Av Henning Ivarson 1. mars 2003 08:00

Blomquist Bulk Cargo:

Dynafleet revolusjonerte flåtestyringen

Mens mange norske transportselskaper ikke har en sjanse til å matche utenlandske aktørers lave kostnadsnivå, driver Blomquist Bulk Cargo så rasjonelt og kostnadseffektivt at selskapet konkurrerer på linje med de store bulktransportørene på kontinentet. Et viktig verktøy i driften er flåtestyringssystemet Dynafleet som er integrert med bedriftens overordnede forretningssystem Navision. Ved hjelp av denne IT-løsningen har et fåtall befraktere full kontroll over status på hvert enkelt oppdrag, samtidig som flåten på hele 84 lastebiler styres på kryss og tvers i hele Europa nærmest med noen museklikk.

- Etter at vi ble operative med Dynafleet, er det ikke tvil om at systemet har revolusjonert driften vår, sier direktør Jan Heramb Karlsen i Blomquist Bulk Cargo. Foto: Henning Ivarson

Henning Ivarson Bamble

Det er stille inne i befrakteravdelingen til Blomquist Bulk Cargo AS. Uvanlig stille faktisk. Vanligvis er man vant til at det koker på slike kontorer - ofte med superstressede befraktere med en telefon i hvert øre, og store mengder med papir og oppslagsverk på skrivebordet. Hos Blomquist ser vi et par, tre avslappede medarbeidere foran hver sin PC. Ryddige kontorpulter, ingen telefoner som kimer og ingen høye rop. Kun litt klapring fra tastaturene og sosial prat mellom kollegaene bryter stillheten.

- Ja, det er rene andakten der inne nå, sier Jan Heramb Karlsen smilende.

- Men jeg skal love deg at det var helt andre tilstander før vi fikk Dynafleet, skynder han seg å legge til. Blomquist-direktøren virker strålende opplagt når han ønsker oss velkommen til hovedkontoret, og vi får umiddelbart et inntrykk av at han gleder seg til å vise frem Dynafleetløsningen nok en gang. IT-løsningen er nemlig ikke bare et solid arbeidsverktøy - Karlsen benytter det også ofte i salgssammenheng hvor det ofte fungerer som en «imponator» for både eksisterende og potensielle kunder.

Vi er i Bamble, mer presist på Rønningen, der Blomquist flyttet inn i nye lokaler for et drøyt år siden. Det store og moderne bygget ligger rett utenfor hovedporten til det store fabrikkanlegget til Borealis som produserer plastgranulater. Blomquist ble etablert i 1989, og var i mange år hustransportør nettopp for Borealis. Gjennom årene har selskapet hatt en jevn vekst, først i Skandinavia og senere på kontinentet. Karlsen poengterer at veksten har skjedd dynamisk og ikke via oppkjøp slik man ser i mange andre virksomheter.

Idag disponerer selskapet 84 Volvo FH trekkvogner, 100 bulksemitrailere samt et 30-talls kapellsemier som går i transport for søsterselskapet BT Spedisjon AS i Larvik.

Lave administrasjonskostnader

Idag har Blomquist kunder spredt over hele Europa, og på vårt spørsmål om hvordan et norsk transportselskap klarer å vinne kontrakter i konkurranse med de store bulktransportørene på kontinentet, nevner Karlsen først og fremst deres ekstremt kostnadsorienterte holdning som har resultert i at de kan operere med konkurransedyktige priser. Siden Blomquist i stor grad opererer internasjonalt, har også selskapet fått et internasjonalt preg. Både gjennom egen etablering i Danmark, Tyskland og i Polen og at selskapet har en blanding av norske og utenlandske sjåfører.

For et par år siden fikk selskapet en voldsom oppsving i aktivitetene i forbindelse med inngåelsen av en stor kontrakt med Hydro om transport av PVC. Denne kontrakten alene genererte et behov for mellom 20 og 30 nye biler.

