BI Nettstudier:

Undervisning er også logistikk

BI driver en utstrakt fjernundervisning, med noen samlinger ved høyskolen i Sandvika, og for øvrig selvstudium. Ved siden av at dette krever gode it-løsninger, må høyskolens avdeling for fjernundervisning, Senter for nettstudier, ha et godt strukturert logistikkopplegg for å få ut alt materiell og få registrert alle studenter, drive grupper for diskusjon og få inn oppgaver i riktig tid. Studiesenteret har eksistert siden 1989, men framveksten av internett har revolusjonert både studier og logistikk.

Christian Ryg

I følge studiesjef Tormod Lunde er målet å drive Senter for nettstudier med lavest mulig kostnader, framskaffe det best mulige produkt og få fornøyde kunder.

- Vi betrakter våre studenter som kunder eller partnere, som skal kjøpe et produkt og være med i en prosess som leder fram til gode faglige resultater og en avsluttet eksamen, sier studiesjef Tormod Lunde.

BIs fjernundervisning har to topper i året. Det er i perioden fra mai/juni til august og fra desember til februar. Da skal fagstoff ut til studenter og alle nye studenter skal registreres. I denne prosessen benytter man det ene av to it-systemer skolen har. BI var først ute i Norge med Banner, et amerikansk system som ble tatt i bruk i 1998 for administrasjon av studentene. I tillegg har man Apollon, et internettbasert system som knytter lærere og studenter til hverandre, og som har linker til bibliotek og databaser der bl.a. eksamensoppgaver ligger lagret. Via dette systemet kan studenter også delta i gruppediskusjoner og få veiledning og levere inn egne oppgaver. De to systemene kommuniserer med hverandre.

En stor fordel for BI er at studentene betjener seg selv, søker på nett til kurs og studier og melder seg på og oppdaterer sine data.

I følge Lunde er fjernstudentene gjennomsnittlig 34 år gamle, og gjør det gjennomsnittlig bedre enn andre studenter. Det kommer sannsynligvis av modenhet og praktisk erfaring fra arbeidslivet.

Komplisert logistikk

Logistikken i forbindelse med opptak et komplisert og sammensatt system. Det dreier seg om brev, e-post, telefonsamtaler og besøk på studiesenteret. Man må ta imot alle disse henvendelsene og sørge for at ingen glipper eller blir glemt. Alt skal registreres og det er viktig at staben er drillet. Alle forsinkelser fører til ekstra arbeid. Det er bare åtte ansatte som drifter studiene. Hvert semester kommer det rundt 4.500 påmeldinger, og alle skal ha tilsendt materiell og registreres.

En annen utfordring er å få med lærerne i utvikling av dette systemet og bedre deres kompetanse. Lunde understreker at man har lykkes, takket være bl.a. kontinuitet og utholdenhet i staben.

- BI skal være et kvalitetsprodukt og det forplikter å jobbe her. Vi skal være i forkant og må ha høy kompetanse i alle ledd, poengterer Lunde

Bøker produseres til bestilling

Senter for nettstudier har rundt 2.300 studenter spredt over hele landet. Mange av disse tar ett eller to kurs i semesteret og jobber ved siden av. Mange av kjøperne legger inn små ordres, men relativt hyppig.

Senter for nettstudier har samarbeid med nettbutikken Kolofon, som er koblet opp mot produksjonssenteret på Høvik, noen kilometer fra Sandvika. Det aller meste av produksjonen skjer etter ordre. Denne direkte koblingen mellom butikk og produksjon, betyr at administrasjon og logistikk i forbindelse med lager og utsending går direkte mellom kunder og Allkopi, som i en årrekke har vært produksjonsbedriften Senter for Nettstudier benytter. I logistikksystemet finnes også oversikt over trykksaker som ligger på lager, og bestillinger på slike sendes direkte over til lageret. I tillegg har man samarbeidspartneren Juul Møller/Norli Bokhandel som sender bøker til studenter.

- Dette er en form for outsourcing som passer oss veldig godt, sier redaktør Torunn Gjelsvik ved BI Senter for nettstudier. - Vi kan konsentrere oss om kvalitetssikring av all litteratur, og slipper unødig administrasjon og arbeid med bestillinger og ekspedering. Bøker kan trykkes i relativt små opplag og man slipper å ligge med lagre og risikere å brenne inne med bøker som er foreldet. All oppdatering foregår elektronisk og kan foretas hyppig og raskt. Studieguider for eksempel må oppdateres hyppig, i takt med endringer i pensum, også dette er enkelt å få til med en ordrestyrt produksjon. Før man kunne komme i gang måtte det utføres en del arbeid i forbindelse med å legge inn titler i produksjonsløsningen. Selvsagt måtte også alle eksisterende manus konverteres og legges inn elektronisk.

Denne formen for sømløs kobling mellom butikk og produksjon begynte i mai i fjor, og erfaringene er meget gode.

Kundene er fornøyde og skolen sparer administrasjonskostnader. At betaling skjer med kredittkort betyr også både raskere og sikrere transaksjoner, og ingen purring på sene betalere. Kunden er også sikret fordi betalingsløsningen er kryptert.

www.nettstudier.bi.no

www.logistikk-ledelse.no© 2003