Av Stein Smaaland 1. juni 2005 08:00

Dialog

Team 3000 har i jakten på et Ekte team kommet frem til at Dialog er verdt en plass i verktøykassen. Men - dialog er ikke et verktøy, men snarere en arbeidsform. Glem grupper på utflukt nedover fossen eller opp bergveggen eller bærende på tømmerstokker gjennom Nordmarka. Glem endeløse diskusjoner. Dette er mye bedre.

Siden sist er Liv Ragnhild Loven blitt medlem av Team 3000, og deltar nå i jakten etter et Ekte team.

Team 3000

På reisen til Ekte team har vi siden starten besøkt mange steder (Team 3000, 2000a). Sett utenfra skal et ekte team oppføre seg som en enhet, ta hensyn til hverandre, arbeide mot samme mål og synlig trives med hverandre. Ettersom kompetansen øker, klarer teamet av større utfordringer og opplever den gleden underveis som gjerne kalles flyt (eller flow på engelsk). Det vil være åpenbart for de som betrakter et slikt team, at det som foregår ikke er noe dagligdags.

Vi har også forsøkt å analysere det som skjedde fra en gruppe-psykologisk vinkel. Vi vet hva vi kan få ut av tømmerstokker og rafting, vi vet også at dette ikke passer for alle. For oss var det viktig å få til noe som fungerer bedre, en prosess eller arbeidsform som sikrer at deltagerne lærer hverandre å kjenne i realistiske omgivelser. Vi tror for eksempel at de færreste logistikksjefer bærer tømmerstokker gjennom Nordmarka, og vi vet ikke helt hvordan slike ferdigheter skal overføres til det daglige. Slike aktiviteter er verdifulle, men om et Ekte team har som målsetting å utvikle nye produkter eller drive frem et prosjekt, så trenger vi noe som er nærmere virkeligheten.

Dette har skjedd

Vi har fått et nytt medlem. Liv er familie- og relasjonsterapeut og arbeider som veileder. Egentlig skulle hun bare ta video av oss når vi jobbet med innlæring av Dialog, for video gjør at vi kan observere gruppeprosessene. Det ble i stedet fullt medlemskap i Team 3000. Integreringen gikk greit og vi som nå er fem kjenner hverandre etter hvert på omtrent samme måte som gode arbeidskolleger. Vi setter pris på hverandre og vi ønsker å dele opplevelser og resultater. Vi er på jakt etter et Ekte team. Allikevel får vi ikke tenning av det vi gjør, det er for tamt, det vi snakker om rister ikke verden i sine grunnvoller. Vi har vært med på det før, det tar lang tid. Kort og godt, vi er for fokusert på målet. For lite fokusert på følelser og hverandre. Det blir for lite lim og for mye innhold. For lite lim og for mye innhold - innholdet det er all kunnskapen vår. Vi har alle høyere utdannelse og masser av etterutdannelse. Vi har fulgt med i livets skole alle sammen. Og vært med på dusinvis av teamøvelser, både som deltager, fasilitator og arrangør.

Det er ikke noe feil med innholdet i Team 3000. Men det må lim til. Sa jeg teamøvelser? Konkurranse skaper team. Hvem løser oppgaven fortest. Andre teamøvelser fjernet konkurransen, da var det samarbeidet som skulle dyrkes frem. Vi hjalp de svakeste over hindrene - de svakeste veide over 100 kg og ble fort slitne. Vi hjalp teamlederen over hindret, fysisk var han håpløs. Den siste vi ville hatt med på laget om det var konkurranse. All right fyr, så han aksepterer det sikkert.

Team 3000 konkluderer at dette ikke dekker hele behovet, og risikoen for at det blir en negativ opplevelse for en eller annen er stor. Har de vanlige øvelsene overhodet noen mening?

Tor har geleidet oss gjennom noen psykodrama-øvelser, mye godt lim i disse (Team 3000, 2004). Det er da Sverre forteller om et kurs han var på, i Sverige (Isaacs 1999).

