JIT-kontakten:

Øk kreativiteten i bedriften - Kom med friske ideer! - Del 3

Alle ønsker vi at våre medarbeidere skal komme opp med metoder og ideer som vil bidra til å redusere kostnader, bedre arbeidsmiljøet og gi oss fortrinn overfor konkurrentene. Hvorfor bidrar da ikke ledelsen mer til at det blir en strøm av slike forslag? Det vi snakker om er «forslagsvirksomhet» eller «systematisk bruk av medarbeiderkreativitet». Det er verken noe magisk eller høyteknologisk over dette, men det er kanskje en del av problemet.

Oddvar Eikeri

Hva slags leder er du?

Kan du svare JA på disse tre spørsmålene, da er veien åpen for å tenke på hvordan bedriften skal utvikle denne kreativiteten. Alle forslagsordninger bygger på overbevisningen om at de som til daglig deltar i virksomheten på en arbeidsplass har evnen til både å identifisere problemer og til å finne løsninger på dem.

Den tradisjonelle forslagsprosessen baserer seg på spontane forslag fra enkeltmedarbeidere. Den kan ganske enkelt utvides til å omfatte både regisserte idékampanjer, der alle medarbeidere oppfordres til å løse ett eller noen få problemer; eller gruppe baserte prosesser, der spesielle team arbeider med egne eller utvalgte oppgaver. Erfaringene med forslagsordninger er mange og forskjellige. Men i virksomheter der ledelsen helhjertet støtter opp om ordningen og der den ledes på en profesjonell måte, er resultatene formidable.

En forslagsordning er et uttrykk for at bedriftsledelsen ser på sine ansatte som medarbeidere i ordets egentlige betydning. Den forteller de ansatte at ledelsen verdsetter deres initiativ og skaperkraft. Slik sett er eksistensen av en oppegående forslagsordning en tillitserklæring og en svært positiv faktor for arbeidsmiljøet. Det skapes en bedriftskultur som på permanent basis er rettet inn mot og oppmuntrer utviklingsarbeid på en bred front.

Problemløsning

Problemløsningssirkelen (kjent gjennom Demings arbeid) er enklest og kanskje også det beste verktøyet til å angripe ethvert problem:

- Studer den eksisterende prosessen. Samle inn data for å identifisere og studere problematikken. Analyse av dataene og utvikling av forbedringsplan. Spesifisere evalueringsmålinger.Plan

- Gjennomføre planen. Dokumentere endringene. Samle inn data for evaluering av forbedringen.Do

- Evaluere dataene. Sammenlikne mot planen.Check

- Dersom vellykket løsning, standardisere og opplyse om den nye metoden(løsningen).Act

Gjennomføre opplæring. Dersom mislykket løsning, revidere planen og repetere gjennomgangen.

Kreativitet kreves her i alle fire ledd. Fra starten avhenger meget av kreativiteten rundt problembeskrivelsen og årsaksidentifiseringen for å gi en hurtig og effektivt løsning. De etterfølgende stadiene, som involverer gjennomføring og overvåkning, vil bli mer effektive med kreative fremgangsmåter.

Ledelse og organisatoriske forhold

Som tidligere nevnt avhenger suksess eller feiling av ledelsens deltakelse. Vi ønsker en organisasjon der det er et klima for opplæring, kreative løsninger og risikovillighet for å prøve ut nye løsninger.

Tillit og åpen kommunikasjon, der det er tillatt å samarbeide på kryss og tvers i organisasjonen og finne nødvendige ressurser til fornuftige løsninger, fremmer økt omfang av kreativiteten. Et belønningssystem basert på fellesbonus for total måloppfyllelse vil styrke samarbeids ånden og demonstrere at ledelsen setter pris på medarbeidernes kreative medvirkning.

Ledelsen må også være villig til å høre på «ville» ideer samt holde seg fra å gi tilbakemeldinger som vil resultere i at folk ikke er villige til å stikke hodet ut ved en senere anledning. Eksempler på slike utsagn er:

Holdninger er viktige, og «kreative organisasjoner må oppmuntre til lek, dagdrømming, og å være litt tulling».

Bygg ned motstanden mot endringer

Når medarbeiderne selv kommer på en bedre metode, er det lettere å få til en endring enn når de blir bedt om å endre seg etter andres «forgodtbefinnende».

Et klima og en kultur som fokuserer på kreativitet og ideen om at alle tanker og løsninger er verdifulle og viktige for bedriften, setter tonen for medarbeidernes villighet til å delta i problemløsning og det å akseptere en avgjørelse og løsning som kommer fra andre.

Fellestrekk for kreativitet

Bakgrunnsmusikk for et kreativt miljø er erkjennelsen av at:

Personlige barrierer

For at vi skal kunne tenke mest mulig fritt og kreativt må vi være klar over at det finnes en del barrierer - fem av de vanligste er:

Vi må være klar over disse og kontinuerlig passe på at de ikke kommer inn og forstyrrer våre kreative tankeprosesser.

Vi har også en del mentale låser som må åpnes før kreativiteten virkelig får utløp. De er ikke alltid så opplagte, derfor vil jeg ta med de mest alminnelige hemningene her:

Det å fjerne barrierer er første og viktigste hovedsteg i kreativitetsprosessen. Så lenge de forblir intakte, er sjansene små for at de spesifikke kreativitetsteknikkene nedenfor vil komme til sin rett.

Teknikker og verktøy

Ved starten av kreativ opplæring i bedriften vil det være naturlig å vurdere forskjellige fremgangsmåter, og det finnes mange. Jeg har valgt å bruke PDCA-sirkelen eller Problemløsningssirkelen for å angripe ethvert problem i bedriften - fordi den er enkel og lett å arbeide med. Men vi kan gjøre bruk av mange kreativitetsverktøy innen denne problemløsningsteknikken. Jeg vil nevne noen - i prioritert rekkefølge - som har vist seg å fungere godt ved kreative øvelser.

De raske skiftninger i dagens samfunn krever stor fleksibilitet og reaksjonsevne hos bedriftene.

Basis for hurtig, effektiv problemløsning og avgjørelser ligger i bedriftens menneskelige ressurser, at de er opplært til kreativ tenking og at organisasjonen er tilrettelagt for at friske ideer kan blomstre.

------------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)

www.propartners.no

www.logistikk-ledelse.no© 2003