- Hovedårsaken til at vi ansatte et antall tyske sjåfører var at det ikke var nok norske sjåfører å oppdrive til denne virksomheten, fremhever Karlsen. Han legger imidlertid ikke skjul på at det også var en kostnadsmessig årsak til at man rekrutterte utenlands.

- Selvfølgelig har sjåførlønningene en viss betydning, men det er først og fremst vår rasjonelle driftsform som gjør oss i stand til å ta oppdrag i utlandet, sier Karlsen, og tallfester effektiviteten ved å opplyse at selskapets administrasjonskostnader ikke representerer mer en 10% av omsetningen. En prosentandel han med god grunn kan være stolt av. Uansett bransje, er det ikke mange virksomheter som kan vise til så lav prosentandel.

- Men skal du ta kunder i utlandet, holder det ikke bare med rasjonell drift. De kommer ikke av seg selv, så det handler vel så mye om å våge å banke på døren, presentere bedriften og gjøre en skikkelig salgsjobb.

Dynafleet revolusjonerte driften

Blomquist startet prosessen med å anskaffe et flåtestyringssystem i 2001, men tok det ikke ordentlig i bruk før i annet kvartal i fjor.

- Vi foretok selvfølgelig en grundig research av markedet, men fant ikke noe som var tilpasset vår drift. Så da vi konstaterte at vi uansett måtte foreta tilpasninger, var det naturlig å velge Volvos Dynafleet, sier Karlsen, og legger til at de har brukt et par hundretusen kroner i tilpasning og integrering mot bedriftens overordnede forretningssystem Navision.

Han poengterer at dette har vært godt anvendte penger, og mener at den nye løsningen har revolusjonert driften. Oppdragene genereres i Navision, som så automatisk overfører opplysninger til Dynafleet med tanke på hva som skal meddeles sjåføren, hvorledes han skal rapportere etc.

Jan Aage Nordang, salgssjef for Transport Information System i Volvo Norge, opplyser at Dynafleet også kan opereres som en selvstendig enhet, og har blant annet en ordrefunksjon som mindre bedrifter med fordel kan benytte. De som har et ERP-system fra før, vil trekke større gevinster ved å integrere de to systemene.

Dynafleet er konstruert for å takle stykkgodsforsendelser med en rekke laste- og leveringssteder. Bulksystemet er vesentlig enklere, der man i 99% av oppdragene opererer med bare ett lastested og ett lossested. Dermed kunne Blomquist kutte ned på de mange oppdrags- og meldingsfunksjonene som ligger i systemet, og har i stedet fått laget en rekke rutekoder som henter ut en mengde basisopplysninger om oppdraget fra Navision.

- Når vi så aktiverer en av disse rutekodene, henter systemet automatisk opp hvem som er avsender, hvem som er kjøper, eventuelt avvikende leveringsadresse, hva slags produkt det er, hvor mange tonn som skal lastes etc, etc.

Fjernet samtlige mobiltelefoner

All kommunikasjon mellom befraktere og biler skjer ved hjelp av tekstmeldinger via Dynafleet, og Blomquist har gått til det drastiske skritt å fjerne mobiltelefonene i samtlige biler.

- Det har resultert i at kommunikasjonskostnadene hos oss er redusert vesentlig i forhold til tidligere. Vi er imidlertid fortsatt ikke fornøyd med kostnadsnivået på SMS-meldinger fra norske leverandører, og bytter nå leverandør av SMS-tjenester for å kunne redusere kommunikasjonskostnadene til et mellomeuropeisk nivå, dvs. på linje med våre utenlandske konkurrenter. Skriftlig informasjon til og fra bilene gir oss også en kvalitetsforbedring under utførelse av oppdragene og reduserer faren for misforståelser til et minimum, sier Karlsen.

