Nytt butikksystem kutter administrative kostnader

- Med butikksystemet Insoft Enterprise har vi spart ett til to årsverk. Nå registreres ordren kun én gang mot tidligere flere ganger, sier daglig leder Lidvar Lillebø hos møbelprodusenten Slettvoll Møbler AS på Stranda.

Slettvoll har lang historie som møbelleverandør. De siste ti årene har selskapet bygget opp egen distribusjon og samtidig avviklet avtalene med møbelkjeder som Bohus og Skeidar. Fra 2007 har distribusjonen utelukkende bestått av Studio Slettvoll butikker. Syv av dem er heleide datterselskaper i Norge og Sverige. I tillegg har de 14 butikker som er selvstendige eller en «shop in shop» hos eksisterende møbelforhandlere. Distribusjonen er organisert i et franchisesystem.

- Vårt salgs- og distribusjonsopplegg krever gode IT- og logistikkløsninger. De siste to årene har vi sammen med Insoft utviklet et butikksystem basert på forretningssystemet Insoft Enterprise, opplyser Lillebø.

Hensikten er å forenkle kommunikasjonen mellom butikkene og produksjonsenhetene. Lillebø forteller at systemet genererer produksjonsordre, innkjøpsforslag og igangsetter produksjon ut fra kundens bestilling. Butikksystemet er knyttet opp mot lager, produkter, ordre og fakturering.

- Systemet har lav brukerterskel og et godt brukergrensesnitt. Data registreres kun en gang og har enkelt vedlikehold, sier Lillebø som forteller at Slettvoll er et møbelmerke der det legges vekt på at kunden skal ha mange valgmuligheter. Systemet fungerer godt i forbindelse med varianthåndtering.

Kostnadsreduksjon

Når de butikkansatte registrerer en bestilling genereres det en ordre i ordresystemet. Tidligere kom ordrene på faks eller mail og ble registrert manuelt.

- Nå legger butikkene alle ordrene inn i ordresystemet, sier IT-ansvarlig og superbruker Vivian Welle hos Slettvoll. Hun forteller at dette har medført stor kostnadsreduksjon fordi mye dobbeltarbeid er fjernet.

- Leveransene inneholder mindre feil i forhold til bestilling. Det er sporbarhet på ordrene slik at hver enkelt butikk kan innhente informasjon om hvor varen er i produksjonsprosessen. Systemet er meget brukervennlig, og de ansatte bruker normalt en dag på å bli kjent med de mest elementære sidene, forteller hun.

Lillebø er sikker på at deres egendistribusjon forenkler oppbyggingen av kompetanse på produktene. - All produktinformasjon ligger i butikksystemet og er tilgjengelig i butikkene. De får oppdatert informasjon om status på sin ordre og leveringstidspunkter, sier han, og legger til at det i fremtiden vil være mulig for kunden å få ut sporingsinformasjon fra systemet.

Han er også overbevist om at butikksystemet gir Slettvoll en sterkere markedsposisjon og øker konkurransekraften.

- Forbrukerne krever service, informasjon og oppfølging. Dette er avgjørende i et konkurranseutsatt marked. Studio Slettvoll-butikkene registrerer ordrene direkte inn i våre systemer, og vi har en sentral funksjon for etablering av varer og betingelser i systemet. Det er få andre på distribusjons- eller leverandørsiden som har denne muligheten bortsett fra de som benytter rene kjedesystemer.

Komplett ERP-system

- Insoft Enterprise er et komplett ERP-system for norske industribedrifter. Det er ingen norske løsninger som kan konkurrere med systemet vi har levert til Slettvoll, hevder salgssjef Steinar Engen i InSoft. - Sammen med ledende aktører i møbelindustrien har vi utviklet en løsning som dekker bransjens behov. Vi har kunder som har lagt ned sine ordrekontor fordi ordreflyten går direkte fra virksomhet til virksomhet, fortsetter Engen.

InSoft Enterprise er et system satt sammen av moduler. Det inneholder et stort antall standard rapporter, men brukerne kan lett foreta tilpasninger. Behovet for programmering reduseres dermed til et minimum.

- Våre prosjektledere har et godt metodeverk for opplæring blant annet via web-konferanse. Både implementeringen og opplæringen går raskere og brukerne reduserer sine kostnader og øker lønnsomheten, avslutter Steinar Engen i InSoft.

www.logistikk-ledelse.no © 2010