Logistikk i produksjonsbedrifter:

Del 5: Prognoser

Prognoser og prognosemodeller er et evig uttømmende område der mange aktører «bidrar» med sine modeller - mer eller mindre finurlige. Modellene har ofte et tilsnitt av «høyere matematikk» som bidrar til at mulige brukere ikke greier å bedømme brukbarheten. Denne delen i serien tar for seg de grunnleggende forhold rundt det å fremstille prognoser for eget bruk. Vi skal se på hvorfor og hvordan vi kan lage prognoser - samt se på hva som skal til for å unngå mange prognoser som i dag betegnes som nødvendige.

Oddvar Eikeri

Prognoser kjenner vi fra omtale i aviser, radio og TV. Den mest kjente prognosen i Norge er nok værvarslingen, der meteorologene forsøker å forutsi været på kort og lang sikt. De foretar nøyaktige observasjoner av temperaturer, vindstyrker, nedbør, vindretninger, satellitt bilder osv. fra hele verden. Disse dataene blir meldt til meteorologene, som vurderer dem ved hjelp av værvarslingsmodeller i store datamaskinen. Resultatene blir værsituasjoner som igjen blir holdt opp mot tidligere erfaringsmateriale, og så til slutt satt sammen til værprognosen som befolkningen i Norge får servert.

Vi trenger værvarslingen for å planlegge for fremtiden - nær og fjern. Fiskerflåten og flytrafikken trenger informasjoner om vindstyrke og siktbarhet i særdeleshet. Mange andre yrkesgrupper trenger informasjon om muligheter for snø, frost, glatte veier, regn osv. En langtidsprognose som forteller om en kald og regnfull sommer i Norge, vil for eksempel føre til at mange planlegger å flytte ferien til sørligere breddegrader. Dette blir også en nyttig opplysning for reiseselskaper, som dermed må sørge for større kapasitet på fly og hoteller - og kan planlegge i god tid. Det er mye arbeid som blir utført for å skaffe disse værprognosene men likevel vet vi at de ikke er til å stole på. Vi sier at «det er ikke lett å forutsi været».

Det er mange andre som også forsøker å forutsi fremtiden. Vi kan tenke på børsanalytikerne som prøver å forutsi hvordan aksjer og andre verdipapirer vil bevege seg i tiden fremover. Veddeløpsodds er også en prognose - den prøver å peke ut vinnerhesten. økonomene forsøker å forutsi hva som vil skje i landets økonomi. For Norge er det viktig å kunne forutsi hvordan oljeprisen og dollarkursen vil utvikle seg. Vi vet at man bommer mye og ofte i de nevnte fremtidsprognosene, men likevel fortsetter vi å lage dem. Årsaken er at vi er nødt til å planlegge for å kunne møte hendelser i tiden som ligger foran oss - ting som vi ikke kan bestemme over.

Når vi tenker oss om, finner vi at på nesten alle områder i livet forsøker vi å planlegge inn i fremtiden - det vil si at vi bevisst eller ubevisst lager prognoser. Denne delen om prognoser i vår serie om logistikk i produksjonsbedrifter vil være til stor nytte for deg i mange andre situasjoner enn en MA-situasjon. Vi skal behandle temaet slik at det blir lagt vekt på hvordan man bør tenke og handle for at prognosene skal bli vettuge og til best mulig hjelp.

Vi vil se på basisprinsippene og verktøyet som skal til for å lage en prognose - slik at du kan:

Viktigheten av prognoser i logistikk

Produksjonsstyring befatter seg med fremtiden. Fortiden kan ikke styres; vi må starte der vi befinner oss, og forberede for fremtiden. Men for å gjøre det må vi gjette, anta eller best mulig estimere hva som vil skje fra nå og utover. Dersom alle andre ting holdes konstante, kan bedriften bare overleve ved at den kan imøtekomme kundenes ønsker minst så raskt som konkurrentene sine.

På samme måten som planlegging kommer forut for styring og kontroll, så må planleggingen igjen i stor utstrekning baseres på prognoser. Avgjørelser om å kjøpe tomter for å bygge nye fabrikkbygninger, foreta innkjøp av maskiner, utstyr og verktøy, kjøpe materialer, skaffe mer arbeidskraft, sette produksjonsnivåer og etablere produksjonsbudsjettet, er alle normalt basert på prognoser.

Svært få bedrifter kan operere med store nok ordrereserver av kundeordrer til at det er unødvendig å ty til prognoser. Prognoser blir ofte laget av tilfeldige personer i bedriften og litt i hytt og vær - sterkere koordinering i prognose arbeidet i en bedrift ville gi betydelige gevinster.

