Av Roger Stokkedal 1. juni 2004 08:00

Den mest opplagte og tradisjonelt mest fokuserte sammenhengen mellom innkjøp og lønnsomhet er på kostnadssiden. En stadig større andel av bedrifters totale kostnader ligger på innkjøpt material. Det er dog ikke slik at man ved å kjøpe det billigste alternativet alltid oppnår de laveste kostnadene. Dette høres nok ut som en opplagt sannhet, men dessverre ser man altfor ofte at innkjøpere bare jager lave priser og ser bort fra andre kostnadsdrivende faktorer.

Billedlig sett kan man snakke om innkjøpskostnadene som et isfjell, der selve innkjøpskostnaden bare utgjør den delen av fjellet som stikker opp over vannflaten. Andre kostnader man også må ta med i betraktningen i denne forbindelsen er for eksempel:

I forbindelse med lønnsomhetsbetraktninger er det viktig å være klar over at en krone spart er en «ren» krone, mens en krone i ekstra omsetning også må belastes for en stor andel kostnader. La oss ta utgangspunkt i en bedrift som har et marginalt dekningsbidrag på 5 %. Dette innebærer at for hver krone i økt omsetning, går også kostnadene opp med 95 øre. Dette innebærer at en kostnadsreduksjon har 20 ganger større effekt enn en tilsvarende inntektsøkning. Med andre ord; en kostnadsreduksjon på 50.000 kroner får samme effekt som en inntektsøkning på en million kroner.

Ved innkjøp av produkter med lang livstid, må man også betrakte de kostnader som oppstår i løpet av tiden man eier og bruker produktet. Dette kan sammenlignes med en privatperson som kjøper en bil. Den totale kostnaden for bilen i den tid man eier den, er differansen mellom bruktbilprisen og innkjøpsprisen, korrigert for bruksperiodens rentekostnad samt driftskostnader som bensin, vedlikehold, dekk og reparasjoner. Gjør man en slik kalkyle, er det ikke sikkert at den billigste bilen blir den billigste over livssyklusen. Slik er det også med investeringer i en bedrift.

Det burde være selvsagt at også transportkostnaden er med i kalkylen når man skal bedømme to forskjellige innkjøpsalternativ. Dessverre er det ikke alltid slik. Man ser ofte at det ses bort fra denne kostnaden i kalkylen. Dette kan skyldes mange forskjellige ting, men vanlige årsaker er at kostnaden er inkludert i prisen eller at den belastes et annet kostnadssted. Men uansett hva som er årsaken - kalkylen blir feil om ikke denne kostnaden tas med.

Også valg av transportmiddel har betydning for den totale kostnaden. Jo langsommere transportmiddel man velger, desto lengre blir den totale ledetiden og dermed også usikkerheten i varestrømmen, hvilket medfører økt kapitalbinding og ukurans. Generelt kan man si at jo høyere verdi et produkt har i forhold til sin vekt og jo høyere kapitalkostnaden er, desto mer lønnsomt er det å benytte et raskere transportmiddel.

Hver gang man gjør et innkjøp, oppstår det kostnader på grunn av selve innkjøpsaktiviteten. Dette gjelder for eksempel kostnader for ankomstkontroll, håndtering og avrop. Dette innebærer at jo færre innkjøp man gjør - med andre ord; jo mer man kjøper hver gang - desto mindre blir denne kostnaden.

Kostnaden for lagerhold går i motsatt retning sammenlignet med innkjøpssærkostnaden. Dette innebærer at denne kostnaden går ned jo flere innkjøp man gjør - altså; jo mindre man kjøper hver gang. Det interessante når det gjelder innkjøpssærkostnader og lagringskostnader er summen av disse kostnader og når denne er som lavest. Det finnes ulike måter å beregne denne totalkostnad, men den mest kjente metoden er Wilsons formel eller EOQ-formelen. Forholdet mellom de to illustreres i figur 1.

Det må tillegges at denne metoden for beregning av totalkostnader i forbindelse med innkjøp og lagervirksomhet har sine svakheter. Svakhetene er først og fremst knyttet til metodens viktigste forutsetninger, hvilke er:

Kritikken er absolutt berettiget, og man bør derfor betrakte det foreslåtte innkjøpskvantum som en rettesnor. Et viktig argument for å bruke metoden er at alternativet er å ikke gjøre slike vurderinger i det hele tatt. I praksis har det også vist seg at metoden er utbredt i næringslivet og de fleste ERP-system bruker slike beregninger i sine innkjøps- og produksjonsstyringsmoduler.

