Effektive logistikkløsninger forenkler arbeidsdagen

Innføringen av mobilløsningen MobileSale har bidratt til å forenkle hverdagen for salgssjåførene hos Hennig Olsen Is AS. - Erfaringene med bl.a. signering på PDAen er så langt meget gode, sier logistikksjef Kristin Langeland og IT-sjef Gudvin Baldersheim.

Hennig Olsen Is er Norges eldste produsent av iskrem og dessertprodukter. Virksomheten ble grunnlagt i 1924 og fabrikken i Kristiansand ble bygd i 1960. Siden den gang har den vært under kontinuerlig utvikling. Fabrikken har i dag det mest moderne utstyret innen iskremproduksjon. Konkurransen i iskrem, dessert- og kakemarkedet er hard. Selskapet har 48 prosent markedsandel, og den største konkurrenten er Diplom-Is. Så langt har uroen i finansmarkedet i liten grad påvirket virksomheten.

Kravet til funksjonelle logistikkløsninger som bidrar til rettidige leveranser er avgjørende for virksomheten.

- I nærmere 20 år har vi benyttet elektroniske løsninger med håndholdte terminaler, sier Baldersheim. - De siste to årene har vi benyttet MobileSale-løsningen fra Consafe Logistics. Den er brukervennlig og har Windows brukergrensesnitt tilpasset sjåførenes behov. Her kan kunden signere direkte på PDAen for mottatt leveranse. Bilene er utstyrt med skriver for å produsere fakturaer som leveres direkte til kunden. Kunden kan også motta en elektronisk kopi. All informasjon fra PDAen sendes til vårt ERP-system som genererer elektroniske fakturaer. Vår målsetting er å ikke automatisere alle funksjoner, men vi har likevel oppnådd en besparelse på mer enn ett årsverk bare ved redusert arkivering og fremhenting av kopier.

Ny funksjonalitet

Sjåførene har benyttet MobileSale fra Consafe Logistics siden 2007, og frem til i dag har det fungert meget tilfredsstillende.

- Etter oppgraderingen fikk vi mer funksjonalitet i terminalen. Det omfatter bl.a. signatur, lagertelling og varebestilling, sier Baldersheim. Han legger til at erfaringene med signering i PDAen så langt er meget gode, og selskapet regner med at papirbaserte rutiner vil bli utfaset i løpet av neste halvår.

Egne kjøreruter

I tillegg til hovedkontor og produksjon i Kristiansand har Hennig Olsen Is syv avdelingskontorer rundt om i landet.

- I de områdene vi ikke dekker selv samarbeider vi med ASKO. De har egne iskremavdelinger, isbiler og sammenfallende distribusjonsrutiner med oss, sier Kristin Langeland som opplyser at Hennig Olsen Is tilsammen har 90 lastebiler. Sjåførene har egne kjøreruter med fastsatte leveringsadresser. Det benyttes et elektronisk ruteplanleggingssystem. Kundelistene trekkes ut fra ERP-systemet og overføres til ruteplanleggingssystemet.

Salgssjåførene frakter varer til detaljister og kjeder.

- Når bilen forlater lageret er prisinformasjon tilgjengelig på salgssjåførens håndholdte terminal (PDA). Når sjåføren kommer frem til kunden, bestemmes ordren ut fra varebeholdningen i frysedisken. Deretter plukkes ordren, leveres og faktureres etter at kunden har signert for mottatte varer på PDAen, påpeker Langeland. - I tillegg har vi forhåndssalg til noen storhusholdningskunder. Bestillingen legges inn en forhåndsordre i ERP-systemet. Den sendes til sjåførens PDA som viser at det ligger ordre på ringekunden, sier Baldersheim.

God oppfølging

Selskapet inngikk en support- og vedlikeholdsavtale med Consafe Logistics i 2006/2007, og den er nå blitt forlenget. Innføringen av løsningen tok litt lengre tid enn forventet på grunn av oppgradering til en ny versjon av Windows Mobile. Det skapte litt forsinkelse men innenfor planlagte kostnadsrammer.

- For salgssjåførene er det viktig å ha oversikt over varebeholdningen på bilen. PDAen brukes til å bestille for å komplettere beholdningen. Varene som går ut av bilen registreres med PDA'en og gir oss kontroll på hva vi til enhver tid leverer. Mange av våre kunder har avtaler som til enhver tid må følges opp. Derfor er det helt avgjørende å ha IT-verktøy som rasjonaliserer denne funksjonen. Salgssjåførene får enkel tilgang til data og informasjon fra forretningssystemene. Det øker effektiviteten og kutter våre kostnader, sier Baldersheim.

Variabel omløpshastighet

På lageret i Kristiansand er det 9.000 pallplasser. Omløpshastigheten er variabel fra produkt til produkt. Etter produksjon er varene i karantene mens laboratorieprøver godkjennes.

- Vi må sikre oss at produktet tilfredsstiller våre kvalitetskrav. Vi foretar regelmessig internrevisjon på vårt kvalitetssystem og blir jevnlig revidert av myndighetene. Som første matvareprodusent i Norge ble vi godkjent etter ISO 22000 Standard i 2007. Det sikrer maksimal hygiene og sikkerhet for iskremen fra fabrikk til frysedisk, avslutter Langeland.

www.logistikk-ledelse.no © 2010