Sykehuslogistikk:

Fokus på ledetid er viktig også i helsesektoren

Metoder og prinsipper fra industriell logistikk kan med fordel brukes også i helsesektoren. Alfakonsult AB har i lang tid oppnådd gode resultater ved å benytte sin logistikkompetanse til å effektivisere ulike typer varelogistikk i helsesektoren i Sverige. Nå har de gjort det samme innen planlegging av pasientflyt, hvor Sahlgrenska Universitetssjukhus etter et pilotprosjekt kan halvere ledetiden for en type behandling, fortalte Peter Cedergårdh, adm. direktør i Alfakonsult, på Høstkonferansen om logistikk i helseforetak. Fokus på ledetid er like viktig i helsesektoren som i industrien.

Jarle Aaram

Alfakonsult er et svensk konsulentfirma som har spesialisert seg på logistikk innen industri og sykehus. Med 22 ansatte og over 25 års erfaring er de en betydelig aktør på dette området. Erfaringene fra industriell logistikk i Sverige har de også utnyttet med godt resultat innen varelogistikk for sykehus og offentlige institusjoner i det meste av Sverige. De har også utført flere oppdrag for sykehus og regionale helseforetak i Norge, og utfordringene og muligheten ved helsereformen har ført til at de nå har etablert kontor i Oslo. Kombinasjonen av varelogistikk og pasientlogistikk er en spennende mulighet i tiden framover.

Ledetid som forandringsmotor

Da Sahlgrenska Universitetssjukhus skulle finne nye metoder for effektivisering, søkte de ekstern hjelp, fortalte Ann Carlstrand, som leder den aktuelle enheten ved sykehuset. Dette resulterte i et samarbeidsprosjekt hvor en kombinerte Alfakonsults kompetanse innen logistikk med sykehusets egen kompetanse om de interne prosessene. De valgte da å fokusere på reduksjon av ledetiden for en type behandling på en avdeling (urologi), fordi det er kjent fra industrien at redusert ledetid også gir bedre effektivitet, det blir lettere å tilpasse seg, køene blir mindre og kvaliteten blir bedre.

I prosjektet utførte de først en kartlegging av dagens situasjon med vekt på å dokumentere flyt, både informasjonsflyt og fysisk flyt av pasienter og dokumenter mm. Aktuelle forbedringsområder ble identifisert ved at det ble stilt spørsmål om alle oppgaver som ble utført og alle elementer som bidro til ledetiden. Ved å korte ned ventetiden ble det blant annet ikke behov for å ta så mange nye prøver. Basert på dette ble det så utarbeidet en ny prosess uten unødvendige ventetider, med blant annet sentralisert planlegging og bedre håndtering av ventelister. Som eksempel kan det nevnes at en nå planlegger tid for sannsynlige prøver og undersøkelser samtidig som en planlegger legebesøket. Resultatet av dette er at avdelingen kunne redusere ledetiden for den aktuelle behandlingen fra 278 til 140 dager, og av dette er 80 dager nødvendig tid for at kroppen skal leges.

Ledetid er en viktig parameter også i helsesektoren. En del foredrag på konferansen har vært fokusert på stykktid, hvor mye tid en bruker på hver enkelt oppgave, og det er imponerende hva enkelte har oppnådd. Dette er også en parallell til industrien, hvor en har vært opptatt av stykktid siden Henry Fords dager, men fra slutten av 80-tallet har industrien fokusert mer og mer på den totale ledetiden. Det viktigste er ikke å få kortest mulig tid for hver enkelt oppgave, men å få kortest mulig tid totalt sett fra materialene kommer inn til det ferdige produktet går ut. Overført til helsesektoren betyr dette tiden fra pasienten kommer til legen til han går ut frisk og fornøyd, sier Cedergårdh videre. Vi har jo sett at dette også medfører bedre produktivitet, selv om vi ikke kan bevise det teoretisk. Er ledetiden kort, rekker vi ikke å gjøre unødvendige ting.

Logistikk i helsesektoren

I Sverige har en lang erfaring med «industrielle» logistikkmetoder for varelogistikk i helsesektoren. Dette gjelder ikke bare forbruksmateriell, som kanskje er mest vanlig, men alle typer varer som lagres og transporteres, som for eksempel senger, mat og tøy. Koordinering av innkjøp, lager og transport for flere institusjoner innen en region har vist seg å kunne gi store besparelser. Det har vært mye fokus på outsourcing i Sverige, ved at det er blitt dannet egne foretak som skal ta seg av varelogistikken for flere institusjoner i regionen.

Det kan være interessant å se på vareforsyningen for sykehus i to trinn, fra leverandør til rampen på sykehuset, og internt i sykehuset. Det er farlig å generalisere, presiserer Cedergårdh, men det kan virke som om Sverige har kommet noe lenger enn Norge på den første delen av vareforsyningen. I Sverige har en lang erfaring med koordinering og felles innkjøp og lager. Ser en derimot på den andre delen av forsyningen, internt i sykehuset, kan det virke som Norge har kommet lenger enn Sverige med nye og bedre løsninger. Et konsept som Aktiv forsyning, hvor personer fra lageret eller lignende automatisk etterfyller etter forbruk, har blitt vanlig i Norge. Dette er ikke særlig utbredt i Sverige, hvor en i større grad har satset på at pleiepersonellet må se hvilke varer de har bruk for og bestille disse, og så har en fokusert mye på å gjøre bestillingene så enkelt som mulig. Men det er klart, det beste er å eliminere hele bestillingen, slik en gjør med Aktiv forsyning.