Kassasjonskostnadene står først og fremst i relasjon til to faktorer - lagernivåene og produktkvaliteten. Jo større lagernivåer, desto lengre ligger varene i gjennomsnitt på lager og jo større blir dermed sannsynligheten for ukurans og skader. For visse produkter er dette forholdet helt åpenbert, for andre kan det være litt vanskeligere å se. Om man for eksempel antar at melk har en holdbarhet på en uke og en butikk kjøper inn for å dekke etterspørselen i to uker, kan alle se at dette må innebære at halvparten av det man kjøper inn kommer til å bli for gammelt og må kasseres eller selges til redusert pris. Dette forholdet finnes for alle varer og med en stadig kortere livssyklus for de fleste varer, blir dette forholdet sterkere og sterkere. Man kjøper for eksempel ikke inn datamaskiner og lar disse ligge på lager i to år før de selges.

Produktkvaliteten er også viktig for kassasjonskostnadene. Om for eksempel kvaliteten er så dårlig at 10 % av varene må kastes, kan dette sammenlignes med en kostnadsøkning på i overkant av 11 % (1 - (1/0,9)).

Mankokostnaden kan defineres som kostnaden for at man ikke kan selge i en situasjon der det finnes en etterspørsel. Det finnes en klar sammenheng mellom sannsynligheten for manko, ledetider, lagernivåer og stabilitet i etterspørselen. Man kan forenkle dette og si at man har lager for å kompensere for lange ledetider og ustabil etterspørsel. Om det var mulig å oppnå en ledetid lik null, skulle man kunne eliminere lageret helt og likevel unngå mankosituasjoner - uavhengig av om etterspørselen er stabil eller ikke. Ettersom verden sjelden ser ut slik, må man ha en buffer i form av lager for å redusere risikoen for en mankosituasjon.

Ettersom lagernivåene direkte avgjøres av den mengde som kjøpes inn hver gang, er det i stor grad innkjøp som er ansvarlig for hvor mye kapital som bindes i lager. Som vi tidligere har vært inne på, finnes det både fordeler og ulemper med å kjøpe ofte og i små mengder når det gjelder kostnader, men for kapitalbindningen er frekvente innkjøp bare av det positive.

Jo flere varianter som finnes i lageret, desto større er usikkerheten i forbindelse med forbruket av hver enkelt. De er derfor av stor betydning at antall komponentvarianter i produksjonen er så begrenset som mulig. Dette er også (eller burde være) innkjøpsfunksjonens ansvar. Blant de fleste produksjonsbedrifter finnes mange eksempel på at forskjellige konstruksjoner bruker forskjellige komponenter for samme formål (substitutter). Det kan være mange årsaker til at det blir slik, men den viktigste er nok at man ikke har informasjon om hvilke komponenter som er brukt i andre konstruksjoner og hvilke egenskaper disse har. For at innkjøp skal kunne ta tak i dette, må funksjonen være involvert allerede i utviklingsfasen av nye produkter.

Samme forhold gjelder når vi snakker om handelsvarer. Også her er det slik at kapitalbindningen går opp når antall varianter øker - selv om total omsetning er uforandret. En vanlig tommelfingerregel er at antall produktvarianter påvirker kapitalbindningen i lager med roten av antall varianter, hvilket innebærer at om antall varianter økes fra 1 til N, så øker kapitalbindingen med vN ganger. Dette innebærer at om man selger samme volum, men fordelt på dobbelt så mange varianter, må man øke lageret med ca 40 %.

---------------

Artikkelforfatter Roger Stokkedal er utdannet siviløkonom fra Växjö universitet og kommer opprinnelig fra Steinkjer. I perioden 1992-95 jobbet han i Logistikk & Ledelses redaksjon som journalist. Han var også en av initiativtagerne till oppstarten av Logistikkhøyskolen i 1994. Logistikkhøyskolen ble siden etablert i selskapet Nordic Business Institute, der Stokkedal var daglig leder frem til våren 2000 da han flyttet til Växjö i Sverige. I den første perioden jobbet han som bedriftsrådgiver og kursholder innenfor logistikk i en rekke bedrifter. Han har også vært en av de ansvarige for en kursserie om Odettes logistikkbedømmingsmetode med representanter for bilindustriens underleverandører. Stokkedal er universitetsadjukt på Linnéuniversitetet og er fortsatt engasjert som bedriftsrådgiver og kursholder i svenske bedrifter. roger.stokkedal@logistix.se.

www.logistikk-ledelse.no© 2004