Dialog

Forestill deg fem personer som sitter i en sirkel. En av disse er «veiviser». Veiviseren er den som skal fortelle om sin mening om et eller annet. Veiviseren taler om sin mening ut fra seg selv, de andre lytter med respekt og hjelper veiviseren ved å gi støtte og ved å påpeke ting han har glemt eller utelatt. Det er en av deltagerne som har som oppgave å være veiskuer, overvåke utviklingen i forhold til oppgaven og rollene. Veiskueren griper ordet når prosessen tar feil retning, får prosessen inn på sporet igjen. Alle er positivt interessert i å få tak i veiviserens virkelige mening om saken. Slik blir veiviserens fortelling så komplett som mulig. Så skifter fokuset, det er en annen som blir veiviser. Dialogen er i gang. Det er masser av lim i denne prosessen.

Egentlig er nok dialog en eldgammel sak, som kom ganske naturlig rundt leirbålet der man lyttet til de eldste med respekt. Forestill deg hvordan folk sitter rundt flammene og lytter, av og til bryter noen inn for å stille spørsmål eller komme med kommentarer, noen alvorlige, andre lystige. Alle voksne deltar, mens barna ser på og lærer dermed spillereglene. Det er helt naturlig ved leirbålet at fokus forblir ved den som forteller. Så skifter fokus til en ny veiviser. Omtrent slik foregår også vår dialog, jfr. faktarute «Grunnleggende om Dialog».

Debatt

Team 3000 sammenlignet tidligere dialogen med debatten (Team 3000, 2000b). Debatt virker som ren maktkamp i forhold, gruppen blir splittet og fører til avstemming. Selvsagt kan debatt og diskusjon bygges på respekt - vi angriper saken og ikke personen. Debatt er raskere, fører til en langt raskere gruppedynamikk der de sterkeste vinner. Debatter er lette å manipulere. Limet oppstår gjennom følelsesmessige allianser, men risikoen for negative prosesser er overhengende. Vi blir fort ute av stand til å skille følelser fra innhold, og kompromisser tror vi er uforenlige med Ekte team.

Jo da, midt inne i en Dialog falt vi tilbake til Debatt. Det ble nemlig plutselig to veivisere samtidig, og det oppstod en konkurranse om hvem som hadde mest rett. Kanskje er det slik at Dialog slett ikke er naturlig i vår kulturkrets? Vi ble enige om at dialog må læres, rollene må innøves, spillereglene respekteres, og skjulte agendaer og bevisste og ubevisste spenninger må legges på bordet, forstås av alle og håndteres eller avventes i samstemthet. Jfr. faktarute «Samtalevalg» (Isaacs 1999).

Mål og mening

Midt oppi det hele stilte vi spørsmålet om et Ekte team behøver et mål? Om det ikke er greit å være en gjeng med entusiastiske mennesker som liker hverandre og snakker om hva som helst. Vi tror det er greit, men en slik godt sammensveiset gjeng kan allikevel være ute av stand til å levere noe, dersom de blir kallet. Det har definitivt noe med innhold å gjøre, ikke bare lim. Innhold innebærer at teamet må ha kompetanse i forhold til hva som er formålet. Et Ekte bridgeteam må nødvendigvis ha kompetanse i bridge. Et Ekte elektrikerteam kan kanskje ha med en IT-sjef, men uten elektrikere blir det dårlig med leveranser. Det er dessuten sannsynlig at IT-sjefens bidrag blir å være håndlanger, og ikke det han kan best.

Derfor sitter vi igjen med tesen at både lim og innhold er nødvendig i et Ekte team. Men er det nok? Hva gjør at et Bridgeteam blir stadig bedre og trives? Kan det ha med økte utfordringer å gjøre? Vi tror det. Et Ekte team, en Ekte dialog, tror vi behøver lim, innhold, og et rimelig utfordrende mål.