Samtidig får befrakterne en langt roligere hverdag, med bedre tid til å tenke neste trekk og optimalisere driften gjennom redusert tomkjøring. De har også fått ansvaret for fakturering, noe som tidligere ble utført som en separat arbeidsoppgave.

- Ved å la befrakterne få dette ansvaret, har vi fått kvalitetssikret faktureringsrutinene. Det er tross alt de som sitter «hands on» og har detaljkunnskaper om hva som virkelig er blitt utført. Dynafleet/Navision-løsningen gjør også disse rutinene svært enkle. Med alle basisopplysningene fra rutekoden i bunn - og underveis registrerte data slik som dato for henting og levering, kundens referansenummer, materialtype og hvilken bil, trailer og sjåfør som skal kjøre - så er egentlig mesteparten av jobben allerede gjort. Da gjenstår det stort sett å trykke fakturer og bokfør. Bare på dette området har vi oppnådd rasjonaliseringsgevinster som i hvert fall gir oss tilbake de kronene vi puttet inn i softwaren.

Rammeavtale med teleoperatørene

Med Dynafleet har befrakterne full kontroll over hvor bilene befinner seg. Brukeren kan selv bestemme hvor ofte posisjonen skal oppdateres, og Blomquist har stort sett valgt å oppgradere biler i nærtrafikk hver time, mens de øvrige oppdateres hver 12. time. Posisjonen oppdateres automatisk ved enkelte standardmeldinger fra sjåføren som eksempelvis ordre- og leveringsbekreftelser, og når befrakteren selv klikker på den enkelte bil på skjermen.

- Koster slike oppdateringer mye?

- Det koster prisen av en SMS-melding, sier Karlsen, og legger til at de gjennom en storforbrukeravtale med Telenor har en prisfordel på slike meldinger i forhold til folk flest. Han er imidlertid irritert over at det var Blomquist selv som måtte inngå en slik avtale. Etter Karlsens mening er SMS-meldinger så sentrale i en komplett Dynafleetløsning at Volvo selv skulle ha forhandlet frem slike avtaler og som således skulle være en del av hele pakken.

- Ingen orienterte oss om at vi selv måtte gå den tunge veien i byråkratiet, og vi opplevde dette som en skikkelig propp. Vi tenker i stor grad added value, og sier ofte til våre kunder; konsentrer deg om det du kan, så tar vi resten. Ikke bare transportene, men gjerne også opplasting, dokumentasjon, fortolling osv. I tillegg vil kunder flest ha det så enkelt som mulig. Det gjelder uansett hva slags produkt eller tjeneste du kjøper. Overfor oss så Volvo mye snevrere på det, og var lite behjelpelige med tingene før og etter.

- Vårt hovedkontor i Göteborg har valgt en strategi i forhold til underleverandører av kommunikasjonstjenester, men ingen ting er uforanderlig, sier en lettere berørt Jan Aage Nordang. Han begynte å jobbe med Dynafleet lenge etter at Blomquist tok i bruk systemet, og gjør nå sitt beste for å rydde opp i gamle synder og holde en tett og god dialog med brukeren. Nordang legger til at han på eget initiativ allerede har kontaktet Telenor, og håper å få istand en avtale på dette.

Vi sporer Karlsen tilbake på posisjoneringshyppighet.

- Det har altså egentlig ikke noe med økonomi og Blomquists jag etter kostnader å gjøre at dere sjekker de fleste bilene bare hver 12. time. Det er rett og slett fordi dere ikke har behov for å vite det oftere?

- Det er riktig. De fleste transportene går i et fast mønster, og dermed har du ikke behov for å følge bilen time for time. Men hvis kunden spør hvor bilen er, er det bare et klikk før vi får vite eksakt posisjon, hvilken retning han kjører i, hastighet, hvilken sjåfør som sitter bak rattet, osv. Med Dynafleet har du også mulighet for å legge inn hvert laste- og lossested som punkter i systemet. Det har ikke vi hatt tid til å gjøre ennå, men det kommer. Klikker man da på bilen, vil man se hvor mange kilometer den er unna og få estimert ankomsttid ut fra gjennomsnittsfarten den holder.

