Transportøkonomi:

Er transportkostnadene dine optimale?

I følge Transportbrukernes Fellesorganisasjon utgjør transportkostnadene i gjennomsnitt 7,9 prosent av varenes omsetningsverdi. Splitter man for utgående og inngående transporter er andelene henholdsvis 4,9 prosent og 3,0 prosent. Gjennomsnittskostnader kan som kjent avvike fra de faktiske. Variasjonene er store. Ser man på maksimumsstørrelsene utgjør utgående transportkostnader inntil 23,1 prosent og inngående inntil 19,0 prosent av omsetningsverdi. Hvilket kostnadsnivå har din bedrift og hva kunne det vært?

Finn T. Lien

Forhold som influerer på transportkostnadene er blant annet valg av transportmiddel. Når større mengder skal fraktes over lengre avstander, skal bruk av båt eller bane gi lavere enhetskostnader enn bruk av bil. Båt benyttes i stor utstrekning i samband med eksport og import, men har relativt liten markedsandel hva angår nasjonale transporter. Hva angår bane, er markedsandelen ikke så verst på en del nasjonale destinasjoner. Inntrykket er likevel at lastebil foretrekkes kanskje i for stort omfang.

Det er ikke så merkelig at lastebil har høy preferanse. Transportmiddelet er veldig fleksibelt og man kan kjøre varene fra dør til dør uten å terminalbehandle dem under veis. Produksjonskapasiteten pr tur er tilpasset til en (mellomstor) bedrifts behov og man slipper således å måtte ta hensyn til avgangstidspunkt og frekvenser definert av utenforstående. Sett i lys av en bedrifts totale driftskostnader, oppfattes transportkostnaden så pass beskjeden at man ikke nødvendigvis sjekker ut hvilke besparelser man kan oppnå ved å «trimme» eller endre transportløsningene.

Regnskapet bør viser reelle transportkostnader

Valg av leveringsbetingelser kan influere på transportenhetskostnadene. Det er ikke så mange år siden at mange norske bedrifter foretrakk (av makelighetshensyn?) å kjøpe «fritt levert» og selge ExWorks. På den måten slapp man bryet med å organisere transportene. Regnskapet kunne nærmest være fritt for transportkostnader. Situasjonen er i dag vesentlig endret. Spesielt større bedrifter benytter helst ExWorks ved kjøp og «fritt levert» ved salg. Årsaken er primært at man på den måten oppnår kontroll over hele vareflyten. Sekundært at man kan få rimeligere transporter som følge av totalt sett større varemengder samlet i én hånd.

Et spørsmål jeg ikke helt kjenner svaret på, er hvor vanlig det er å spesifisere transportkostnadene i regnskapet. For egen del kan tillegges at det i undervisning og kursing ellers framheves at det er hensiktsmessig å lage oversikter som viser salg, transportkostnader, mengde/volum samt antall sendinger pr leverandør og kunde. Man får på den måten et analysegrunnlag som i bearbeidet form vil gi klare indikasjoner på hvor det kan gi gevinster å gjøre en innsats.

Undertegnede kan betegnes som analytisk, nærmest som en «tallfreak». Bakgrunnen for interessen for tallbehandling er at «tallknusing» gir en objektiv tilnærming. Synsing utsettes til etter at analysene er gjennomført, sogar til etter at analyseresultatene er supplert og bearbeidet med relevant tilleggsinformasjon. En utfordring relatert til transportanalyser er at datagrunnlaget ofte ikke er komplett. Eksempelvis mangler man spesifisering av transportkostnadene ved «fritt levert» og ofte har man ikke registrert størrelsen (vekt/volum) på forsendelsene. Unnlatelse av å registrere detaljdata kan gi fravær av viktig beslutningsinformasjon.

Akkumulerte kostnader gir uklare signal

Vi kan ta en tenkt tilfelle hvor transportkostnadene utvikler seg som vist i tabell 1. Basert på de to beløpene gir det en økning tilsvarende 25 prosent, en vekst som får de fleste økonomiansvarlige til å slå alarm. Dersom bedriften i tillegg til samlede transportkostnader også hadde registrert antall forsendelser og mengde, kunne de enkelt beregnet kostnad pr forsendelse og kostnad pr tonn. Da kunne man lage et oppsett som vist i tabell 2.

Vi ser nå at bildet er mer nyansert enn som først antatt. Lager man en graf basert på indekserte tall, figur 1 (på neste side), ser man raskt at til tross for økte akkumulerte kostnader er enhetskostnadene redusert. Denne bedriften kunne ha satt i gang et til dels omfattende arbeid for å kutte transportkostnadene, brukt mye energi med hensyn til reforhandle priser nær sagt forgjeves. Transportpartneren kunne ha kommet mulige innvendinger i forkjøpet og muligens fått ros i stedet for ris dersom han fortløpende hadde levert produksjonsrapporter.

Legg merke til at når vi måler pr forsendelse eller pr tonn har det funnet sted en reduksjon i enhetskostnadene. Det indikerer at det rent faktisk har funnet sted en produktivitetsforbedring, det vil si at ytelsene har økt kraftigere enn veksten i de akkumulerte kostnadene. Hadde produksjonen fulgt fjorårets mønster, ville totalkostnaden økt til 6.000.000 kroner uten nevnte produktivitetsforbedring.