Flyt

Eller flow som det også kalles, kan kobles til en lykkefølelse ved at man klarer utfordringer som man har satt seg selv. Denne lykkefølelsen er koblet til produksjon av adrenalin og endorfiner. Dette er belønningen for å lykkes, dette er motivasjonen som driver oss fremover. Vi må bare ha det.

Lykkefølelsen oppstår ifølge teorien ved at vi utvikler vår kompetanse samtidig som vi setter høyere mål. Om målene er for høye i forhold til vår kompetanse, blir vi kanskje engstelige og hopper av. Om målene er for lave i forhold til vår kompetanse, begynner vi å kjede oss.

Da den private space shuttle ble lansert som en idé i USA, var dette et mål som lå langt utenfor kompetansen til det teamet som startet prosjektet. De hadde aldri gjort noe slikt før, altså hadde de heller ikke kompetanse. Teamet var til å begynne med bare en gruppe, eller kanskje et pseudo-team (Team To Tusen 1998). Den kunnskapen, enkeltmannskompetansen, måtte samles først.

Lim spiller altså ingen rolle dersom gruppen ikke har potensialet til å nå målet. Det er altså ikke bare snakk om å bære tømmerstokker, ja, egentlig er det totalt irrelevant.

Potensiell kompetanse

Vi har altså samlet potensiell kompetanse. Hva skjer så? Jo, man setter seg mål som ligger over det gruppen allerede klarer. Det første målet for en romferge er kanskje ren aerodynamikk. Hvem vet mest om dette? Vedkommende blir veiviser. Brennstoff-teknikk? Også en veiviser. Kan veiviserne bytte plass eller spiller det en rolle i teamet hvem som kan hva? Åpenbart må det være slik at forskjeller i kompetanse og bakgrunn må utnyttes. Kan de forstå hverandre?

Læring oppstår ved at det blir mer rom for hverandres kunnskap, det oppstår bedre ideer og løsninger, man ser flere muligheter og alternativer. Det oppstår en større felles kompetanse som føles verdifull. Og den er altså felles.

Vi øker ambisjonene og kompetansen følger etter. Vi utvikler oss. Vi mestrer. Vi har økt vår kompetanse fordi vi har sett hva som fungerer og unngår (eller avventer) det som ikke fungerer.

Potensielle resultater

Vi begrenses ofte av manglende kompetanse. I Dialog bygges kompetanse istedenfor konkurranse. Gevinsten ved Dialog eller Ekte dialog som vi etter hvert kaller det, er gjennombruddet, følelsen av å flyte og åpne det vi ikke kunne forutse.

I praksis tror vi de fleste team er langt fra flyt. Men vi er også sikre på at det finnes ledere som intuitivt har forstått hvordan de oppnår ekstraordinære resultater gjennom flyt. Vårt forslag er å bygge inn forutsetninger for Ekte dialog, heller enn å stole på lykken.

Vi tror Team 3000 gjennom mye trening på grunnleggende prinsipper og ferdigheter nå er på god vei til å mestre Ekte dialog.

Fallgruver

Vi har allerede nevnt hvor lett det er å falle tilbake i konkurransemodus. Men det er også andre farer som lurer. Dialogen skaper, tror vi, unikt lim i en gruppe. Dette limet kan bety at det oppstår usunn enighet innad som konsekvens av ytre «fiender». Det finnes mange eksempler på usunn rivalisering mellom avdelinger, prosjekter og personfokuserte grupper.

Alle grupper eller team vil også kunne utvikle Gruppetenking, dvs. at uenighet undertrykkes (Smaaland 2005). Det var dette som skjedde da amerikanerne invaderte Grisebukta på Kuba, en fullstendig mislykket militær operasjon fra første stund.

Det er heller ingen tvil om at sunn dynamikk i et Ekte team vil innebære grupperinger i flertall og mindretall, og at dette er en del av fremdriften og behovet for beslutninger.

Det er måten det skjer på som er unikt i Ekte dialog.

