En introduksjon til Just-in-time

Jeg har skrevet denne spalten i snart 15 år nå - og føler at det kanskje er en ny generasjon av lesere der ute som har behov for en introduksjon til temaet.

Oddvar Eikeri

JIT står for «Just-in-time» og har blitt beskrevet som å være et system, et konsept og en teknikk. Kanskje er alle disse beskrivelsene riktige, men å beskrive JIT som et system passer dårlig med tanke på vår oppfattelse av hva et system innebærer - med sterke opptrukne retningslinjer og databasert disiplin. Å oppfatte JIT som et slikt system ville være å bomme på essensen av hva JIT handler om.

Kjernen i JIT er meget enkel, men den utgjør en sterk kritikk av måten folk og organisasjoner vanligvis fungerer på i dag. JIT er et sett med standarder som skal gjennomføres og leves opp til i alle deler av bedriften. I all enkelhet sier JIT-standardene bare to ting:

Sløsing er definert som alt som genererer kostnader - uten at det skaper verdi for kunden.

De som med hell har praktisert JIT finner at de, for å møte disse standardene vanligvis har måttet bevege seg mot større:

Hovedtrekk

JIT starter med at vi eksponerer problemer, studerer dem, finner årsakene til problemene og gjør forbedringer gjennom å fjerne årsakene. JIT metoden for å eksponere problemer består i å redusere eller ta bort beholdninger som tjener som buffere eller forsikring mot konsekvensene av feil som vi lever med i bedriften. Når et problem er ekspedert, får bedriften både en forbedring og en reduksjon i lagerbeholdningene - med tilsvarende reduksjon av kapitalbehovet som tidligere var nødvendig for å beskytte bedriften mot problemet.

Teknikkene som anvendes i JIT for å angripe sløsing omfatter følgende:

Reduserte omstillingstider gir mulighet for mindre seriestørrelser i produksjonen, som igjen gir mulighet til raskere og mer fleksible svar på kundenes press. Total kvalitetskontroll sikter mot «null feil», gir produksjonen ansvaret for å nå denne standarden og fremhever statistisk prosesskontroll. Forebyggende vedlikehold leverer planlagt istedenfor tilfeldig stopptid, og bevirker gjerne en sterk reduksjon i den totale stopptiden. Endringer i fabrikklayouten reduserer materialhåndtering, intern transport og fremmer arbeidsgruppe praktiseringer. Standardisering reduserer feilprosenten og automatisering gjør det samme. Flerfunksjonelle arbeidere, funksjonærer så vel som timebetalte, maksimerer fleksibiliteten mot kundene.

Essensen i JIT innkjøp er at den er basert på gjensidig tillit og partnerskap. Leverandørene oppfattes som, og vil selv komme til å se seg, som en del av forretningsteamet. Dette betyr færre leverandører, flere eneleverandører og mindre søking etter leverandører. JIT argumenterer her med at de indirekte kostnadene involvert i et kundeforhold som er anbudsbasert er langt høyere enn det partnerbaserte samarbeidet - selv om prisene fra leverandørene på kort sikt kan se gunstige ut. Investeringen JIT gjør gjennom å støtte leverandørene i deres design, produksjon og kvalitets arbeid lønner seg gjennom de besparelsene som gjøres gjennom reduksjon eller eliminering av mottakskontroll, materialhåndtering, innkjøpspapirmølle og store beholdninger. Dette betyr ennå mindre arbeid, fordi man slipper å forholde seg til så mange leverandører - fordeler både på kostnadssiden, kvalitetssiden og innen produktutvikling.

JIT har som mål å forbedre bedriftens reaksjonsevne slik at den vil være i stand til å produsere eksakt det som det er behov for, det som kan selges og vil bli betalt for. Dette vil utvilsomt kreve at vi:

Hensikten er å gjøre bedriften i stand til å operere på en «produser til ordre» basis mot alle kundene og gjøre alle sektorene i bedriften i stand til å operere på en «produser til ordre» basis mot hverandre.

JIT setter meget høye standarder. Det kreves at alle enheter i produksjonen er i konstant prosess, og gir verdiøkning, istedenfor å være uvirksomme og bare bli en kostnad.