Styringsparametre kvalitetssikrer beslutningene

Transportselskap skal ikke tro at kunder sitter og fordeler akkumulerte kostnader pr tonn, pr fraktbrev eller annet. Kun ved selv å presentere tallmaterialet kan man forsikre seg om at slike observasjoner blir gjort. Med hjelp av dagens edb-løsninger er dette en deloppgave som kan løses uten nevneverdig ressursinnsats. Allerede ved avtaleinngåelse kan partene bli enige om hvilke styringsparametre det kan være av interesse å få framlagt.

På den annen side kan transportbrukeren selv ta tak i saken. Det vanlige er at den som tar initiativ får et visst overtak. Man skulle tro at transportselskap jevnlig analyserer sine produksjonsdata for å skaffe oversikt over hvor store varestrømmer man totalt sett produserer, hvilke destinasjoner som betjenes og hvordan retningsbalansen framtrer. Nevnte kunnskaper er viktige med hensyn til å kunne optimalisere transportproduksjonen.

Skaffer ikke transportselskapene seg oversikt over hvordan produksjonen er sammensatt, får heller transportbrukerne gjøre det. Dette arbeidet strander ofte på tiltak om å komme i gang med å registrere nødvendige data. Kanskje vil det være en «gulrot» å antyde at det kan dreie seg om gevinster i størrelsesorden 1-3 %-poeng på bunnlinjen. Rett nok kan transportkostnadene oppfattes som beskjedne, men det finnes mye å hente gjennom enkle justeringer.

Tall-lek gir nyttige impulser

I Logistikk & ledelse nr 5 omtalte vi hvilke elementer som inngår i en bildriftskalkyle. De som måtte ønske det, kan laste den ned som en.Excel-fil

I kalkyleoppsettet har vi laget (en enkel modell) har vi lagt inn mulighet for å variere andel kjørte kilometer med last og faktisk lastmengde på kilometer med last. Vi har laget det til slik at brukeren selv legger inn kjøretøyets totale nyttelast (enten i tonn eller m3), angir faktisk vekt på turer med last og andel kjørte kilometer med last. I regnearket blir det en automatisk oppjustering av de to sistnevnte parameterne med 20 prosent. Effekten av justeringen utgjør en reduksjon i transportenhetskostnaden på ca 30 prosent. Basert på tilbakemeldinger fra så vel transportører som transportbrukere er det realistisk å kunne «komprimere» produksjonen. Vi bør kanskje nevne at man har ytterligere muligheter for produktivitetsforbedringer ved også å utvide driftstiden.

Kalkylen indikerer maksimumspris

Selv om man benytter andre transportmidler enn bil, har kalkylen en misjon. Fraktratene på båt og bane skal ligge lavere ved lange transporter. Prisenheten hentet fra kalkylen kan dermed oppfattes som det man maksimalt skal akseptere som totalfrakt fra avsender og fram til mottakers adresse.

For kort tid tilbake hadde jeg en samtale med en stor transportbruker. De utfordrer transportselskapene til å tenke kreativt gjennom å splitte sine forespørsler til pris for henholdsvis utgående og inngående transporter. Helt bevisst overlater man til transportselskapene å sette forespørslene inn i deres egen produksjonsportefølje. Tross alt har transportselskapene mange kunder som daglig betjenes. Grunnlaget for å finne gunstige løsninger bør være godt. Porteføljen kan gi indikasjoner om så vel kompletterende som kompletære laster på de ulike destinasjonene. I tillegg kommer muligheten av å produsere transportene som annet en rene «pendler».

Vil transportproduksjon bli gjenstand for insourcing?

Transportbrukere synes bli stadig mer bevisste på mulige effektiviseringstiltak. I løpet av den siste tiden har jeg hatt uformelle samtaler med flere vareeiere, som har oppnådd merkbare gevinster etter å ha satt transportene sine under lupen. Primært går jobben ut på å finne smartere løsninger framfor isolert å presse dagens priser i en erkjennelse av at produsenten må ha tilstrekkelig inntjening til å kunne overleve. Når det er sagt, går tilbakemeldinger på at transporttilbydere antyder priser som ligger over det kunden kan oppnå ved å insource transportene. Er det virkelig mulig at én bruker (rett nok stor) kan produsere mer kostnadseffektivt enn selv store transportselskap, er det et ytterligere varsel om at man bør gjøre en del interne øvelser innen de neste forhandlingsmøtene med transportselskapene.

Som nevnt utgjør transportkostnadene 7,9 prosent av industriens omsetning. I tidligere artikler har jeg vist at transportkostnadsandelen skulle ligget på ca 4,0 prosent gitt at norsk industri hadde hatt tilsvarende utvikling som «kollegene» ellers i Europa (fra 1992-97). Er konklusjonen korrekt, gir det grunnlag for å kutte transportkostnadene med inntil 3,9 %-poeng i gjennomsnitt. Er ikke det alene motivasjon god nok til å sette i gang?

www.logistikk-ledelse.no© 2002