Innkjøp i Norge

I de to foregående artikler om innkjøp har vi sett på en undersøkelse utført i USA omkring kritiske faktorer ved innføring av JIT innkjøp. Hvordan er så forholdene i Norge? Dessverre er det svært få bedrifter som har innført JIT innkjøp - jeg kjenner bare til en håndfull. Noen undersøkelse av disse bedriftene finnes ikke, men det vi vet om dem er at de er blant de mest konkurransedyktige på verdensmarkedet.

Oddvar Eikeri

I JIT-filosofien er ett av verktøyene å spørre hvorfor, fem ganger. Da er man som regel ved roten av problemene. Ved å gjøre noe med de grunnleggende årsakene til problemet kan man fjerne problemet.

Et annet godt verktøy er problemsirkelen, som også går under betegnelsen Demings sirkel. Problemsirkelen starter med å definere problemet og samle inn fakta rundt problemet. Deretter studerer man og gjør seg godt kjent med problemet gjennom dette materialet - søker etter årsakene (bl.a. ved å spørre hvorfor, fem ganger) til at problemet eksisterer. Når årsakene er funnet, blir løsningen å gjøre noe med dem. Neste steg er å sjekke at løsningen virker. Dersom løsningen virker, vil den gi den nye standarden for hvordan vi skal drive.

La oss følge samme metoden for å se på innkjøpsfunksjonen i Norge.

Innkjøpsfunksjonen i Norge - nåsituasjonen

Slik verden har utviklet seg, med sterkere konkurranse og større spesialisering, blir de fleste produksjonsbedrifter nærmest å betegne som samlefabrikker. Det er mange underleverandører som forer fabrikken med komponenter. Innkjøpte deler og materialer står for 60 - 80 % av en vanlig produksjonsbedrifts kostnader, 10 - 15 % av kostnadene går til direkte produksjonslønn og ca. 20 % til faste kostnader. Dette betyr at den typiske innkjøpsavdelingen bruker over dobbelt så mye penger som alle andre avdelinger i bedriften til sammen. Et raskt overslag viser at 5 % reduksjon i prisen på innkjøpte deler og materialer betyr det samme for bunnlinjen til bedriften som eliminering av en tredjedel av de ansatte i produksjonen. Dette betyr at innkjøpsfunksjonen spiller en stadig viktigere rolle etter som utviklingen går videre i denne retningen - mot spesialisering og samlefabrikker.

Vi ønsker å vurdere innkjøpsfunksjonen, så hvordan arbeider den?

Etter at bedriften har funnet frem til en leverandør og forhandlet frem en pris, skjer det et antall andre ting i innkjøpsprosessen, ting som ikke tilfører verdi til produktet:

Ingen av gjøremålene på listen øker verdien på vårt produkt i kundens øyne, likevel er de alle typiske gjøremål og en del av de kontrollmekanismer som vi opprettholder mellom innkjøper og leverandør. Alle aktivitetene på listen påfører bedriften kostnader.

Men kostnader er ikke den eneste påvirkningen leverandørene har på en produksjonsbedrift. Deres kvalitet kan skape eller ødelegge et produkt. Dessuten, reaksjonstiden mot kundene dikteres ofte mer av ledetiden mot leverandørene enn av bedriftens interne gjennomløpstider.

Vi vet at kostnadene og disse andre forholdene er viktige parametere i vår konkurranseevne.

Det store spørsmålet er: Hvordan kan bedriften gjøre noe med dem og kostnadselementene som er knyttet opp mot innkjøpsfunksjonen?

I JIT-filosofien er eliminering av sløsing en hovedinnfallsvinkel til å gjøre forbedringer. JIT er ingen «Quick Fix» og JIT innkjøp er like forskjellig fra tradisjonelt innkjøp som JIT-produksjon er fra tradisjonell produksjon. Men det JIT-filosofien i begge tilfeller ønsker å oppnå er det samme - å eliminere sløsing.

En bedrift kan ikke bli en sterk konkurrent på verdensmarkedet uten å ha utviklet virkelig partnerskap med sine leverandører både mht kvalitet, leveringstider, presisjon i leveransene og totale kostnader. Men JIT innkjøp gir rammen for et slikt partnerskap.

JIT innkjøp

Det er tre forskjellige kategorier av sløsing som må angripes for at en bedrift med hell skal kunne gjennomføre JIT innkjøp. Først er det sløsingen i bedriftens egen produksjonsprosess:

Disse sløsingene tar til sammen 99 % av all produksjonstid i bedriften - og gjennomløpstiden kan reduseres tilsvarende.

Den andre kategorien av sløsing finner vi i selve innkjøpsprosessen, i forholdet mellom innkjøper og leverandør og i kontrollmekanismene dem imellom.

Den tredje kategorien av sløsing finner vi i produksjonsprosessene hos leverandørene. Det vil være sløsing av samme type som vi finner i egen bedrift.

Siden den gjennomsnittlige produksjonsbedriften kjøper 70 % av sine komponenter og materialer fra underleverandører, vil mye sløsing også være å finne hos leverandørene. Bedriften må derfor hjelpe sine leverandører med å eliminere sløsingen i deres produksjonsprosesser.

