JIT regnskap - hva dreier det seg om?

Selv om ledere i dag er meget skeptiske til alt som smaker av «kreative regnskap» så er det en stille revolusjon der ute - hos bedrifter som innfører JIT. Ideen som ulmer hos disse «radikale» tenkerne er at finanstallene som rapporteres burde reflektere noen av de underliggende realitetene i driften. Bevæpnet med mer relevant informasjon vil beslutningstakerne i bedriften kunne ta bedre beslutninger når det kommer til produktprising, kjøpe eller lage selv, og produkt og kunde relasjoner.

Oddvar Eikeri

Det er ett sett med regnskapstall, skatteregnskapet, som blir satt opp for å gi myndighetene informasjon og danne grunnlaget for skatte- og avgiftsberegning til stat og kommune. Vi skal ikke behandle skatteregnskapet her, men kort si at skatteregnskapet tar med de reglene, forskriftene og kunstgrepene som til slutt skal bestemme mellomværendet mellom bedriften og det offentlige. Mange av skattereglene, for eksempel de som handler om nedskrivninger av driftsmidler, skaper stor forvirring. Det er fordi de tilsynelatende tar utgangspunkt i en virkelig driftssituasjon og bestemmer avskrivninger som om de var identiske med slitasjen ved virkelig bruk. I hendene på regnskapsfolk, som ofte ikke aner noe om maskiners brukstid, fører det til vrangforestillinger når man i andre sammenhenger skal vurdere slitasje på anleggene. Da er det så greit å bruke de normene de kjenner fra skatteregnskapet. Men disse normene har ingen ting med virkeligheten å gjøre. Skatteregnskapet er bare et regnskap for å fastsette den skatten bedriften skal betale til det offentlige. Det er ubrukelig til å styre bedriften!!

Standard kost

og påslag (overhead) samt absorberingskost er typisk i driftsregnskapet. Dette er 1930 tenking, da driften var manuelt preget, lite materialer og veldig lite overhead. I dag er driften preget av at alt er materialer, veldig lite arbeidsinnsats og moderat overhead. Vi burde knytte overhead til en driver som fokuserer på det vi ønsker å forbedre. Dersom vi, som i dag, knytter overhead til direkte arbeidstid, blir den eneste måten å redusere den på ved at vi sier opp folk. Dersom vi binder overhead til maskintid, må vi kvitte oss med maskinene for å få ned overheaden. Men om vi binder den til syklustiden, vil vår overhead bli lavere i takt med kortere syklustid - det blir en vinn-vinn situasjon for alle.

JIT regnskap

ser til at vi kvitter oss med de fleste slike bindinger. Kostnadsabsorpsjon flytter bare kostnadene fra et produkt til et annet - i JIT ønsker vi ikke å flytte kostnadene men å eliminere dem. Kostnadsabsorpsjon er som et valnøttskall spill, valnøtten er aldri under den koppen vi peker på. Mens vi reduserer kostnaden til produkt A gjennom å endre/flytte en absorpsjon, vil produkt B bli belastet den frigjorte kostnaden fra produkt A. Det er kanskje bedre å reorganisere driften i produkt familier - og dermed fange opp 90 % til 95 % av de virkelige kostnadene tilknyttet et produkt. Samtidig vil ansvaret for kostnadene hvile hos økonomiavdelingen.

JIT regnskap legger også mer vekt på det langsiktige perspektivet - heller enn de kortsiktige mål. Økonomiavdelingen blir ikke lenger belønnet for gode salgsinntekter, men for å snu lageret hurtigere, ha mindre skrapproduksjon, og leveringer til rett tid.

Hva vil vi så erstatte standardkost og absorpsjonskost systemene med? Fremgangsmåtene for å bedre og motivere til besparelser som teller på bunnlinjen får vi gjennom innføring av JIT drift i bedriften. Økonomiavdelingen kan bli veldig aktive i denne prosessen. Vi har jo anledning til å kreere et hvilket som helst system som vil bidra til at folk gjør de rette ting - har fokus på de rette stedene i driften.

De nye fremgangsmåtene vil sannsynligvis innbefatte kostnadsmålsetting og virkelige kostnader ved fremstilling av produkter og tjenester. Kostnadsbildet og fortjenesten for produktene skjer ikke av seg selv. Vi kjenner vår inntjening. Vi skulle så kunne «planlegge» vår fortjeneste. Det som ligger mellom er kostnadsmålsettingen, eller vår kostnadsdrive. Vi kan sammenlikne disse to målsettingene mot det som virkelig skjer gjennom året, se på trendene heller enn å gjøre avviksanalyser.

Driftsregnskapet

kan trenge en ny utgave som gjør det mulig for operatørene å forstå det og kunne gjøre bruk av det under arbeidet med å forbedre driften. Det betyr at salgskostnadene ikke må være en «vaskeliste» bestående av standard kost avvik, men blir delt inn i tre kategorier:

Disse kategoriene er kostnadsrelaterte og bør være i virkelige tall som kan sammenliknes mot forrige måned og kostnadsmålsettingen for året.