I denne delen bruker vi ordet prognose om den mekanismen som skal gi oss brukbart tallmateriale for å planlegge fremtiden. Når vi er innforstått med at vi må ha prognoser for å kunne planlegge, blir neste spørsmål hva vi må vite for å kunne lage prognoser. Av interesse blir selvfølgelig spørsmål om frekvenser, tidshorisonter og presisjon, men hva som er en god prognose, kommer også med i bildet.

Hvorfor lager vi prognoser?

Etter innledningen om viktigheten av prognoser kan vi kort si: Vi trenger prognoser for å planlegge fremtiden. Det er en grunn-

leggende sannhet om planlegging at den ikke kan gjennomføres med mindre det foreligger noen prognoser om fremtiden. Sagt på en annen måte: Prognoser reduserer usikkerheten i visse antakelser vi må gjøre for fremtiden for å kunne planlegge. Det er viktig å forstå at prognoser bare reduserer usikkerheten - den blir ikke eliminert. Vi kan aldri lite på at selv de beste prognoser er helt riktige.

Hva skal vi prognosere?

Et presist svar er at vi må ha prognoser for all viten vi trenger for å planlegge fremtiden. I en produksjonsbedrift blir det slike ting som:

Vi skal ikke diskutere alle disse faktorene denne gang, men begrense oss til de viktigste - som i de fleste tilfeller er behovet for en komponent. Vi skal også huske at det vanligvis verken er fysisk eller økonomisk mulig å prognosere alle ting i en virkelig situasjon.

I ethvert system er det en ukontrollerbar starthendelse som bestemmer hva som vil hende i resten av systemet. I et material- eller produksjonsplanleggings system blir denne starthendelsen «behovet for en komponent». Jo flinkere vi er til å bestemme fremtidige nivåer for dette behovet, jo bedre kan vi styre systemet og dermed gjøre det så effektivt som mulig. Det som starter systemet, er altså et behov for et fysisk produkt. Jo bedre vi kan estimere dette behovet, jo bedre er vi i stand til å planlegge.

Under spørsmålet om hva som må prognoseres, må vi ta med at problemene rundt komponent miksen er viktige. Det er få bedrifter som bruker bare en type råmaterialer eller innkjøpt del, eller som har bare et produkt å distribuere. Det er derfor nødvendig å ha prognoser for mange komponenter. Hvordan vi velger ut en komponent, avhenger særlig av hva vi prøver å planlegge. Med andre ord må vi besvare spørsmålet: Hva er hensikten med prognoser?

Gjennom arbeidet med å definere formålet med prognosen får vi samtidig klarlagt mange av de opplysningene vi trenger om de spesifikke prognose dataene. Dersom vi skal planlegge hvor stort ferdigvarelager vi må holde, krever det at vi gjennomgår hvilke typer og nyanser av produktene som kundene vil etterspørre - og hvor mye. Det er disse behovene vi vil søke å dekke gjennom å investere i en viss størrelse på ferdigvarelageret.

En bedrift trenger for eksempel prognoser for å planlegge arbeidskraft og ressurser. Vi har dermed definert formålet og fastlagt visse parametere som særlig interesserer oss og som gjerne blir definert gjennom formålet med en prognose. De er:

For planlegging av arbeidskraft er tidshorisonten vi må planlegge for, gjerne fra 3 til 12 måneder fra nå. Tidsintervallet er den tidsenheten vi må planlegge i. For arbeidskraft er det en måned. Andre typer prognoser krever andre tidsintervaller - ukentlige eller daglige data. Hvor ofte må prognosen fornyes eller rulleres?

For arbeidskraft kan en gang i måneden eller kanskje i kvartalet være nok. Noen prognoser trenger ikke å fornyes oftere enn hvert halvår.

Det fjerde parameteret er målenheten - hvilke data eller termer bruker vi? For arbeidskraft planlegging bruker vi standardtimer, eller en annen form som tillater oss å regne dataene om til antall ansatte. Dette første trinnet danner grunnlaget for den informasjonen vi trenger.

I del 2 vil vi ta for oss hvordan vi lager prognoser.

-----------

«Logistikk i produksjonsbedrifter» er en artikkelserie basert på boken «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» av Oddvar Eikeri. Serien vil være matnyttig lesing for folk som arbeider i næringslivet - spesielt i produksjonsbedrifter. De som skal bidra til bedriftens konkurranseevne på markedet, de som må ta avgjørelser om prioriteringer og de som skal styre mot de overordnede resultatmål vil ha spesiell nytte av lesingen.(eikeri@propartners.no )

Artiklene vil ta utgangspunkt i hva som er avgjørende for konkurranseevnen. Materialflyten og behovet for materialer i en produksjonssituasjon behandles sammen med den praktiske styringen. De metoder og styringsgrep som omhandles er alle gjennomprøvd og virkningsfulle.

Serien har så langt tatt for seg:

www.logistikk-ledelse.no© 2004