Systemtenking:

Demings Sjette Dødelige Sykdom

Det blir ofte påpekt at sykefraværet i arbeidslivet er oppadstigende. Hva kan være årsaken? Økende levestandard? For tøff ledelse? Det mange glemmer er at vi først må eliminere alle W. Edwards Demings syv dødelige sykdommer. Denne artikkelserien bygger på det amerikanske symposiet «Best Efforts Are Not Enough!» (ref. 1), og en tilpasning av dette for Norge (ref. 2). USA har ekstremt høye selvfinansierte helsekostnader (ref. 3). Men vi utvikler oss i samme retning.

Stein Smaaland

Dr. W. Edwards Demings ledelsesfilosofi forbindes vanligvis med hans 14 punkter for ledelsen , jfr. «Demings 14 punkter» (ref. 4:kap. 2). Men selv om vi gjennomfører en omfattende prosess for å tilpasse punktene til vår organisasjon, med tilhørende informasjonsspredning, kursing og trening (ref. 5), skjer det dessverre ofte at de forventede forbedringene uteblir.

Årsaken til dette er vanligvis at organisasjonen lider av (minst) en av Demings syv dødelige sykdommer (ref. 4:kap. 3, og ref. 6).

La oss se nærmere på den sjette dødssykdommen. Deretter skal vi se på medisinen.

Dødssykdom 6

Urimelig høye helsekostnader.

Helsekostnader er både direkte og indirekte. De direkte helsekostnadene omfatter forsikringsordninger og bruk av vikarer når medarbeidere er fraværende. De indirekte omfatter lavere effektivitet, stress, mistrivsel o.s.v., kort sagt et dårligere arbeidsmiljø. La oss se på noen typiske symptomer.

Symptomer

Senket overskudd

Mangel på helsefremmende aktiviteter kan bidra til en ond sirkel med stadig flere og stadig lengre sykefravær. Korttidsfravær med egenmeldinger (forkjølelse, sykt barn o.l.) kan utvikle seg videre til langtidsfravær.

Organisasjoner som har høyt sykefravær, høye helsekostnader, har ofte også symptomer på andre dødelige sykdommer.

Belønnings- og evalueringssystemer er ofte medvirkende til medarbeidernes stressopplevelser. En slik stress slår ofte ut i fysiske problemer, problemer som bør behandles jo før jo heller. Organisasjoner som ønsker å senke sykefraværet, vil være tjent med å fjerne sine evaluerings- og rangeringssystemer. Over noe tid vil dette slå ut i mindre fravær (ref. 1).

Andre årsaker til høye helsekostnader er manglende fysisk trening og dårlige sikkerhetsforanstaltninger. Manglende fysisk trening resulterer ofte i belastningsskader og ulike psykiske lidelser. Det sies at dette er skyld i 80% av sykefraværet. Manglende forebyggende arbeid og trening på jobben resulterer i tusentalls skader hvert år. Organisasjoner behøver å sette trening - og re-trening - av alle medarbeidere i system. Ellers vil ikke bare organisasjonen oppleve flere «nesten ulykker», flere ulykker, og flere skader, men også dårligere kvalitet på det som produseres. Manglende sikkerhet resulterer ikke bare i tap for den eller de berørte medarbeiderne og for organisasjonen, men har også konsekvenser for medarbeidernes familier. Andre konsekvenser kan være økte forsikringspremier og kostbare kompensasjoner.

Frykt gir stress

Stress kan i sin tur resultere i depresjon og ulike fysiske symptomer. Helsekostnadene kan øke ytterligere dersom medarbeiderne ikke tar kontakt med helsemyndighetene tidlig nok. Systematisk bruk av bedriftshelsetjenester er dessverre ikke så utbredt som arbeidsmiljøloven med forskrifter legger opp til.

Arbeidsglede

Trivsel i jobben og i arbeidssituasjonen er grunnleggende for å redusere høye helsekostnader. Dersom det ikke finnes arbeidsglede, er stress og ulike symptomer av stress til stede eller nær forestående. Og jo mer stress, desto dårligere arbeidsmiljø, desto lavere effektivitet, desto lavere motivering, desto mer sykefravær. Desto høyere helsekostnader.

Når stolthet for arbeidet er fraværende, blir ofte medarbeiderne deprimerte. Utbrenthet er et annet begrep. Det er nok kommet for å bli. Dersom vi ikke makter å eliminere årsakene til denne sjette dødssykdommen.

USA er verre

I USA betaler mange organisasjoner høye forsikringspremier for sine ansatte (ref. 3). Helseutgiftene er dessuten langt høyere enn i et relativt sosialdemokratisk land som vårt eget.