Pasientlogistikk er et spennende område hvor det hittil ikke har vært satset så mye. Pasientbehandlingen er jo den primære oppgaven i helsesektoren, så her vil det nok skje mye på planleggingssiden i den nærmeste tiden. En kan i stor grad benytte de samme logistikkprinsippene og -metodene som en har i varelogistikken, selv om ord og begreper kan være noe forskjellig. Men dette er nytt for mange, så det kan ta tid før det blir tatt i bruk i stor skala. I Sverige er pleiepersonalet så presset på tid i de daglige gjøremål at de ikke har tid til å delta på noe annet og få nye impulser, og det er nok en vesentlig årsak til at det kan ta lang tid å få gjennomslag for nye prinsipper.

Nye muligheter med helsereformen

Helsereformen i Norge er spennende, synes Cedergårdh, og spesielt hvor hurtig denne omorganiseringen har gått. Dette skaper et sterkt forandringspress, og en kommer inn i en positiv spiral. De nye organisasjonene må vise til forbedringer. Han er også imponert over at det kommer 250 personer til en konferanse om logistikk i helseforetak. Dette viser at det er stor vilje til å høre om nye løsninger og hva andre har gjort. Dette gir nye impulser, og det er viktig. Det gir et godt grunnlag for å kunne gjennomføre forbedringer i eget foretak. Dessuten gir det gode muligheter til å skape et kontaktnett som en kan ha stor nytte av i det videre arbeidet.

Den nye organisasjonsformen gir nye muligheter for effektiv logistikk. Det blir lettere å koordinere aktiviteter innen en region, siden de lokale helseforetakene er eid av et regionalt foretak. Det har vært mye snakk om ett sentrallager i hver region, men det er ikke gitt at dette er den beste løsningen. Forholdene i de ulike regionene varierer, og derfor kan løsningene bli forskjellige. Det som er en god løsning for helseforetakene i Oslo-området er ikke nødvendigvis en like god løsning for helseforetakene i Troms og Finnmark. Løsningene kan bli forskjellige, men metodene for å komme fram til gode løsninger er de samme. Og her kan en ha god nytte av logistikk-kompetanse fra industrien og erfaringer fra lignende arbeid i andre helseforetak.

Cedergårdh finner utviklingen i den norske helsesektoren meget spennende, spesielt kombinasjonen av varelogistikk og pasientlogistikk. Han ser for seg at det kommer til å skje mye på logistikkområdet i de nærmeste årene. Med Alfakonsults spesialisering på logistikk og erfaring både fra industri og helsesektoren i Sverige ser de store muligheter her, og derfor har de nylig også opprettet eget kontor i Norge.

Produksjonslogistikk i Sverige

Cedergårdh er også styreleder i PLAN - Föreningen för produktionslogistik. PLAN (www.plan.se) er en ideell forening som har til formål å spre og foredle kompetanse innen logistikkområdet. Dette er på mange måter en parallell til LOGMA, men med 2.200 medlemmer er PLAN vesentlig større. PLAN har valgt å ha personer som medlemmer, ikke bedrifter. PLAN skal være til for medlemmene og utvikle kompetansen deres, og det er de enkelte personer som leser tidsskrifter, går på kurs og konferanser, treffer andre mennesker og utvikler kompetansen. Derfor har PLAN valgt å fokusere på personlige medlemmer.

PLAN startet som en forening for planleggingssjefer, og har alltid hatt stor fokus på produksjonslogistikk. Når de har fått så mange medlemmer, skyldes dette i stor grad at Sverige, i motsetning til Norge, har en betydelig stykkproduserende industri med biler, elektronikk, kulelager og en rekke mekaniske produkter. Dette er industri som krever mye planlegging, og gir dermed grunnlag for å utvikle et betydelig miljø innen produksjonslogistikk. I dag er PLAN en forening for alle som driver med logistikk, så der er fortsatt et stort potensial for flere medlemmer. PLAN er forøvrig 40 år i år, avslutter Cedergårdh.

www.alfakonsult.se

www.alfakonsult.no

--------------

Artikkelforfatter Jarle Aaram er partner og bedriftsrådgiver i Pharos AS. Hans viktigste arbeidsområder er styring av total vareflyt/logistikk, elektronisk handel, innføring og bruk av ERP/MPS-systemer samt analyser og forbedringer av produksjonssystem. Hovedvekten har vært mot produksjonsbedrifter innen mekanisk og prosessindustri samt farmasøytisk og næringsmiddelindustrien.

jarle.aaram@pharos.no

www.pharos.no

www.logistikk-ledelse.no© 2003