Men før en bedrift kan gå inn å hjelpe sine leverandører med å eliminere sløsing, må den søke å eliminere sløsingen i sin egen produksjonsprosess og deretter søke å eliminere sløsingen i selve innkjøpsprosessen.

Eliminering av sløsing i innkjøpsprosessen

Det åpenbare stedet å starte er ved kvaliteten. Det er nødvendig å eliminere mottakskontrollen. Mange hevder at det vil øke bedriftens risiko om mottakskontrollen tas bort. Til det er å si at i JIT-verdenen sikres kvaliteten lenge før mottakskontrollen.

Det er jo ikke slik at mottakskontrollen kan elimineres over natten ved å sende ut et skriv til de berørte parter. Nei, det ligger mye hardt arbeid til grunn før leverandørene makter å bygge kvaliteten inn i produktene - slik at vi slipper å kontrollere og sortere dem for å finne de brukbare delene, pluss sende rapporter etc. tilbake til leverandørene.

JIT er, som sagt, ikke en «Quick fix» men langsiktig tenking, problem løsning (gjennom å eliminere årsaker). Det krever mennesker som jobber med leverandørenes personale for å sikre at de forstår sløsing og hvordan de kan bidra til å eliminere den. Minimumsresultat er at inspeksjonen mht kvaliteten gjennomføres hos leverandøren - slik at vi unngår en dobbel kontroll. Langt bedre er det at leverandørene forstår sine egne prosesser godt nok til at de kan gjennomføre ting riktig første gang og hver gang - slik at overvåking av prosessene erstatter inspeksjoner og kontroller.

Endring av holdninger

Dessverre er det ikke mulig å gjennomføre slike endringer med de tradisjonelle avstands holdninger. Holdninger som fremdeles er toneangivende her i landet og som er til stor hindring for å ta ut det enorme potensialet som ligger i en ny innkjøpsfilosofi.

Starten på en innføring av JIT innkjøp må bli å utvikle et nytt holdningsmønster overfor leverandørene og gå bort fra dagens mønster om at:

Men disse holdningene møtes med samme mynt fra leverandørenes side:

Først når vi kan lytte, informere, samarbeide og hjelpe leverandørene til å lage kvalitetsprodukter til oss, vil vi kunne ta ut det enorme potensialet som ligger i en ny innkjøpsæra. Men slik jeg oppfatter den norske innkjøpseliten, vil den fortsette å spille på maktforholdet overfor leverandørene fremfor å tenke nytt, langsiktig og til slutt få i pose og sekk. Jeg stiller spørsmålet: Er bedriftene tjent med at ting fortsetter i samme sporet?

Fremtiden for innkjøpsfunksjonen

Innkjøpsfunksjonen i norske bedrifter oppleves som at den har feil målsetting, feil opplæring, feil fokus og svake resultater. Ja, hva er resultater for en innkjøpsfunksjon? Jeg har i mange år observert innkjøpsfunksjonen i norske bedrifter og ikke minst observert den opplæring og fokusering som ligger til grunn for denne. Hvilke grunnleggende mangler er det og hva skal til for å rette opp?

Innkjøp oppfattes ofte som å være både omfattende, komplisert og fylt med juridiske forhold. Ja, en av de mange observasjoner jeg har gjort er at man fra velmenende organisasjoner innen næringslivet blir gjort oppmerksom på faren ved å glemme at en god jurist må lese gjennom innkjøpsdokumentene før de slippes ut mot leverandørene. Leverandørene blir her mistenkeliggjort og sett på som noen luringer - der en må beskytte seg med advokater. Kanskje er det ikke så rart at det, hos ikke JIT-bedrifter, fortsatt er slik. At vanlige bedrifter fokuserer på pris er en kjent sak - noe som ofte fører til at man lurer seg selv og gjør mange feilvurderinger.

Når vi som privatpersoner er ute og handler, kjøper vi ikke et produkt, nei, vi kjøper noe som fyller et behov vi har - enten det er kjøp av bil, gressklipper eller middagsmat. Kan det være at alt starter med betegnelsen innkjøp? Burde vi kanskje heller bruke ordet forsyning? Jeg er ikke den eneste som har kommet på dette som navn på funksjonen, men det har ikke slått an i innkjøpskretser. Kanskje ville det sette fokus på andre ting enn det de åpenbart ønsker, eller kanskje det bunner i den prestisjen som i dag sikkert forbindes med den makt innkjøpsfunksjonen innehar - på godt og vondt (forhandlingskraft og smøring).

I neste artikkel om innkjøp skal vi se på en case om hvordan en bedrift så lyset og innførte JIT innkjøp. Bedriften fikk ikke bare strålende resultater, men også stor heder, priser og positiv markedsprofilering. Husk, JIT innkjøp er ikke noe eksperiment, men noe som beviselig har fungert uovertruffent - over lang tid.

-------------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)eikeri@propartners.no

www.logistikk-ledelse.no© 2005