Full kontroll på skjermen

Når Jan Heramb Karlsen tar opp Dynafleet på laptop´en sin, får vi først opp et imponerende kart over hele Europa som viser hovedveier og alle bilenes posisjon. De to andre hovedskjermbildene i Dynafleet er for henholdsvis ordreoversikt og kommunikasjon.

- På kartet ser du at vi har delt bilene inn i tre forskjellig kategorier med hver sin farge, forklarer Karlsen. - De to hvite er forlasterbiler som kun kjører her i Grenland. De henter eksempelvis semitrailere som kommer inn med fergen i Langesund eller i Larvik og kjører dem hit for eventuell rengjøring. Deretter laster de hos Hydro eller Borealis og kjører fullastede trailere tilbake til fergekai.

På skjermen ser vi også 10 blåmerkede biler. Disse kjører timecharter for Borealis og leverer fra Kristiansand, rundt Oslofjordområdet og så langt øst som til Norrköping og ned til Jönköping/Borås. De mange ordinære bulkbilene er grønne, mens kapellsemiene som kjører fast for søsterselskapet BT-Spedisjon AS i Larvik er røde. Alle disse er spredt over hele kontinentet.

Klikker man på en av bilene får man umiddelbart opp intern- og registreringsnummer, navn på sjåfør og hvor gammel posisjonen er. Et klikk til, og posisjonen blir oppdatert samtidig som at denne bilen plasseres i senter av skjermbildet. Ønsker man detaljer om oppdraget, erstattes kartet med ordreoversikten. I dette tilfellet ser vi at den har lastet på Hydro Porsgrunn og sjåføren har nettopp meldt inn at lossing er utført hos en kunde i Frankrike. Vil man ha enda flere detaljer, henter man frem dataene som er overført fra Navision til Dynafleet og videre ut til bilen. Da ser vi lastedato, leveringstidspunkt, hvilken trailer som benyttes, fergevalg etc.

Sporbarheten i systemet er svært detaljert. På en statusliste kan man eksempelvis i detalj følge fremdriften; når oppdraget ble mottatt, når sjåføren aksepterte oppdraget, når lastingen startet og ble avsluttet, når han begynte å kjøre, når han ankom ferge, når han ankom mottaker og når begynt og avsluttet lossing. Deretter får sjåføren nytt oppdrag, og det er først når sjåføren melder ankomst på ny lasteplass at det forrige oppdraget avsluttes. På den måten får man automatisk statistikk over kjørte tomkilometer.

Det er brukerne selv som bestemmer antall meldinger og innholdet av disse. Alle er imidlertid forhåndsdefinerte, og sendes enkelt av sjåføren ved hjelp av et trådløst tastatur som finnes i førerhuset. Det er selvfølgelig også full anledning til å sende fritekstmeldinger i begge retninger.

- Det er både raskere, enklere og billigere å sende disse meldingene fremfor å benytte mobiltelefon, poengter Karlsen, som riktignok innrømmer at de kan få litt for mange unødvendige meldinger fra sjåførene.

- Her ser du eksempelvis en som har sendt en melding om at han er «tom i Drammen». Det er helt unødvendig, for det vet vi på kontoret like godt som han. Slike meldinger får vi gjerne dersom vi ikke har vært raske nok med å gi neste oppdrag. Vårt lønnssystem er til en viss grad prestasjonsrelatert, hvilket gjør sjåførene innstilt på å holde hjulene mest mulig i gang innenfor de rammer myndighetene setter, sier Karlsen.

Savner mulighet for detaljnavigasjon

På skjermen inne i førerhuset kan sjåføren hente frem kartverk som viser hovedveinettet i Europa. Her kan man også få opp trafikkinformasjonsmeldinger om eksempelvis veiarbeid, omkjøring, ulykker etc. Dynafleet kan imidlertid ikke benyttes som et navigasjonsverktøy ned på gatenivå.

