Trender innen valg og implementering

Gjennom de siste 10 - 15 årene har de fleste bedrifter vært igjennom en eller flere implementeringer av et ERP-system (som SAP, Oracle applications, Baan IFS, Axapta, Movex m.m. ). Alle som har vært med på et slikt prosjekt vet at det å innføre ett ERP-system kan være langt fra en enkel affære. Bare gjennom det siste året har man sett flere eksempler på at bedrifter har kommet med negative resultatvarsler grunnet vanskelige ERP-innføringer.

Odd Jøran Sagegg

Det har blitt prøvd et utall ulike tilnærminger for hvordan velge og implementere en ERP-løsning. Men de fleste har havnet på en modell tilsvarende den som er skissert i figuren som illustrerer at en typisk implementering av et ERP-system foregår i fem faser.

Først foretas det et valg av system og leverandør. Vanligvis skjer dette gjennom at en RFI (Request For Information) sendes ut til potensielle leverandører. De interesserte leverandørene besvarer så denne RFI´en og sender denne tilbake til bedriften. Bedriften velger da de mest aktuelle leverandørene og som igjen mottar en kravspesifikasjon. Leverandørene fyller så ut denne kravspesifikasjonen og returnerer den til bedriften.

Bedriften velger deretter ut noen av leverandørene som får presentere løsningene sine nærmere. Etter noen runder med presentasjoner, vil en eller to leverandører bli invitert til å komme med ett tilbud. Bedriften bruker så kravspesifikasjonen, tilbudet og informasjonen som de har fått gjennom presentasjonsrundene, til å velge en leverandør til å gå i kontraktsforhandlinger med.

I forprosjektet setter man rammene for prosjektet og nye forretningsprosesser utformes. Utformingen av forretningsprosessene har tradisjonelt skjedd gjennom bruk av et eller annet prosessutviklingsverktøy hvor prosjekt-

teamet skisserer nye prosesser, gjerne med hjelp fra brukere, ledelse og andre involverte.

Den tredje fasen er en konfigureringsfase hvor systemet settes opp og eventuelle tilpasninger utvikles i henhold til de designede forretningsprosessene.

Deretter går man inn i implementeringsfasen hvor løsningen implementeres i organisasjonen og sluttbrukeropplæringen foregår. Til slutt kommer oppstartsfasen der det gamle systemet fases ut til fordel til det nye.

Mindre sekvensiell og formalisert prosess

I de senere årene har jeg sett at stadig flere velger en mindre sekvensiell og formalisert prosess ved implementering av ERP-systemer. Samtidig velger flere å jobbe tettere med leverandørene og brukerne i valget og utformingen av løsningen. Litt flåsete sagt så har det blitt mindre av lange kravspesifikasjoner og «firkanttegninger» i prosessutviklingsverktøy. Mens det har blitt mer vanlig å bruke «workshops» der kunde og tilbydere diskuterer og designer løsningen sammen, direkte i systemet.

Det virker som om det er de største organisasjonene som er lengst fremme med en slik samarbeidstankegang. For eksempel, når av de større grossistkjedene igangsatte en evaluering av aktuelle ERP-løsninger i fjor, innledet de prosessen med å utfordre noen utvalgte leverandører til å gi et forslag om hvordan de synes grossistkjeden skulle styres. Et annet eksempel er da en av Norges største detaljister skulle vurdere alternativer til sin eksisterende ERP-leverandør. De laget først en kort, overordnet, beskrivelse over hovedprosessene sine, samt de ønskene de hadde for fremtiden. Denne ble så sendt ut til et lite utvalg leverandører, som presenterte sine forslag til løsning gjennom en serie med «workshops». Noen av leverandørene ble deretter valgt ut til neste runde med «workshops» osv. Til slutt sto de igjen med en leverandør som skulle sette opp en prototyp av løsningen, som var såpass komplett at denne kunne sammenlignes mot løsningen fra eksisterende leverandør.

