACT-meldinger virke «greske». På den andre siden har EDIFACT-meldinger eksistert siden fra slutten av 1980-tallet og har blitt iverksatt i kommunikasjonen mellom mange bedrifter verden over. Så hva med handelsdokumenter?

I Norge er vi blant annet kjent med EDIFACT-meldinger via Tollvesenets utførsels- og innførselsdeklarasjon (TVINN), meldinger for transittering og forhåndsvarsling (NCTS). Bankenes interne kommunikasjonssystem SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) er EDIFACT-basert. Det samme gjelder en rekke meldinger tatt i bruk innen transport- og spedisjonsbransjen, men først for innlandsforsendelser.

Paradokset er likevel at de leverandørene av elektroniske handelsdokumenter vi har spurt knapt nok har beveget seg utenfor Tollvesenets kravspesifikasjoner når det gjelder hvilke EDIFACT-meldinger som tilbys. Dette til tross for at det foreligger en rekke internasjonalt anerkjente «EDIFACT-oppskrifter» som erstatter tradisjonelle transportdokumenter, produkt- og helsesertifikater mv. Men de tilbys altså IKKE av de man skulle tro ville tilby dem.

ebXML-meldinger

XML står for eXtensible Markup Language. XML som sådan er ikke noe standard meldingsformat. XML er et metaspråk som brukes til å lage «standarder». Det vi definerer som standard er de meldingene som utvikles av internasjonale organisasjoner som UN/CEFACT og OASIS. Vi bruker benevnelsen ebXML når vi snakker om denne typen meldinger. Ett av formatene som er utviklet innenfor dette rammeverket er EHF - faktura ved salg til offentlige etater i Norge og e2b-fakturaer. Men igjen befinner vi oss innlands.

Meldinger i ebXML-format gjør det mulig å kode data på en slik måte at struktur og meningsinnhold blir lett tilgjengelig for mennesker og for de oppgaver (applikasjoner) brukeren ønsker utført. Fordelene med ebXML har hele tiden vært koblingen til internett. Dessuten er ebXML-meldinger, kodespråket til tross, mye enklere å lese for ikke-eksperter enn tilsvarende EDIFACT-meldinger.

En utfordring med ebXML er at meldinger i dette formatet datamessig er mer plasskrevende og stiller større krav til overføringskapasitet. ebXML-meldinger er per i dag gjennomgående også mindre standardiserte enn EDIFACT-meldinger.

Like fullt er ebXML på mange måter en mer moderne og fleksibel meldingsform enn EDIFACT. En rekke av satsingene på elektroniske meldinger des siste årene (e-faktura, short sea shipping meldinger for booking, status mv.) tar utgangspunkt i ebXML.

Av dokumentleverandørene vi spurte kunne to tilby tolldeklarasjoner i ebXML-format. Ellers lever tilbyderne av elektroniske handelsmeldninger fremdeles i «EDIFACT-alderen».

PDF

PDF er ikke et standard meldingsformat, men et kommersielt produkt som har fått stor utbredelse. Etter årtusenskiftet har det blitt stadig vanligere å sende handelsdokumenter i PDF-form som vedlegg til en e-post både til handelspartnere, transportører, banker mv.

En PDF i form av et «read only» dokument innebærer derimot ikke elektronisk samhandling slik som ved bruk av EDIFACT- og ebXML-meldinger. Informasjonen i en PDF må skrives om igjen av hver ny mottaker med det attåtarbeid og de feilkilder det innbærer. Derved går man glipp av gevinstene ved elektronisk overføring av data og mulighetene for elektronisk samhandling.

Når det gjelder dokumenter i PDF-format er plutselig flertallet av dokumentleverandører på banen, og det ikke bare med «tollpapirer». Her omfatter tilbudet også transportdokumenter, pakkliste og i et tilfelle sågar helsesertifikat. Meldinger og meldinger fru Blom!

Vi må da spørre oss: Går virkelig fronten i elektronisk «utveksling» av internasjonale handelsdokumentasjon i 2011 fremdeles ved PDF og read only-dokumenter? Og hvorfor er det i så fall slik?

I neste nummer av Logistikk & Ledelse tar vi opp disse spørsmålene.

-------

De vi spurte

Når det gjelder vår spørreundersøkelse rettet mot leverandører av elektroniske dokumentløsninger på det norske markedet fikk vi svar fra følgende bedrifter: KSD Software, Timpex, Proteria, Emma, Halvari, Systema og Progserv. Undertegnede har tidligere gjort en tilsvarende spørreundersøkelse overfor et utvalg norske eksportører og transportører.

-------

Artikkelforfatter arbeider som senior rådgiver i NorStella, med tiltak for å forenkle internasjonal handel (trade facilitation) og opplæring i bruk av internasjonale handelsbetingelser. Han har bakgrunn fra Norges Eksportråd, Innovasjon Norge og Kuehne + Nagel. Hermansen har blant annet vært redaktør av Eksporthåndboken i 11 år, deltatt aktivt i arbeidet med både Incoterms® 2000- og 2010-regelverkene og har i en rekke år skrevet artikler og holdt forelesninger om internasjonale leverings- og transportbetingelser, handelsdokumentasjon, internasjonal betalingssikring og håndtering av eksport- og importrestriksjoner.Olav Hermansen

www.logistikk-ledelse.no © 2011