Planlegging gir høy leveringsservice og lave enhetskostnader

Er det bare store bedrifter eller kan også mindre oppnå kostnadsreduksjoner gjennom en bedre planlegging og styring av distribusjonsaktivitetene? Min påstand er at mindre bedrifter er mer oversiktlige og derfor blir det lettere å optimalisere vareflyten. Dette gjelder selv om man velger distribusjonskonsept, hvor nærhet til kundene er et strategisk valg. For å skaffe full kontroll, er det viktig å ha kunnskap om hvilke varer som selges fra det enkelte salgspunktet.

Finn T. Lien

I forrige nummer nevnte jeg at kombinasjonen bredt sortiment, mange salgspunkt og høy servicegrad er faktorer som kan bidra til å gi meget høye lagerholds- og lagerdriftskostnader med mindre en har særdeles godt styringsverktøy.

Mange setter likhetstegn mellom lokal tilstedeværelse og tilfredsstillende servicenivå. Man synes glemme at man etter hvert har fått tilgang til nye integrerte IT-løsninger, som brukt på riktig måte kan tilfredsstille kundekravene samtidig som de totale enhetskostnadene i verdikjeden reduseres. Dette krever at man tar seg tid til å søke etter alternative planleggings- og produksjonsløsninger.

Uansett bransje opplever aktørene økende prispress som resultat av tøffere konkurranse. Ett er at nasjonale konkurrenter «kvesser knivene». En annen side av samme sak er at stadig flere internasjonale selskap kommer på banen. Det skjer enten i form av at norske selskap blir kjøpt opp eller at de inngår internasjonale samarbeidsavtaler. Som vi beskrev i forrige nummer, setter nasjonal distribusjon i Norge større krav til kreativitet enn det som kreves på fastlands-Europa. På den annen side har mange norske bedrifter benytter ulike IT-løsninger i lang tid. Når det er sagt, synes en del bedrifter å nøye seg med å avgrense bruken til å løse økonomisk/administrative oppgaver samt til en viss grad kjøre lagerstyring inklusiv innkjøpsstøtte.

IT for bruk i taktisk lageroppbygging

IT-bruken synes primært å være transaksjonsorientert. I mindre grad benytter man løsningene til strategiske og taktiske formål. Alt avhengig av hvordan distribusjonsopplegget er organisert, vil riktig bruk av IT gi betydelige økonomiske gevinster gjennom det som kan karakteriseres som trimming av delfunksjoner. IT-bruken kan enkelt gi innspill til hvordan lokallager bør sammensettes, da også tatt hensyn til taktisk spredning av lavfrekvente artikler. Med begrepet «taktisk spredning» mener jeg en lageroppbygging, hvorfra etterspurte deler uavhengig av beliggenhet kan leveres til kunde innenfor avtalte tidsfrister. Det er helst A- og visse B-produkter som normalt ikke skal aksepteres som utsolgte.

Det er farlig å generalisere ut fra egen atferd. Når jeg likevel tør våge meg ut på, henger det sammen med at jeg vet av erfaring at vi er mange som utsetter å bestille inntil behovet framstår som akutt. Dette skjer til tross for at man ved flere tidligere anledninger har lovet dyrt og hellig å strukturere seg bedre for å unngå fordyrende hasteforsendelser. Struktur med tilhørende gode rutiner vil normalt gi relativt god tid for transport fra leverandør, gitt at man velger å bestille straks et behov er identifisert.

Nye transportprodukter er kommet til

Det bør nevnes at vi i løpet av de siste par årene har opplevd at transportselskap utvikler nye transportprodukt, som gir rask og rimelig framføring selv av mindre forsendelser. Transportselskapene er blitt flinkere til å benytte IT-løsninger og på den måten redusere behandlingskostnadene til et akseptabelt nivå. For å kunne etablere optimale distribusjonsopplegg, kreves at transportbrukere tar seg tid til å sjekke ut hvilke tilbud som finnes i markedet.

Internett har revolusjonert måten å tenke kommunikasjon på. Det finnes en rekke løsninger som åpner for enkel booking av transport. Nettsidene er oversiktlige og man trenger ikke inngående kunnskaper om de ulike transportproduktene for å kunne velge riktig. For å oppnå gunstige rater er det likevel en fordel om man i forkant har tatt seg bryet med å analysere egen sendingsmiks både fra leverandører og til kunder. Framdeles gjelder at ratene blir rimeligere jo mer varer som sendes i samme transportsystem, selv om hver forsendelse har mindre størrelse enn det som tidligere var vanlig.

Vi skal i denne sammenhengen også ta hensyn til lokale kostnader ved håndtering av varer. Tradisjonelt blir ofte vareparti sendt som større enheter, som ved ankomst til mottaker splittes og legges inn på lager. I visse tilfeller blir varene nær sagt umiddelbart plukket, pakket og videresendt/-levert til kunde/sluttbruker. Det er blitt mindre arbeidskrevende å bestille samt få plukket varer på kundenivå også fra sentrallager. I klartekst åpner det for mindre ressursbruk hos mottaker, da varene kun trengs registreres og deretter fradragsføres fra lager i henhold til foreliggende kundeordre. Varene behøver strengt tatt ikke ta turen innom eget lager, men kan gå direkte fra leverandør enten som komplett bestilling eller som del av en større sammensatt av varer fra flere leverandører og eventuelt komplettert med varer fra eget sentrallager.

Konsolidering via crossdocking underveis

Konsolidering ved bruk av crossdocking kan skje på ett eller flere punkt i verdikjeden. Mange er ennå litt skeptiske til å overlate denne typen ordreklargjøring til tredjepart.