- Er det et savn, spør vi?

- Vi kjører jo stort sett til og fra de samme leverandører og mottakere, men av etterkontrollene registrerer vi samtidig at sjåførene mange ganger kjører flere kilometer i forhold til normalantallet vi har lagt inn i rutekoden. At vi ønsker oss et navigasjonssystem er derfor helt klart. Da vil vi sikre oss at sjåføren alltid velger riktigste vei, sier Karlsen og trekker frem Varde i Danmark som et eksempel.

- Fremfor å kjøre diagonalt nedover på Jylland slik vi har kalkulert med i vår pris til kunden, kan det forekomme at sjåførene kjører motorveien rett sør til Kolding og deretter brekker rett vest. Dermed kjører de 86 kilometer lengre hver vei, og mye av fortjenesten vår blir spist opp av ekstra dieselforbruk. Begrunnelsen for sjåførenes veivalg er at diagonalen har så mange rundkjøringer og tar så lang tid. Det er et argument som ikke holder, verken av hensyn til selskapets økonomi, men også i forhold til selskapets miljøpolicy og miljøsertifisering iht. ISO-standarden 14001. Gjennom denne sertifiseringen har selskapet forpliktet seg til å utføre sine oppdrag med minst mulig belastning på miljøet. Noen av de viktigste bidrag fra både befraktere og sjåfører er derfor å planlegge og gjennomføre turene ved valg av korteste vei mellom laste- og lossested, alltid utnytte bilenes lastekapasitet maksimalt og redusere antall tomkilometer, dvs. kjøring uten last på bilen.

Blomquist er forøvrig langt fra alene med sitt savn av navigasjon. Det har i mange år stått øverst på ønskelisten til svært mange Dynafleetbrukere i hele Europa. Systemet ble først introdusert i 1986, og således har Volvo hatt mange år på seg til å utvikle et system. Det hevdes imidlertid at det «pågår mye for tiden», uten at Volvo vil si noe nærmere om det på nåværende tidspunkt.

Sjåføropplæring

Alle nye Blomquistsjåfører gjennomgår grundig opplæring på betjening av bulkutstyr, i tillegg til at de er med en erfaren sjåfør i et par uker før de selv setter seg bak rattet. Til tross for at Blomquist er ekstremt kostnadsbevisste, har selskapet så langt ikke tatt i bruk de mulighetene Dynafleet gir til å registrere og analysere bil- og motordata. Disse er et svært godt grunnlag for å hjelpe sjåførene til å få en mer økonomisk kjørestil. Tidligere har Jan Aage Nordang opplyst at man ved hjelp av slike analyser relativt fort kan redusere forbruket med 4 prosent.

- Dette står helt klart på programmet. På den måten kan vi få hjelp til å endre adferd hos de av våre sjåfører som har en aggressiv kjørestil og ikke minst benytte våre dyktigste sjåfører som forbilder og trekke ut positiv lærdom og dele disse med samtlige av våre sjåfører i den hensikt å forbedre den enkeltes prestasjoner bak rattet. Jeg kjørte selv lastebil for 20 år siden, og innrømmer gjerne at jeg i dag finner det «unaturlig» å ligge nede på 1.200 omdreininger selv om jeg veldig godt vet at det nettopp er i dette turtallsområde en moderne motor arbeider mest økonomisk, sier Jan Heramb Karlsen avslutningsvis.

I neste utgave av bladet bringer vi et intervju med Ragnar Blomquist, der vi blant annet vil komme nærmere inn på hans tanker rundt eie/leie-problematikken, og hvordan Volvo på godt og vondt tar seg av en så stor kunde som Blomquist Bulk Cargo er (red.anm).

www.logistikk-ledelse.no© 2003