LOGMA:

Effektiv bokdistribusjon gir logistiske utfordringer

Bokdistribusjon inneholder mange logistiske utfordringer, både operasjonelt og systemmessig. Det stilles spesielle krav til både vare- og informasjonsflyt for at dette skal bli rasjonelt. Hvordan skal en mest mulig effektivt lagre, plukke og distribuere bøker med de spesielle rammebetingelser dette gir? Det var tema for årets første medlemsmøte, som fant sted hos Sentraldistribusjon. Møtet var et samarbeid mellom LOGMA og Den norske dataforening/Østlandets faggruppe for logistikk.

Jarle Aaram

Sentraldistribusjon har en markedsandel på ca 25 % av bokdistribusjonen i Norge, og behandler ca 50 % av bøkene som går til forhandlere. Med 68 ansatte distribuerer de over 8 millioner bøker årlig. I tillegg ekspederer de 1,6 millioner sendinger for bokklubber og nettbokhandlere. Totalt utgjør dette en konsumentverdi på 1,3 milliarder kroner.

Bokbransjens foretrukne samarbeidspartner

Sentraldistribusjon skal være bokbransjens foretrukne samarbeidspartner innen logistikk, fortalte adm. dir. Arild Åsmul da han presenterte bedriften for de frammøtte. Sentraldistribusjon skal være bokbransjens kompetansepartner innen logistikk, og kjennetegnes ved effektive informasjonssystemer og rasjonelle varestrømmer. Sentrale element i dette er høy kundeservice, stor fleksibilitet og enkelhet i kundeforholdet, fortsatte Åsmul. Det er viktig å legge til rette for å kunne dele all informasjon med kunder (forlag) og kunders kunder (bokhandlere).

Sentraldistribusjon lagerfører ca 19.700 boktitler for 75 forlag. Det er forlagene som eier bøkene. Virksomheten i Sentraldistribusjon er egentlig todelt; de er fjerdeparts logistikkleverandør for forlagskundene, og de er tredjeparts logistikkleverandør for bokklubber og nettbokhandlere. Som fjerdepartsleverandør sørger Sentraldistribusjon både for lagring av bøkene og for ordremottak, plukking, pakking, forsendelse og fakturering samt avregning og informasjon mot forlagene. Totalt utgjør dette ca 2 millioner ordrelinjer pr år. De håndterer også all retur av bøker med tilhørende kreditering og avregning.

Som tredjepartsleverandør for seks bokklubber og en internettbokhandel står Sentraldistribusjon for lagring, plukking, pakking og forsendelse, mens bokklubbene og bokhandelen selv står for ordremottak, fakturering og all videre oppfølging.

Lagerutvidelse i flere omganger

Sentraldistribusjon har hatt en rivende utvikling i volum. Mot midten av 90-tallet ble det klart at lokalene de hadde ikke var hensiktsmessige, og det ville ikke være mulig å ta den ekspansjonen som var ventet, blant annet i forbindelse med distribusjon for bokklubber. Det ble derfor satt i gang et prosjekt for å finne et nytt og mer effektivt lokale. Arbeidet startet med en analyse for å klarlegge håndterings- og lagringsprinsipper og arealbehov, fortalte Arne Kardbom fra det svenske konsulentselskapet Alfakonsult, som ble valgt som samarbeidspartner.

Bokdistribusjon har en del spesielle karakteristika som en må ta hensyn til for å oppnå effektiv lagring og varehåndtering. Disse ble kartlagt og vurdert da en startet arbeidet med nytt lager. Der er betydelige sesongsvingninger. Skolebøker har en markant topp ved semesterstart og liten omsetning ellers i året. Nylanseringer av bøker og kampanjer på senhøsten og fram mot jul gir også en betydelig økning i omsetningen. I disse periodene med stor omsetning er det et begrenset antall titler som skal leveres i relativt stort omfang. Samtidig med dette, og i resten av året, er det et stort antall titler som skal leveres i små kvanta, ofte bare ett eksemplar pr ordrelinje. Distribusjon for bokklubber gir et stort antall av én tittel samt eventuelle vedlegg som skal ut på kort tid. Både lager og arbeidsrutiner må derfor utformes for å dekke hele dette spekteret på en effektiv måte.

Løsningen som ble valgt ble en kombinasjon av høglager som bufferlager og plukklager med all plukking fra gulvplan. I 1997 flyttet de inn i nye lokaler i Østre Aker vei i Oslo. Driften ble opprettholdt uten vesentlige forstyrrelser for kundene under hele innflyttings- og igangkjøringsperioden. Sentraldistribusjon opplevde en sterk økning i volum, og allerede i 2000 ble det behov for ytterligere utvidelser. Plukklageret ble utvidet med en messanin, og det ble bygget flere nye pakkplasser. I 2003 ble høglageret utvidet med 5 nye truckganger, slik at de nå har totalt 11.300 pallplasser i bufferlager.

Nytt logistikksystem

Effektiv bokdistribusjon krever også effektiv informasjonsbehandling. Sentraldistribusjon har hittil benyttet et eldre, egenutviklet system. Både av tekniske og av funksjonsmessige grunner var det nå behov for å skifte dette, fortalte logistikksjef Jan-Erik Stokke. Kravet til informasjon i sanntid vil øke, og systemsiden vil representere en stadig større del av verdiskapingen. Med et nytt system kan Sentraldistribusjon oppnå større fleksibilitet og enklere prosesser, og de kan få ett system som dekker både bokklubb- og direktedistribusjonslogistikken, samt at de kan få en mer effektiv og framtidsrettet kommunikasjon som også åpner for e-handel. Dessuten vil ny teknologi gi bedre driftssikkerhet og sporbarhet.

Prosessen med valg av nytt system startet med opplisting av hovedkrav. Deretter plukket de ut en del aktuelle leverandører som fikk tilsendt kravene. Ut fra svarene valgte de 5 leverandører som de vurderte nærmere. Valget falt til slutt på Microsoft Axapta, som nå er under innføring, avsluttet Stokke.

Moderne standardsystemer innen logistikk er vesentlig forskjellig fra de eldre systemene hvor det ofte var stor grad av egenutvikling og tilpassing. Dette må vi ta hensyn til ved valg av nytt system, sa Petter Thune-Larsen fra Alfakonsult da han presenterte 10 viktige fallgruver og noen fokusområder ved anskaffelse av standard logistikksystem. Det er lett å bli mer opptatt av å beskrive dagens situasjon enn av å finne nye løsninger, og betydningen av ledelsesengasjement, klare ansvarsforhold og gevinstmål blir ofte undervurdert. Dessuten er det lett å bli fascinert av ny teknologi, og dermed undervurdere risikoen som ny og uprøvd teknologi innebærer, var noen av de punktene som ble framhevet.

Det store oppmøtet tydet på at tema for medlemsmøtet var interessant for mange, og de frammøtte fikk både en rekke nyttige tips og et godt innblikk i en del spesielle utfordringer i en bransje som kanskje ikke er så godt kjent for de fleste. I løpet av medlemsmøtet ble det også en interessant omvisning på lageret.

LOGMA benytter anledningen til å takke Sentraldistribusjon for et interessant og lærerikt møte.

www.logma.no

www.logistikk-ledelse.no© 2004