På spørsmål viser det seg at skepsisen blir begrunnet ut fra at leverandører og/eller transportselskap ved tidligere anledninger har levert sendinger med feil eller manko til kunde. Ved oppfølgingsspørsmål viser det seg at årsaken til at feil oppsto var dårlig kommunikasjon i kombinasjon med ikke helt avklarte prosedyrer. Det har skjedd så mye bare i løpet av det siste året at feilfrekvensen er blitt betydelig redusert og sågar totalt eliminert som følge av utviklingen av nye transportprodukt og kommunikasjonsopplegg. Dertil har også leverandører innsett nytten av å tilpasse seg de mulighetene som teknologien åpner for.

Samtlige av transportselskapene i Norge tilbyr transportprodukter som i økende grad kan karakteriseres som verdikjedeintegrerte. Dette gjelder uavhengig av om vi snakker om lokaltransporter eller nasjonale og internasjonale transporter. Videre dekker tilbudene i økt utstrekning også leveranser til private konsumenter. Løsningene har fått fleksibilitet som bare blir større i takt med bruken av IT til planleggingsformål.

Lettere for bruker å bestille «den beste» transporten

Som ledd i undervisningssammenheng lastet jeg ned nylig ned en demoversjon av et fraktprogram. Dette viser til fulle hvor enkelt det er blitt for transportbrukere å legge inn bestillinger nær sagt uavhengig av hvilke transportpartner man har. Her finnes det tilstrekkelig antall alternativ til å dekke de fleste transportbehov. Programmet er enkelt å bruke og vil av den grunn kreve lite ressursbruk pr forsendelse. Koblet til bestilling av varer for eksempel fra et datter-/søsterselskaps lager, vil framføringstiden til kunde bli lik eller til og med kortere enn fra eget lager.

Jfr Norsk Logistikkbarometer 2005 har hele 62 prosent av deltakende bedrifter ikke målsatt lagerholdskostnadene sine. 55 prosent av bedriftene sier at de har målsatt transportkostnadene og kun 35 prosent sier at de har satt mål for bedriftens totale logistikkostnader. Her finnes det grunnlag for intern motstrid i målsettingene. Gitt at de faktiske forholdene er som antydet, synes det være en del bedrifter som angir delmål som ikke inngår i en helhet. Faren for suboptimalisering blir i så fall relativ stor.

Det koster å holde lager. Ikke bare er det snakk om kapitalbinding. Risikoen for avleiring av ukurans øker i takt med antall lagerførte artikkelnumre. Rett nok skal man ha i tankene at små forsendelser har høyere transportenhetskostnader enn store, men en slik merkostnad kan bli mer enn kompensert når man ser helheten. På nevnte bakgrunn kan det svare seg å skaffe oversikt over kostnadene ved å ha «alle varer på lager» kontra et opplegg med at ikke-kritiske «slow movers» lagres sentralt på ett punkt alternativt hos leverandør.

Vi vil også oppleve at flere bedrifter tilbyr netthandel som alternativ kommunikasjonskanal. Her er det snakk om å bryte med gamle vaner. Det er greit å ta lokal kontakt med leverandør når akutt behov oppstår framfor å måtte planlegge. På den annen side er det ikke så mange år siden at man til tross for nærhet til leverandør måtte ha bedre oversikt, fordi framføringen tok lengre tid enn tilfellet er i dag.

«Fjernlagring» som alternativ til «overlagring»

Posten er en relativ stor produsent av pakkeløsninger. For en tid tilbake jobbet jeg med et prosjekt, hvor vi også ønsket en oversikt over hvordan forsendelsene fordelte seg på henholdsvis «normal» framføringstid og «ekspress». Postens statistikker antyder at ca 20 % av forsendelsene går som «ekspress». Siden Posten årlig effektuerer flere millioner pakker, er kanskje dette en normalfordeling.

I så fall gir det indikasjoner om at 80 prosent av forsendelsene kan gå relativt rimelig. Det kan således indikere at «fjernlagring» i kombinasjon med raske nok framføringstider er et økonomisk alternativ til det som i mange tilfeller kan karakteriseres som lokal «overlagring».

Det finnes ulike definisjoner på vareflyt. Mange tenker kun den fysiske framføringen, mens andre trekker inn lagerholdet som en annen viktig faktor. Etter å ha hørt hvilke økonomiske erfaringer et par større bedrifter har gjort ved å koble lagerhold med tilgjengelige IT-baserte planleggings- og produksjonssystemer, er jeg tilbøyelig til å anse helhetssynet som den mest korrekte definisjonen. Det hjelper fint lite på totaløkonomien å prute fraktratene alene. De store gevinstene får man ved å tenke differensierte løsninger avhengig av produkter, volum, geografi, kunders faktiske behov, innkjøpsmønstre og servicenivå. Langt fra alt haster like mye. Integrasjon mellom egen samt leverandørers og kunders verdikjeder, danner i dag grunnlag for vinn-vinn konsepter som man tidligere ikke hadde mulighet for å etablere.

-------------

Artikkelforfatter Finn T. Lien arbeider som bedriftsrådgiver med transport, samferdsel og logistikk som spesialfelt. I tillegg til å jobbe for næringslivet, deltok han aktivt i oppbyggingen av logistikkstudiet ved Høgskolen i Bergen. Han har også vært markeds- og salgssjef i et større internasjonalt selskap med ansvar for edb-baserte trafikkstyringssystem. Han er en flittig benyttet foredragsholder og har gjennom årenes løp skrevet ca 200 artikler knyttet til logistiske emner.finn.terje.lien@logiteam.no

www.logistikk-ledelse.no © 2006