Det kan være flere grunner til at flere nå velger en mer samarbeidsorientert tilnærming ved valg og innføring av ERP-systemer. Noen av disse er:

Nye arbeidsformer kan skape bedre forretningsløsninger

Ved første blikk kan det virke som at de siste års hendelser har gjort oss mindre metodiske og systematisert, slik at løsningene blir mer standardiserte og mindre gjennomtenkt. Men det ligger en tankegang bak som tilsier at nye arbeidsformer vil kunne hjelpe til med å skape bedre forretningsløsninger. Nonaka og Takeuchi for eksempel (The Knowledge-Creating Company, by Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi. Oxford University Press, 1995. ISBN 0-19-509-269-4) påsto at bedrifter i vesten og Japan har tradisjonelt hatt ulike forståelser for hvordan kunnskap og innovasjon bør håndteres. Mens vesten har fokusert på eksplisitt kunnskap («formell» kunnskap som kan formuleres, dokumenters og skrives ned), så hadde Japan i større grad fokusert på taus kunnskap (den kunnskapen som ligger implisitt i mennesker, som ferdigheter skapt gjennom erfaringer). I fremtiden vil det bli viktig å kombinere disse og de foreslo derfor en modell bestående av fire faser for å kunne forstå og håndtere kunnskapsutvikling bedre.

Disse fire fasene kan så gjentas slik av vi til slutt får en «kunnskapsspiral».

I et veldrevet ERP-prosjekt vil det foregå flere sett med kunnskapsspiraler, slik at man får dannet effektive forretningsløsninger som passer bedriftens krav.

Reduserer implementeringstiden, risikoen og kostnadene

Mine erfaringer ved å fokusere på samhandling ved valg og innføring av ERP-systemer tilsier at man ikke bare får bedre forretningsløsninger, men man vil også kunne redusere implementeringstiden, risikoen og kostnadene til prosjektet. For eksempel, ved å vise prototyper til hvordan prosessen vil bli utført direkte i systemet, isteden for på prosesskart eller PowerPoints, så vil brukere få et bedre og mer detaljert bilde over hvordan sluttløsningen vil bli. På denne måten vil de lettere kunne bedømme om løsningen er tilfredsstillende eller ikke før den settes i drift. I tillegg vil deler av prosess designet kunne bli utført under systemvalget, mens store deler av konfigureringen av systemet blir gjort samtidig som prosessene designes, osv. For å si det enkelt, så gjør man flere av oppgavene i prosjektet samtidig, slik at man kan spare store deler senere i prosjektet. Kvaliteten til sluttbrukeropplæringen vil også kunne bedres da brukere får se, vurdere, og påvirke systemet fra første dag.

Våre erfaringer tilsier også at en slik tett jobbing mellom kunde, tilbydere og brukere gjennom hele prosjektfasen gjør det lettere for leverandøren å sette priser og estimater på prosjektet. Dette fordi denne arbeidsformen vil gi leverandøren et inntrykk av ting som IT-kunnskapen, kulturen og endringsvillheten til organisasjonen hos kunden.

Jeg mener at vi nå ser en trend hvor metodikken for valg og implementering av ERP-systemer går mot å bli tuftet på prototyping. Der kunde og tilbydere stadig raskere vil konsentrere seg om det direkte skaper verdi for bedriften - altså hvordan selve sluttløsningen vil fungere. Men det er viktig å merke at utviklingen for hvordan ERP-systemer implementeres foregår mer som en evolusjon enn en revolusjon. De «gamle» metodene og prinsippene er ikke nødvendigvis avleggs ennå, men det jobbes kontinuerlig med å revurdere disse.

Har utviklet ny innføringsmetodikk

Hos WM-data har vi tatt konsekvensene av dette og utviklet innføringsmetodikken Fremdrift som tar høyde for de nye trendene. Dette for å kunne skape en litt bedre løsning, til noe lavere kostnader, samt til mindre tid og risiko i det neste prosjekt.

---------

Artikkelforfatter Odd Jøran Sagegg er fagansvarlig for logistikk/MPS hos WM-data Norge AS. Han jobber med innføring av ERP/IT-løsninger i logistikkrelaterte virksomheter og har en doktorgrad innen området logistikk, organisasjon og anvendelser av IT-systemer.odsae@wmdata.no

leverer ERP-løsninger til store og mellomstore bedrifter i Norden. WM-data Norge fokuserer på ERP-løsninger innen Industrisegmentet, og har flere bransjeløsninger innen dette. Løsningene er primært basert på Microsoft Dynamics AX (Axapta). Selskapet leverer merverdi i form av rådgivning, prosjektledelse og implementering, drift og vedlikehold. Alle leveransene er basert på fremtidsrettet og standardbasert teknologi, og hvor selskapets spisskompetanse kan bedre brukernes utbytte av verktøyet. WM-data ble etablert i 1969 og er i dag ett av Nordens ledende IT-selskap. Konsernets omsetning er i overkant av 10 milliarder SEK og antallet medarbeidere er ca 9.000, hvorav ca 300 i Norge.WM-data

www.logistikk-ledelse.no © 2006