JIT-kontakten:

Reduser omstillingstiden av maskiner med 80 prosent

Hva er ditt nyttårsforsett? Dersom bedriften ikke har andre, vil jeg foreslå ett som virkelig vil kunne gjøre underverker for bedriften. Les videre og se om du er enig i dette nyttårsforsettet.

Oddvar Eikeri

Det beste nyttårsforsettet jeg kan tenke på for en produksjonsbedrift er å redusere omstillingstiden i produksjonen dramatisk. Dette vil øke konkurransekraften betydelig - fordi seriestørrelsen kan reduseres tilsvarende og dermed kapitalbindingen og plassbehovet i produksjonen. Dertil kommer bonusen med bedre kundeservice - som igjen burde gi flere kunder.

For å hjelpe bedriften i gang vil jeg presentere en praktisk og økonomisk måte å gjennomføre en slik dramatisk reduksjon på. Mine erfaringer fra å hjelpe bedrifter med å redusere sine omstillingstider vil jeg dele med deg - og det er en del faktorer å ta hensyn til.

Kostnader

Det første spørsmålet ledelsen stiller meg, etter at jeg har garantert minst 50 prosents reduksjon av omstillingstiden, er hva det vil koste å gjennomføre en slik reduksjon i deres bedrift.

Svaret er: min tid til å hjelpe med den første omstillingen, deretter ingen kost til utenforstående - og små interne kostnader dersom bedriften utnytter det utstyret og det personalet som ledelsen allerede har i bedriften. Ja, etter denne artikkelen kan bedriften kanskje gjøre hele jobben alene.

Min påstand er altså, ut fra mine erfaringer, at bedriften kan redusere sine omstillingstider med minst 80 prosent uten å bruke penger på nytt utstyr og med lite eller ingen konsulentbistand - så følg med.

Målet

er meget enkelt; å redusere omstillingstiden eller uproduktiv maskintid, og å kunne gjøre omstillinger oftere. Hvorfor ønsker ledelsen å redusere omstillingstidene i produksjonen? Fordi ledelsen da kan ha kortere produksjonsserier, og når seriestørrelsene reduseres blir det lettere å styre produktenes kvalitet. Operatørene vil da lettere kunne se defekte produkter og trekke dem ut fra videre bearbeiding i produksjonen.

Ved å beherske å kunne gjøre omstillinger ofte vil ledelsen kunne fremstille det antallet av produktet som kundene ønsker - når kundene har behov.

Slik det vanligvis er i bedriftene er at seriene er alt for lange, hvilket fører til at kundene må vente - både fordi det produseres produkt som ingen skal ha og som må lagres og at maskinparken er opptatt med å produsere noe som skal til lager før man kan starte på kundens produkt (kfr. overproduksjon).

Fordeler å høste

Når omstillingstiden er redusert og fabrikken greier mange omstillinger, kan man høste følgende fordeler:

Produksjonsledelsen vet hvor kostbare disse elementene er.

Hvordan komme i gang

Det er viktig at ledelsen forstår at det er omstillingsfolkene og operatørene som er «ekspertene» på utstyret i fabrikken deres. Operatørene er konstant i kontakt med utstyret og de vet mest om det - ikke ingeniørene eller styret.

I et virkelig JIT produksjonsmiljø er de ansatte fullstendig involvert i problematikken og løsningen på et problem.

Et annet poeng å huske er at eierskapet på fabrikkgulvet er vitalt for suksess i prosjektet med omstillingsreduksjon. Dette oppfylles ved at omstillingspersonale, operatører og avdelingsledere er med på avgjørelser og aktiviteter i prosjektet.

Omstillingsgruppens målsetting

Ansvaret til gruppen er å komme opp med en virkelig tidsbesparende omstillingsreduksjon i produksjonsmaskinene. Målet er å få til en reduksjon i omstillingstidene, ikke det å analysere eller lage en rapport om hvordan man kan redusere omstillingstidene.

Det første steget for ledelsen blir å sette sammen prosjektgruppen som skal arbeide med reduksjon av omstillingstider. Denne gruppen må få autoritet til å forsøke ut nye måter å gjennomføre omstillinger. Og dersom det ikke fungerer, må gruppen ha anledning til å forsøke nye veier til målet - uten å få ledelsen på nakken eller måtte gjennom 15 - 20 underskrifter for tillatelser hver gang gruppen skal eksperimentere med nye teknikker eller fremgangsmåter.

Det er essensielt for gruppens suksess med å redusere omstillingstidene at ledelsen delegerer autoritet - og at omstillingsprosjektet har sitt eget budsjett. Det trenger ikke å være særlig stort.

Medlemmer i omstillingsgruppen

En omstillingsgruppe kan eksempelvis bestå av 3 omstillere, en av dem betjener videoopptakene, 2 maskinoperatører. I en JIT bedrift deltar maskinoperatørene ved omstillinger.

Avdelingslederen er også med i gruppen. I noen tilfeller der hun/han er forhindret fra å delta, pga tilgjengelighet, må gruppelederen holde kommunikasjonen med avdelingslederen - for å stadfeste eierskapet til prosjektet med å redusere omstillingstidene.

