iPhone forenkler også jobbhverdagen

- Med innføringen av iPhone som håndholdt løsning har vi både forenklet arbeidsoperasjonene til våre maskinførere i tillegg til at vi sparer to dager pr. uke på registrering av maskintid og timelister, sier daglig leder Norman Hole i Hole Maskiner AS i Sykkylven.

Løsningen ble tatt i bruk en tid tilbake og var tilbakebetalt i løpet av noen få måneder. Tidligere leverte sjåførene hver mandag inn utfylte skjemaer på arbeidsoppdrag, timelister og maskintid. Listene ble punchet og registrert i selskapets ERP-system og gjort klart som lønns- og fakturagrunnlag.

- Etter at vi tok i bruk iPhone og InSoft Mobil kan denne tiden benyttes til forefallende oppgaver i virksomheten. Nå registreres timene den dagen jobben er utført. Hver morgen tar vi ut en liste over oppdrag, hvem som har utført arbeidet, og sortert på hver kunde, forteller Hole.

Dermed får Hole Maskiner et godt overblikk dag for dag som gir god oversikt over aktiviteten ute på anleggene.

- Vår filosofi er at alle oppdrag kun skal registreres en gang. Med iPhone har vi redusert behovet for slike arbeidsoperasjoner og frigjort kapasitet til andre forefallende operasjoner. Årlige besparelser inklusiv arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader er nå på ca 190.000 kroner, opplyser Hole.

Hole Maskiner har 25 ansatte og en omsetning på ca 35 millioner kroner. Maskinentreprenøren arbeider med tradisjonelt grunnarbeid på veier og veianlegg og kraftverk i tillegg til grunnarbeid på industribygg og industritomter. Maskinparken består av 12 gravemaskiner, 10 lastebiler og diverse annet anleggsutstyr. Norman Hole opplyser de er den største aktøren i Sykkylven med over 50 prosent av markedet. 70 prosent av oppdragene er lokale mens resten er utenfor distriktet. To tredeler av oppdragene er anbuds- og kontraktsarbeid, mens resten er timebasert.

Registreringer kun én gang

iPhone er viden kjent for det intuitive brukergrensesnittet som gjør bruksanvisning overflødig. Hole forteller at bilder som tas med det innebygde kameraet overføres automatisk til både kunder og prosjektnummer i ERP-systemet. Bildene blir geotagget, noe som bidrar til at GPS-koordinatene også blir lagret.

- Det forenkler oppgaven med å finne tilbake til anleggsområder. Den er overlegen alle andre løsninger på markedet og har et virtuelt berøringstastatur som er lett å betjene. Det er ekstremt viktig når vi skal overføre data til vårt ERP-system ute på oppdrag, sier Hole.

Han legger til at de registrerer kundenavn, prosjekt, delarbeid, når arbeidet starter og sluttføres, valg av maskinutstyr og en beskrivelse av arbeidsoppgaven. Alle registreringer i systemet skjer kun en gang. Ved for eksempel planering rundt et hus, skriver maskinføreren graving av grøft bak hus, planering og oppretting for asfaltering. Når teksten skrives inn på iPhonen, overføres den til ERP-systemet og fremkommer spesifisert på fakturaen når den produseres. Her fremkommer det også hvilken maskin som er benyttet.

- Informasjonen er lønnsgrunnlag for maskinføreren og benyttes også til statistikk for faktureringstimer på gravemaskinen. Skal det for eksempel legges ned 110 mm drensrør velges en funksjon som heter registrert vare. Her fremkommer vareforbruk som benyttes til fakturagrunnlag. På sikt er det også mulig å ta ut kart over rør og kabler på iPhonen. Våre maskinførere kan da laste ned en oversikt over området og unngår å grave over vannrør, strøm- og telekommunikasjonskabler.

Registrerte timer blir straks synlige i interne systemer. Dagrapporter om timeforbruk, materiellforbruk, ekstra arbeid og avvik registreres og sendes daglig til kunden.

Kvalitetssikringssystem

Etter at selskapet tok i bruk et begrenset antall iPhone og InSoft Mobil sommeren 2008 har antallet brukere gradvis blitt utvidet. InSoft Norge AS har utviklet programvaren og deltok fra forprosjekteringsfasen til i gangkjøringen av løsningen.

- Sjåførene ser alle arbeidsprosessene og hvem som utfører de forskjellige oppgavene. Det gir oversikt over den totale arbeidsmengden, sier Hole som opplyser at også et kvalitetssikringssystem er integrert i løsningen. Her kan de ansatte melde avvik på hendelser og hente ut prosedyrer, sjekklister og kontrollplaner.

Dynamisk HMS-system

- Alle HMS-systemer har til nå vært papirbaserte og fungerer dårlig ute på anleggene og i anleggsmaskiner. Nå kan vi derimot melde inn uønskede hendelser fra iPhonen og foreta risikoanalyse. Dermed får vi et dynamisk HMS-system som alle kan dra nytte av. I HMS-sammenheng er dette et revolusjonerende verktøy for anleggsbransjen, mener Hole.

Lang erfaring med InSoft

Allerede i år 2000 installerte Hole Maskiner ERP-systemet fra InSoft Norge AS.

- Data som nå utveksles mellom medarbeidere og kontor er bl.a. klokkeslett inn/ut, ansatt nummer, utstyr som benyttes, beskrivelse av arbeidsoppdrag og prosjekt, antall lass, vekt m.m., sier salgssjef Steinar Engen i InSoft. Han legger til at Insoft Enterprise har en rekke andre bransjeløsninger. Programvaren er rask å installere, enkel å bruke og krever lite datakraft internt.

InSoft Norge har også utviklet iPhone-applikasjonen InSoft Mobil. Online registrering av både timer, materiell og annen informasjon overføres fra telefonen og inn i forretningssystemet. Programvaren ble lansert under Maskinentreprenørenes årlige samling på Loen i september i år og fikk en meget god mottakelse.

Maskinentreprenørenes eget kvalitetssikringssystem er nå integrert i løsningen.

- Alle som har iPhone kan laste ned applikasjonen og registrere og teste programmet selv i løpet av 10 sekunder. Så enkelt er det og så enkelt skal det være, avslutter Engen.

www.logistikk-ledelse.no © 2010