Oppsummering

Det ville være feil å tro at vi ikke setter pris på frisk luft, for vi kan godt tenke oss helt andre rammer for Dialogøvelser enn et konferanserom. Dialog fungerer som et energifelt, der det som frigjøres kan bli større enn summen av den enkeltes bidrag, jfr. figur 1. Og vi er på sporet av hvorfor det fungerer. Rett og slett fordi det er god psykologi.

Temaene er så relevante som vi gjør dem. Dialog kan brukes på alt fra dagligdagse problemer og middels konflikter til kulturforståelse, strategisk planlegging og prosjektledelse. Sammenlign det gjerne med å bære tømmerstokker som ledd i strategisk planlegging.

Team 3000 har hatt som mål en arbeidsform som bygger gode resultater gjennom gode relasjoner. Dialog er en slik form for samarbeid der deltagerne utfyller hverandre og har respekt for hverandre, utnytter uenighet som ledd i en fremdrift og oppnår arbeidsglede gjennom felles bidrag. Roller er viktige i den totale kompetanse. Og overgangene må trenes. Vi har kommet frem til at en fasilitator med innsikt i dialog og gruppeprosesser nok er nødvendig som starthjelp. Resultatet vil være verdt innsatsen, hva enten det er konflikter som skal løses, team som skal bygges eller kulturell forståelse som må utvikles som del av et internasjonalt lederteam.

Dialog løser selvsagt ikke alle behov, men etter å ha forsøkt ser vi i Team 3000 at det har brakt oss et langt stykke videre. Vi stiller derfor gjerne opp dersom du vil vite mer.

Referanser

--------------

Grunnleggende om dialog

Hvem er det som gjør at det blir en dialog? Svaret er: Alle deltagerne. Alle må ha kunnskaper om spillereglene og være innstilt på å handle i følge disse. Til å begynne med er det greit bare å ha lest dem og ha en grunnleggende forståelse, alle har ikke behov for å være øvede. Etter hvert som prosessen går blir man mer og mer øvet og interessen gjør at man også begynner å bearbeide seg selv for å bli bedre. Det er det enkelte individ som gir rom for dialog. Dialog forutsetter mestring av de fire ferdigheter, de fire roller, og de tre språk;

De fire ferdighetene: 1) Å tale ut fra seg selv, 2) Å avvente, 3) Å respektere, 4) Å lytte

De fire rollene: 1) Veiviseren, 2) Veiskueren, 3) Opponenten, 4) Supporteren

De tre språk: 1) Sakens språk, 2) Følelsens språk, 3) Handlingens språk

De tre språk relaterer seg til de tre greske verdiene: 1) det sanne, 2) det skjønne, 3) det gode.

I opplæring og forbedring av arbeidsformen dialog behøves dessuten en femte rolle: 5) fasilitator.

--------------

Team 3000 i Dialog

Visjon: Ekte team Mål: Gode resultater gjennom gode relasjoner Verdier: Åpenhet, ærlighet, tillit, gjensidighet, toleranse Virkemidler: a) å gjøre ting sammen, b) å lære av hverandre, c) artikler om reisen

Tor Våge

Femten års ledelseserfaring fra IT-bransjen, innen innkjøp, logistikk, IT-systemer og salg. Arbeider som psykoterapeut, Reiki-lærer og healer.

Liv Ragnhild Loven

Tredve års prosjekterfaring innen utvikling og bruk av ulike veiledningsmetoder. Utdannet familie- og relasjonsterapeut (Marte Meo supervisor). Arbeider som kommunikasjons- og gruppeveileder.

Paul Olson

Tyve års erfaring fra internasjonale lederjobber. Utdannet siviløkonom, i gang med psykologistudier. Arbeider som headhunter og miljøterapeut.

Sverre Farstadvoll

Tredve års ledererfaring innen logistikk- og materialadministrasjon. Utdannet ingeniør og bedriftsøkonom.

Stein Smaaland

Tyve års ledelseserfaring fra internasjonale organisasjoner og bedriftsrådgivning. Utdannet cand. real. og bedriftsøkonom, i gang med PhD-studier innen kommunikasjon.

www.logistikk-ledelse.no© 2005