Måltall er et annet aspekt som sårt trenger endring for å understøtte JIT. I en tradisjonell organisasjon ser det ut til at vi måler det som er lett å måle - og det er alltid finansielle mål. I dagens verden trenger vi å måle de tingene vi ønsker å forbedre - eksempelvis omsetningshastighet på lageret, kundeservice og produktivitet.

Ny matematikk

er ikke nødvendig for å understøtte JIT regnskapet, men det krever nye holdninger til hvordan man skal gjennomføre driften. Wayne Thompson, global finansdirektør i Southco, Concordville/Pennsylvania (de fremstiller hengsler, festeanordninger og lignende) ga et eksempel på en slik JIT regnskapsmetode hos sin bedrift - på et seminar nylig.

Eksempel: En avdeling i bedriften hadde nylig hatt en mulighet til å by på en komponent med en markedspris på dollar 3,75. Bedriftens standard regnskap hadde vist at det ville koste dollar 4,61 per enhet å fremstille og selge produktet.

Vi tok en gjennomgang av produktet med den tradisjonelle kostnadsberegningen og fant at dette var en taper, sier Thomsen, men ved å se på produktet gjennom JIT prosessen så vi at den virkelige kostnaden gjorde produktet til et meget lønnsomt produkt. Materialene sto for dollar 1,00 ved standard kalkulasjonen og resten var arbeidskost og påslag. Men fordi bedriften hadde kapasitet til å produsere produktet på det eksisterende utstyret, og fordi arbeidskraften til å kjøre maskinen var minimal, ville produktet i all enkelhet kostet Southco kun prisen på råvaren. Differansen mellom den oppnådde prisen og materialkostnaden ville derfor gå direkte til bunnlinjen. Southco bød på og vant kontrakten, hvilket resulterte i at kvartalsregnskapet fikk et sekssifret tilskudd.

Standard kostnad forteller deg at for hver dollar materialer du bringer inn, skal det medgå et visst antall arbeidstimer, og det er bare ikke sant! Stresset Thompson. I virkeligheten behandler JIT regnskap mange av de kostnadene som typisk regnes som variable (i standardkost regnskap) som faste, avhengig av tilgjengelig kapasitet og virkelige investeringer i mennesker og utstyr som prosjektet krever.

JIT regnskap ble født ut av frustrasjon. Mange produsenter som har gjennomført JIT teknikkene oppfunnet hos Toyota og konvertert fra serieproduksjon til arbeidssentre med produksjon ned til ett stykk, kjenner ikke umiddelbart til hvilke resultater det gir på bunnlinjen i bedriften. Ja, under hele gjennomføringen, som kan ta flere år, får netto fortjenesten et pek hvert år pga at ukurans i lagerbeholdningene avskrives. Dersom salget forblir uforandret vil lavere produksjonsvolum, forårsaket av reduksjonen i overflødige lagerbeholdninger, også øke påslagene på den gjenværende produksjonen.

Ny regnskapsmetode må til

da JIT produksjon er på kollisjon med mange av de tradisjonelle regnskapsmetodene. De tradisjonelle regnskapsmetoder understøtter serieproduksjon og motiverer til storvolum produksjon som fullt ut absorberer den overhead som spesifiseres for de innebygde kostnader til varer i arbeid og ferdigvarelager. De reflekterer den æra som utviklet dem, en æra karakterisert av at det var få produktvarianter og storskala økonomitenking. Videre, kan informasjon brukt i den nåværende markedssituasjonen ikke bare gå i gal retning men bli fatal for bedriften.

Eksempel: En leder i en topp 500 bedrift forteller historien om en produksjonsenhet i bedriften som møtte en nedtur i markedet for sine produkter - og følgelig et lavere salgsvolum. Den reduserte påslagsabsorbering, som økte den generelle påslagsstørrelsen i bedriften, ledet til økte priser og ytterligere nedgang i salget. Dette økte hastigheten i dødsspiralen bedriften var inne i. Istedenfor å ta inn produkter fra denne fabrikken, som hadde mye kapasitet til overs, gjorde de andre fabrikkene i gruppen sine innkjøp av deler fra utenforstående fabrikker - fordi ikke konkurrerende «transfer prices» var basert på standard kost pluss 15 %. Dersom produktene hadde blitt priset slik at de korrekt reflekterte prisøkningen per tillegg i produksjonen, ville den interne leverandøren blitt foretrukket fremfor de eksterne leverandørene. Det hele endte her med at ledelsen i fabrikken valgte å nedlegge sin fabrikk pga overkapasitet eller ubrukt kapasitet - det var en tragisk, sann historie.

Lean Accounting summit er en organisasjon som har tatt opp ideen om å fornye driftsregnskapet til å understøtte JIT produksjon. De har en visjon for sitt arbeid og satt opp noen mål for å gjennomføre den. Deres visjon er at Lean Accounting vil:

I USA er man sterkt oppmerksom på den kraft som ligger i lean (JIT) filosofien, idet Toyota jo ikke bare har funnet opp denne driftsformen, men har konkurrert ut all bilindustri i den vestlige verden - og i prosessen blitt verdens ledende bedrift. Har du tenkt på hva JIT kan gjøre for din bedrift?

----------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)eikeri@propartners.no

www.logistikk-ledelse.no © 2006