Det er imidlertid en avgjørende forskjell på JIT holdninger til stillesittende beholdninger, som alltid defineres som sløsing, og JIT holdninger til stillestående maskiner og personale som er like strengt, men på en annen måte. JIT argumenterer at, dersom riktig integrert i et totalt kvalitetskontrollert miljø, uvirksomme maskiner er et gyldig bidrag i et fleksibelt og null feil produksjonsmiljø. Det samme poenget gjelder for personell, de bør ikke sløse med sin tid ved å produsere sløsing. Det er alltid andre fornuftige ting å arbeide med.

JIT forfekter at å produsere noe når det ikke er et behov for produktet, klassifiseres som sløsing. Grunnen er at produksjonsprosessen da ikke øker verdien av et produkt det er behov for, men introduserer en kostnad som bare øker ved at produktet må lagres - og kanskje blir det ukurant over tid. Teorien forsvarer at det er et betydelig antall aktiviteter som tilfører verdi til bedriften og som alltid er der til å bli arbeidet på av alle i arbeidsstokken - når det ikke er umiddelbart behov for å fremstille produktene som de selger. Disse aktivitetene inkluderer:

Denne listen, satt opp med vilje, er ofte vanskelig å svelge for vestlige bedrifter. Den gir en liten målestokk på forskjellene mellom våre oppfatninger og japanernes - de har ingen problemer med å akseptere og forstå at alle aktivitetene som er listet opp ovenfor gir verdiøkning til forretningen.

Japanerne blir ofte anklaget for å ta det vi har lært dem alt for alvorlig. I forhold til den siste aktiviteten på listen, ja, så lever de opp til den viktorianske grunnsetningen «en sunn sjel i et sunt legeme» - hvilket er en logisk konklusjon. JIT er på mange måter et godt gammeldags sett av verdier.

Nøkkelen til å lykkes

Personalet i bedriften er de som skal gjennomføre JIT i bedriften. Mye avhenger derfor om ledelsen kan hjelpe dem til å gjennomføre de øvelsene som skal til. Nøkkelord for det ledelsen skal fokusere på blir:

Team arbeid er selve krumtappen i JIT arbeidet. For å få det til må det fra ledelsens side finnes muligheter for opplæring innen JIT, kvalitet og det å arbeide i team. Selv om det er noen grep som åpner folks øyner til å ane hva JIT er, og ønske filosofien velkommen, så er det nitid opplæring som skal til. Opplæring i JIT betyr også avlæring av gammelt tankegods som stykkost, maskinutnyttelsesgrad, påslagsøkonomi med mer. Kreativitetsteknikker og nye måter å løse problemer på står sentralt.

Etter de første resultatene med JIT blir det en oppgave for ledelsen å holde tempoet i forbedringene vedlike. Opplæring, myndighet og ansvar på gulvnivå er en god målsetting. Men skal folk beholde motivasjonen, så må de være inspirert til innsats. Ledelsens oppgave her blir å vise oppmerksomhet, påskjønne prestasjonene og legge til rette for den videre utviklingen gjennom å delta aktivt og være synlige i fabrikken.

Disse tingene har jeg skrevet mye om tidligere, men det kan ikke sies for ofte, at skal bedriften lykkes med JIT så må alle se på seg selv, ikke som sjefer og ordregivere, men som tilretteleggere for at ting skal skje. Skjønner man dette, og oppfører seg deretter, ja, da har man tatt en av de største steg mot innføring av JIT.

Konklusjon

JIT er ikke basert på et sofistikert datasystem; men det har en utførende og handlende måte å agere på alle problemstillinger vi møter i en bedrift - det er et totalt system som omfatter alle forhold i bedriften. JIT handler om å oppnå det ultimale med hensyn til enkelhet og ser unødvendig sofistikering som bare et annet eksempel på sløsing. JIT er heldigvis ikke vanskelig verken å forstå eller gjennomføre, men filosofien inneholder en del holdningsendringer som kan by på utfordringer.

Dersom vårt konkurransemiljø er slik at bedriften ikke har andre opsjoner enn å godta markedsprisen, ja, da er kostnadene gitt og presset for å redusere produktkostnadene, arbeidskapitalen og påslagene uatskillelige. JIT er et uvurderlig våpen i denne kampen.

-----------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)eikeri@propartners.no

www.logistikk-ledelse.no © 2006