Fra teknisk side rekrutteres medlemmene til gruppen som har erfaring innen tidsstudier, verktøymakeri, vedlikehold, prosesslayout etc. Det er viktig at teknologene i gruppen vet at målet er å redusere unødige aktiviteter ved omstillingene - og ikke å kjøpe en ny maskin, eller sløse med penger. Deres bidrag er å se til at alle unødige flaskehalser som forsinker en omstilling elimineres, at sikkerhetsrutinene følges og at målinger gjennomføres - alt sett fra deres perspektiv. Kort sagt, gruppen skal utprøve hvilken effekt de nye ideene har på sikkerhet og selve omstillingsprosessen.

En leder, som gjør tilretteleggertjenester, oppnevnes av gruppen. Han/ hun får også rollen med å støtte opp om medlemmenes presentasjoner av tidsreduserende ideer. Omstillingsgruppen blir da bestående av:

Omstillingsarbeidet - videoopptak

Velg en maskin som gruppen ønsker å redusere omstillingstiden på - og ikke en maskingruppe. Jeg lar det alltid være opp til bedriften selv fritt å velge omstillingsmaskinen.

Den første aktiviteten gruppen trenger å gjennomføre er å videofilme en helt normal maskinomstilling på den valgte maskinen på en normal arbeidsdag. Filmingen bør gjøres av en av omstillerne, fordi ingen kjenner bedre til hva som foregår enn han. Dette vil sikre at gruppen får en film det er verd å se og studere.

Opplæringen eller informasjonen til den som skal filme, er at man er interessert i alle aktiviteter som foregår i forbindelse med omstillingen - ikke å fokuser på detaljer. Videokameraet må ha et digitalur slik at vi kan tidfeste de forskjellige aktivitetene i omstillingen når vi senere skal analysere omstillingen.

Vi ønsker å illustrere organiseringen og aktivitetene som inngår i omstillingen. (Det er også greit å stille opp ett eller flere kameraer på stativ - slik at alle hendelser kan fanges opp - start dem samtidig, det letter arbeidet med å tidfeste aktivitetene).

Alle medlemmene i gruppen bør overvære omstillingen - eventuelt gjennomføre selve omstillingen.

Sørg for god nok belysning i omstillingsområdet for å sikre billedkvaliteten. Selv om moderne videoutstyr er meget lysfølsomt vil det være å sløse med tiden å måtte gjøre opptakene om igjen.

Videofilmingen starter når siste del produseres i den gamle serien - og kan avsluttes når den første korrekte delen kommer ut av maskinen i den nye serien.

Dette er det som regnes som omstillingstidens varighet - hos bedrifter som ikke er JIT-bedrifter.

I JIT-bedrifter er den første delen som kommer ut av maskinen korrekt.

Utstyret som trengs for å videofilme omstillinger er:

Alt dette utstyret finnes i bedriften, hos ansatte eller til leie - bedriften trenger ikke å kjøpe utstyret i første omgang. Senere vil man vite mer om hvilket utstyr man trenger til det videre arbeidet og kan gå til innkjøp av dette - om nødvendig.

Noen poenger ved dokumentasjonsprosessen

Før man setter i gang videofilmingen er det viktig å forklare bakgrunnen for filmingen og hva som er hensikten - samt besvare spørsmål fra de involverte.

Bakgrunnen er at videodokumentasjonen gjør arbeidet med å se hva som foregår under en omstilling mulig. I tidligere tider måtte flere personer

observere og notere alle aktivitetene - hvilket kan bli en vanskelig oppgave med etterfølgende diskusjoner og meninger. Med dokumentasjonen og tidsbildet på TV-skjermen i et konferanserom, forenkles arbeidet med å nedtegne aktivitetene, stoppe filmen og spole frem og tilbake for å klarlegge ting.

Målsettingen med å filme omstillingen er å se hvordan den gjøres i dag - og det betinger at man forsøker å få folkene til å gjennomføre omstillingen som vanlig. Mange prøver likevel å være raskere enn normalt for å gjøre et godt inntrykk. Det spiller ingen rolle egentlig - for sluttresultatet vil vise at selv om de på forhånd fikk en måned til å forbedre omstillingstiden på ville det ikke komme i nærheten av det potensialet som ligger i å forbedre omstillingen med SMED-metoden.

Opplys om at ingen vil bli straffet eller miste jobben som følge av hurtigere omstillinger.

Til slutt er det viktig å la omstillingsfolkene få eierskapet til filmene - slik at de ikke blir misbrukt av andre. Min erfaring er at omstillingsfolkene gjør god nytte av filmene i senere opplæringssituasjoner og får et heller avslappet forhold til hvordan det var før SMED metoden ble tatt i bruk i bedriften.

Senere vil man filme de forbedrede omstillingene - for å ytterligere gjøre forbedringer.

Vi skal i flere artikler fremover ta for oss de muligheter og utfordringer som ligger i å arbeide med omstillinger. Jeg har nevnt SMED-metoden (Single Minute Exchange of Die) som er en metode utviklet i Toyota av Shiego Shingo. Vi skal komme tilbake til han og bruken av metoden i neste nummer.

----------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002) www.propartners.no

www.logistikk-ledelse.no© 2004