Skifter ansvaret over på leverandører

I dagens tøffe økonomiske klima står detaljister i alle størrelser overfor en «Catch-22»-versjon innen lagerstyring. De må ha riktig varebeholdning i hyllene til rett tid, for å kunne maksimere salget; samtidig som de ikke har råd til å binde opp kapital i en varebeholdning som kanskje ikke selger på flere uker.

Patrick Maley

Ettersom detaljister kutter utgifter er en oppblåst leveringskjede vanligvis det første som vurderes. Og akkurat der er det en leverandørstyrt lagertilnærming (Vendor Managed Inventory - VMI) kan være til hjelp. VMI og muligheter for å ha varer i kommisjon gjør at detaljister kan frigjøre midler ved å skyve kostnaden av å eie varebeholdningen videre bakover i leveringskjeden inntil det blir foretatt en påfylling i butikken.

I en VMI-modell kontrollerer leverandøren, distributøren eller 3PL-tilbyderen lagernivåene i distribusjonssenteret eller på lageret ved å styre hva som skal eller ikke skal sendes til en detaljist. Disse nivåene styres av leverandøren basert på flere faktorer hvorav de mest kritiske er forventet etterspørsel, samt minimums og maksimums lagernivåer.

Hvorfor er leverandører villige til å påta seg ansvaret for og kostnaden ved lagerstyring på vegne av detaljistene? Leverandører har mye større innsikt i hvilke ledetider som trengs for å fylle på med leveringsklare produkter og kan handle ut fra produksjonsplanene. VMI forkorter leveringskjedens syklus hvilket reduserer antall situasjoner hvor varer ikke er på lager, samtidig som det kutter ned på overskytende varebeholdninger gjennom hele leveringskjeden.

Mest viktig er det at leverandører, gjennom bruken av overlegne Warehouse Management-løsninger (WMS), har innsyn i lagernivåene hos sine kunder, hvilket setter dem i stand til å identifisere varebeholdninger som er eid av leverandør kontra kunde. Signaler via elektronisk datautveksling (EDI) identifiserer vareforbruket og godkjenner betaling for produkter. Denne EDI-informasjonen holder styr på de antatte mottaksdatoene, egenskaper ved samt hvem som eier varebeholdningen.

For at det skal lykkes må detaljister dele informasjon med leverandører om sine varebeholdninger, prognoser, forventede kampanjer og salgsdata (POS). Innen selve distribusjonssenteret sørger en best-of-breed WMS-applikasjon for innsyn i varer fra leverandøren som holdes i kommisjon kontra kundens egen varebeholdning, slik at fordeling av beholdning i henhold til eier kan styres. Ettersom varebeholdningen konsumeres fra distribusjonssenteret ved utsendelse til detaljister sendes EDI-transaksjoner til leverandøren for å gi en oversikt over forbruk av varebeholdning og for å godkjenne betaling av varene. I tillegg sendes EDI-transaksjoner fra distributøren til detaljistene for å gi melding i sanntid om forsendelsen slik at planlegging i de forskjellige butikkene kan igangsettes.

Start i liten skala. Foreta et prøveprogram med en engasjert leverandør og en av dennes produkter som selger mest hyppig. Ved å fokusere på en artikkel med et slikt høyt volum vil du umiddelbart få en ide om avkastningen på investeringen.

Sett forventninger. Det er viktig at alle parter forstår hvordan relasjonen vil være til fordel for dem. Detaljister tjener på innsparte inventarkostnader. Leverandører trenger mindre lagerplass. Distributørene kan nå frigjøre kontanter ved å utsette betalingen for varer inntil det foreligger en reduksjon i varebeholdningen.

Tillit og godkjenning. Det er helt nødvendig at alle EDI-transaksjonene testes og valideres. Alle parter må kunne ha tillit til at når produktet er solgt, er det også faktisk betalt for. Alle parter trenger å foreta revisjoner av programmet og forstå de delte risikoene. Best-of-breed WMS - applikasjoner er spesifikt designet for å redusere disse risikoene ved å tilveiebringe utprøvde verktøy for å holde styr på disse kritiske detaljene relatert til VMI - inventar.

ASN-faktoren. Når et produkt er underveis kan elektroniske forhåndsvarsler for forsendelse (ASNs) sørge for at den virkelige eieren som er tilknyttet det fysiske produktet spores gjennom leveringskjeden. ASN utgjør også en rolle i planleggingen av både arbeidskraft og plass, på lageret og i butikkene. Best-of-breed WMS-applikasjoner tilbyr integrerte løsninger med leverandører via EDI for effektivt å kommunisere denne informasjonen.

Kommuniser og vær fleksibel. Suksessen til et VMI-program avhenger av kommunikasjon. Dersom en detaljists krav vesentlig endres er det lurt å få den informasjonen over til leverandøren med en gang. Den raskeste måten et VMI-program kan mislykkes på er dersom alle involverte parter ikke klarer å kommunisere presist hva som skjer i leveringskjeden.

Det finnes uttallige fordeler ved å bruke VMI gjennom et overlegent Warehouse Managementsystem. Det senker nivåene på varebeholdninger, reduserer indirekte kostnader og påfyllingstid, samtidig som det øker salg og styrker kunderelasjoner. Det gir en mye mer strategisk tilnærmingsmåte til kundeetterspørsel og reduserer situasjoner hvor varer ikke er på lager.

Men, når alt kommer til alt er det kundene som er de virkelige vinnerne, fordi de ikke straffes av detaljistenes versjon av «Catch-22». Med en VMI-tilnærming kan kundene forlate butikken med akkurat de artiklene de kom til butikken for å kjøpe.

--------

Artikkelforfatter Patrick Maley er viseadministrerende for bedriftsmarkedsføring i RedPrairie.

www.logistikk-ledelse.no © 2010