Men, i det norske nyhetsbilde har vi i de siste årene observert en viss utvikling også her hjemme. Flere private helseinstitusjoner dukker opp, med stadig færre restriksjoner og flere muligheter. Alternative medisiner. Flere profesjoner. Legemidler blir tilgjengelig i dagligvarekjedene. Og medieverden presser frem flere populister, og dermed et større mangfold, hvilket innebærer større risiko og flere avvik.

Heller ikke i Norge kan vi lenger overse den sjette dødelige sykdommen.

Så la oss se på medisinen.

Demings 14 Punkter

Denne sjette av Demings dødssykdommer kan kureres med Deming-punktene 1, 6, 8 og 13, jfr. «Demings 14 punkter».

Vi har kommentert punktene 1, 6 og 8 i forbindelse med de tidligere sykdommen (ref. 6), men siden punktenes fokus varierer fra sykdom til sykdom, kommenterer vi 1 og 8 igjen;

Å etablere et overordnet mål, en hensikt, for organisasjonen, omfatter å vedlikeholde det fysiske arbeidsmiljø, utstyr, inventar, møbler, for å skape en sikker og hensiktsmessig arbeidsplass. Dette vil bidra til økt trivsel og effektivitet. Studer gjerne punkt 1 nærmere for ytterligere fakta (ref. 4 og 5).

Frykt er en bakenforliggende årsak til mange problemstillinger. Stress, mistrivsel, belastningsskader, utbrenthet. Og økt sykefravær. Å investere i å eliminere årsakene til frykt og destruktiv uro, og å erstatte frykt med arbeidsglede, vil redusere sykefraværet. Punkt 8 forteller mer om hvordan (ref. 4 og 5).

Kompetanseutvikling, både faglig og funksjonelt, både sosialt og menneskelig, bidrar ofte til å senke sykefravær, stress og mistrivsel. Riktig ernæring, rekreasjon, fysisk trening og andre forebyggende helseaktiviteter likedan. Punkt 13 har mer å fortelle oss om dette (ref. 4 og 5).

Dermed går vi over til den kraftigste medisinen - Demings helhetlige kunnskapssystem, jfr. faktaruten «Det helhetlige kunnskapssystem» (ref. 7 og 8:kap. 4).

Det helhetlige kunnskapssystem

Det helhetlige kunnskapssystem omfatter fire gjensidig avhengige pilarer, hvorav den siste kanskje er mest direkte involvert i helsen vår. Det å skape en atmosfære med takhøyde og åpenhet, der medarbeiderne forstår hverandre, er et langt skritt på veien mot færre misforståelser og færre destruktive konflikter. Spesielt ledere må være oppmerksomme på at alle mennesker er forskjellige, at vi er gode til ulike saker, at vi lærer på forskjellige vis.

Den tradisjonelle leder oppnår resultater ved å uniformere arbeidsplassen, ved å skape mindre motstand, ved å kreve mer. Den helhetlige leder nærer opp under forskjeller, tilrettelegger for nye utfordringer, ny kreativitet. Det er dette mangfold som skaper ekte vinnere, uten å skape en eneste taper.

En helhetlig leder søker å forstå medarbeidernes psykologi, forsøker å identifisere de forhold som demotiverer, og eliminerer eller minsker dem, slik at den enkelte medarbeider selv kan blomstre med sine gode egenskaper. Ekte motivasjon, ekte engasjement, kommer innenifra.

Jo mer ekte motivasjon, desto mer trivsel, desto flere utfordringer, desto mindre intern konkurranse og desto lavere sykefravær (ref. 7).

«Mennesker er født med mengder av naturlig, indre motivasjon, som mange ledere ikke mestrer å utnytte. Derfor konsentrerer mange ledere seg om mindre fruktbare metoder, om ekstern motivering, som bonuser, interne konkurranser, frykt for å miste jobben o.s.v.».

Referanser

----------

Demings 14 punkter

----------

Demings dødelige sykdommer

----------

Det helhetlige kunnskapssystem

----------

Stein Smaaland er faglig ansvarlig for seksjonen «Ledelse og kvalitet». Etter sine studier på Universitetet i Oslo (cand.real.) og Bedriftsøkonomisk Institutt (bedriftsøkonom) ble Sentralinstitutt for Industriell Forskning (nå: SINTEF) et springbrett for mer kommersielle lederposisjoner. De siste årene har Smaaland hovedsakelig arbeidet med ledelsesrådgivning og styrearbeid.

stein.smaaland@sys.no www.sys.no

www.logistikk-ledelse.no© 2004