Hva er egentlig lagerbehovet?

Ledelsen i bedriftene forstår at lagerbeholdninger legger beslag på ressurser, og at det derfor er behov for å styre dem. Men forstår de grunntankene bak lagerstyring? Neppe, følg med. Det de gjerne ikke forstår er at lagerbeholdninger er et resultat av funksjoner. Det betyr at du ikke kan angripe lagerbeholdningene direkte, fordi beholdningene eksisterer som en følge av det behovet de skal tjene. Derfor må vi først angripe behovet og ikke lagerbeholdningene.

Oddvar Eikeri

Dette ser ut til å forvirre så mange at jeg ønsker å ta en gjennomgang av en del slike situasjoner.

Den onde sirkel

Den tradisjonelle lagerreduksjonen i en bedrift ser dessverre oftest ut som i følgende scenario - og kan benevnes som en ond sirkel. Du får et skriv fra ledelsen der du informeres om at, på grunn av økte kostnader ved lagerhold skal beholdningene kuttes med 30 %. Hvordan denne prosentsatsen er fremkommet vises ikke - det ser ut til å være et rundt nummer eller et magisk tall. Det fremgår imidlertid av skrivet at din etterfølger vil kutte beholdningene - om du ikke greier det. Du tar en titt på din lagerprofil og finner at du har både hurtig bevegelige og trege beholdninger. Hvilken skal du kutte i?

De fleste ville nok kutte i de trege beholdningene - hvilket kan koste deg jobben. Husk at dette er trege lagerbeholdninger som det pr. definisjon tar lang tid før vi merker reduksjonen av nok til at det monner mot de 30 prosentene.

Nei, de smarte kutter i lagerbeholdningene med stor omløpshastighet. Du kutter mer enn 30 % (for å kompensere for de trege beholdningene, de med lav omløpshastighet). Men du har ikke angrepet årsakene til lagerbeholdningene - du har iverksatt en tilfeldig fremgangsmåte - og det vil ikke ta lang tid før folk som trenger beholdningene merker at det er mindre av dem tilgjengelig. Oftest kommer markedssjefen først på banen, fordi kundenes klager når ham først. Han spør hvorfor og du svarer at det er ledelsens ordre.

Markedssjefen er neppe fornøyd med det svaret. Så, etter å ha fortalt deg hvor du vil havne etter din død, tar han saken opp med sin sjef og forteller ham/henne om hvilke problemer som har oppstått.

Til slutt, etter som kundenes klager tiltar, skjønner toppledelsen sitt feilgrep og øker beholdningene. I mange tilfeller blir de nye lagernivåene høyere enn de man hadde før.

Lærdommen fra denne historien er ganske enkel - du kan aldri få til en effektiv, varig reduksjon i lagerbeholdningene med mindre du identifiserer og angriper årsakene til dem.

Det er nødvendig å identifisere de oppgavene lagerbeholdningene ivaretar, men det er ikke nok. Vi må også undersøke hvilken type (eksempelvis råvarer, varer i arbeid osv.) beholdninger det er snakk om og bestemme hvor i forsyningskjeden (logistikkjeden eller the Supply Chain) beholdningene er lokalisert.

Hva er lagerbeholdninger?

En forståelse av hvordan beholdninger oppfattes av forskjellige instanser i bedriften kan være nyttig. I regnskapene oppfattes beholdninger som aktiva. Det er noe bedriften eier, og i balansen i regnskapet behandles det som et likvid aktiva. Likvide aktiva kan pr. definisjon omgjøres til kontanter på under ett år. Men virkeligheten er ofte svært annerledes. Vi vet eksempelvis at ukurante varer ikke er særlig likvide og verdien langt lavere enn den bokførte.

Just-in-time sier at lagerbeholdninger er et onde. Lagrene legger beslag på ressurser og gjemmer problemene - følgelig bør lagerbeholdninger unngås. Dette er et kategorisk utsagn som ikke alltid holder stikk.

Det er situasjoner der beholdninger har en reell verdi. Eksempelvis, om du skal på ferie og frontruta på bilen blir ødelagt, da er du svært glad om din forhandler har den på lager.

Lagerbeholdninger er overskuddsdifferansen mellom forsyning og behov. Det skjer over en tidsperiode der en avdeling lager mer enn brukeravdelingen kan benytte. Beholdning kan også være aktiva som du eier, men ikke har tilgang til. Eksempelvis, et parti varer kjøpt i Østen og på vei til Europa. Du eier det men kan ikke ta det i bruk.

Lagerbeholdningenes funksjoner

Vi har ikke lagre fordi vi liker det, vi har dem fordi de hjelper oss med å løse problemer eller mildne effekten av visse situasjoner. Vi kjøper den funksjonen/oppgaven beholdningene ivaretar. For å forstå disse oppgavene eller situasjonene skal vi identifisere seks som vanligvis forekommer - og der lagerbeholdninger er sentralt.

: Transportfunksjonen oppstår når tilførsel og brukersted er adskilt geografisk. Mengden av transportlagerbeholdningen er en funksjon av tre faktorer. 1. distansen, 2. kvantumet og 3. transportmetoden. Vi kan endre mengden kapital forbundet med transittbeholdninger ved å endre transportmetode (f.eks. fra båt til fly), endre kvantumet pr. sending eller velge en leverandør som ligger nærmere geografisk.Transport

: Frikobling skjer primært når det er ubalanse mellom tilførsel og forbruk. I en produksjon kan for eksempel maskin A forsyne maskin B. Dersom A produserer 200 stk. pr. time og B 150 stk. pr. time har vi en ubalanse. Valget er å kjøre maskin A i 45 minutter av hver time eller la A produsere til lager og la B ta fra dette lageret. Her er mange muligheter til valg - kjøp av utstyr, vedlikehold og kapasitetsbehov vil påvirke løsningsvalget.Frikobling

: Denne situasjonen oppstår når vi har store omstillingsproblemer - både lange og kostbare omstillinger mellom produkter. Vi ender opp med å velge en seriestørrelse på bakgrunn av en balansering mellom omstillingskost og eiekost - der den gjennomsnittlige omstillingskost er lik den gjennomsnittlige eiekost. For å unngå seriestørrelser basert på Wilsons formel må vi redusere omstillingskostnadene - noe som JIT-ekspertene fokuserer på. Når valg av seriestørrelse elimineres kan vi produsere til behov og balansere linjen.Valg av seriestørrelser

: Denne situasjonen kommer når vi forventer endringer i tilførselssituasjonen. Det kan være tilgjengeligheten eller pris som er den underliggende årsaken. Det er naturlig å investere for denne situasjonen hvis leverandøren forventer streik i bedriften, når leverandøren signaliserer økte priser eller dersom vi tror at vår bedrift vil få en mindre kvote av deres produksjon i fremtiden. For å bøte på slike situasjoner må vi inngå langsiktige avtaler med leverandøren eller finne en mer stabil leverandør.Forventninger

: Denne situasjonen eksisterer fordi det er ubalanse mellom tilførsel og etterspørsel. Det kan være at råstoffet kommer i en kort periode, mens produksjonen går hele året. Det er tilfelle når multer er råstoffet. På den andre siden kan salgsperioden være kort, mens produksjonen foregår hele året. Tilfelle med gressklippere. Lageroppbygginger blir en metode for å løse slike problemer.Sesong

For å eliminere slike lagerbeholdninger må vi koordinere enten tilførselen eller behovet. Vi kan eksempelvis selge kun i perioden når multene finnes. Alternativt vil produsenten av gressklippere søke å forlenge salgssesongen for gressklippere. Vi kjenner til hvordan Norlett i Askim eksporterte gressklippere til Australia og senere hadde snøfresere i produksjon om vinteren og jordfresere i sommerhalvåret (nær identisk oppbygde produkter).

: Den siste situasjonen, der lagerbeholdninger holdes på grunn av usikkerhet, kan ha sin årsak i både timing av tidspunktet og mengden. Men vi opplever også at vrakproduksjon fører til bufferlagre. Dessuten kan det være at underleverandørene har forsyningsproblemer. Eksempelvis, når ledetiden hos leverandørene er meget variable eller det kvantum som blir levert varierer sterkt. I alle disse tilfellene må vi først identifisere årsaken til usikkerheten og eliminere den - før vi kan redusere bufferlageret.Buffer

Anvendelse av funksjonsmetoden

Med denne fremgangsmåten vil vi få en bedre måte å angripe lagerbeholdningene. Første steg er å klassifisere lagerbeholdningen - til den funksjonen den har. Når vi har identifisert de forskjellige funksjonene beholdningen har, kan vi bruke disse funksjonene til å finne de underliggende årsakene. Det er disse årsakene vi må angripe og eliminere før vi kan ha håp om å eliminere de tilhørende lagerbeholdningene. Det er derfor beholdninger er et resultat av funksjoner. Lagerbeholdninger er et symptom og du kan aldri angripe et symptom for å kvitte deg med årsaken.

La oss forfølge en virkelig situasjon omkring lagerreduksjon, se nærmere på forskjellige former for lager og hvor vi finner dem i forsyningskjeden.

Hvordan angripe beholdningene

Alle bedrifter har en kroneverdi på sine lagerbeholdninger, men få bedrifter har en klar forståelse av hvordan denne kapitalbindingen kan reduseres. Ja, ofte hører jeg at bedrifter tror de har for lite på lager - fordi de ennå stadig mangler materialer og deler til produksjonen.

Vi så at det er nødvendig å identifisere hvilke oppgaver/funksjoner lagerbeholdningene ivaretar. For å eliminere behovet for en lagerbeholdning må vi angripe funksjonen den ivaretar - eksempelvis upålitelige leveringstider fra en leverandør. Når vi har ordnet opp med leverandøren, eller byttet til en leverandør som kan overholde leveringsavtalen, kan vi kvitte oss med lagerbeholdningen.

I den neste artikkelen skal vi se på fem typer/kategorier av lagerbeholdninger, deres lokalisering i supply kjeden, hvordan vi kan identifisere kandidater av beholdninger for eliminering og hvordan vi kan få til en fornuftig styring av det hele.

--------------

Artikkelforfatter er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)Oddvar Eikeri

www.logistikk-ledelse.no © 2006