Erfaring med logistikk-controlling:

Mange bedrifter kan doble resultatet

Med de tyske FAST-systemene har MA-Consult gjennomført datatekniske analyser av logistikk-prosesser i et 10-talls norske bedrifter. Analysene viser at forbedringspotensialet for mange betyr en dobling av resultatet på bunnlinjen og at dårlig logistisk styring er en viktig årsak til svak konkurranseevne.

Tor Otto Fougner

Sammenlignet med resultatene fra tilsvarende analyser i en rekke europeiske land, tyder det på at norske bedrifter oppnår sin kundeservice gjennom kostnadsdrivende tiltak som høye lager, hasteordres i produksjonen, overtid, helgearbeide og ekspressfrakter

i stedet for god logistisk styring. Når sentralbanksjef Sven Gjerdrem hevder at 60.000 sysselsatte i industrien kan miste jobbene sine frem til 2010, må hans spådommer gjøres til skamme gjennom bedre styring av logistikken!

Årsakene til dårlige resultater kan være mange:

Dårlig datadisiplin

I de fleste analysene ender vi opp med å foreslå ca. 30 konkrete forbedringstiltak. Som regel går 2/3 av tiltakene ut på å rette opp datafeil. Dette er bedrifter som typisk har investert minst 10 mill. kr. i nytt ERP-system, er ISO-sertifisert og har ansatt kvalitetssjef. Dårlig datadisiplin fører til feildisponeringer og manglende tiltro til systemene. Mange kompenserer dette med tidkrevende bruk av regneark og «gule lapper». Ledelsen er som regel ikke klar over alvoret i situasjonen.

Dårlig datadisiplin er som toppen på isfjellet, for under ligger summen av feil eller dårlig logistisk styring. Vi skal se på noen typiske feil vi har avdekket med FAST-systemene. Analysene er gjennomført i kjente norske bedrifter som bruker anerkjente systemer som SAP, Movex, IFS m.fl. og datagrunnlaget har vært stort, for eksempel 15.000 produksjonsordres med 60.000 operasjoner, 30.000 stykklister med 25.000 artikler. Resultatene er derfor ikke tilfeldige.

Ordrefrislipp

For å få jevn belastning og flytorientere produksjonen, er det viktig å ikke sette ut større belastning enn hva man har kapasitet til. Figur nr. 1 fra FAST/pro viser ordrefrislipp pr. dag i en 30-dagers periode i en mekanisk bedrift. Analysen er basert på 5441 ordres som er vektet med arbeidsinnholdet målt i timer. Med et gjennomsnitt på 600 timer og standardavvik på 365 timer er variasjonen i utsatt belastning pr. dag betydelig. Det er påfallende høy belastning med intervaller på ca. 10 dager. Ved nærmere undersøkelser bekrefter planlegger at «ja vi kjører jo nettobehovsbe-regning hver 10. arbeidsdag og da sender vi rekvisisjonene til lager og ordrene ut i fabrikken». At dette skapte svingende belastning, kødannelser og brudd i materialflyten i fabrikken var noe alle så, men ingen koblet årsaken til at planlegger ikke evnet å styre ordrene i henhold til tilgjengelig kapasitet på flaskehalsmaskiner. Løsningen ligger i å innføre moderne kapasitets- og flytorienterte metoder for frislipp kombinert med tilpasning av kapasitet, for eksempel gjennom leiekjøring.

Kapasitetsplanlegging

I figur nr. 2 viser venstre kurve plan og høyre kurve faktisk gjennomløp i en maskingruppe som er kjørt med 3-4 måneders forsinkelser i over ett år og ført til ekstremt lange gjennomløpstider og mye varer i arbeide. Kurvene består av akkumulerte rektangler hvor lengden viser start og ferdig, mens høyden viser timeinnholdet. Lengden på de røde og grønne rektangler viser henholdsvis hvor mye operasjonene er for sent eller for tidlig ferdig i henhold til plan. På kort sikt kan det være vanskelig å tilpasse kapasiteten, men når forholdet varer i ett år uten at kapasiteten endres, viser dette at planlegger ikke er oppgaven voksen.

Transaksjonsarter

I alle ERP-systemer finnes det et stort antall transaksjonsarter, for eksempel lagerinngang og uttak, overføringer, reservasjoner, opptelling, retur, vraking osv. For at lagerbeholdninger, forbruksdata for ABC-analyser, statistikker m.m. skal bli korrekt, er det viktig at det benyttes rett transaksjon. Mange bedrifter mangler rutinebeskrivelser og tilstrekkelig opplæring av medarbeidere på transaksjonsarter. Dette fører til mye feil, som for eksempel: Bedrift A hadde store mankoproblemer på tross av gode stykklister og nettobehovsberegning og forsto ikke hvorfor. Gjennom FAST-analysen avdekket vi at når gods ankom varemottak ble dette ført som en lagerinngang i stedet for et varemottak. Når MRP-systemet sjekket tilgjengeligheten på lager og ga ut rekvisisjoner på kjørbare ordres, oppsto det fysisk manko fordi delene fortsatt befant seg i varemottaket og ikke i lagerhylla.

Feil beordring av produksjonen

Figur nr. 3 viser gjennomløpsdiagrammet for en egenprodusert artikkel med jevnt forbruk (X-artikkel) de to siste årene (faktisk avgang). Samtidig har tilgangen til lager øket med en jevn strøm av for store tilganger slik at det bygger seg opp en varebeholdning som til slutt er ca. 1 mill. kr. for høy. FAST-analysen viser at lageret har et reduksjonspotensiale på over 50 % av beholdningen. Bedriften har store økonomiske problemer, men figuren viser at situasjonen bare forverrer seg uten at noe blir gjort.

Feil innkjøp

Figur 4 viser en innkjøpt artikkel med jevnt forbruk (X-artikkel) hvor det er lagt inn fornuftig sikkerhetslager og bestillingsintervaller. Men innkjøp-ene er for store slik at den gjennomsnittlige beholdningen blir alt for høy.

Negativ beholdning

I bedrift B har 36 artikler hatt negativ beholdning en eller flere ganger i analyseperioden. Gjennomløpsdiagrammet i figur nr. 5 viser at feilene oppstår når det kommer nye varer inn på lager (faktisk tilgang). Ved å gå inn på disse transaksjonene kunne vi se at samme vare var ført inn på lager opptil 3 ganger på samme ordrenr., bilagspos. og med samme kvantum på samme dag, men på forskjellige bilagsnr. Ved å fjerne doble transaksjoner forsvinner de negative beholdningene og gjennomløpsdiagrammet får en sannsynlig form. Vi vurderte derfor dette til en typisk registreringsfeil som skyldes manglende opplæring.

Feil stykklister

I bedrift C med ca. 7.000 stykklister var det 223 forekomster av stykklister med 0 i inngående mengde. Dette behøver ikke å være feil, men typisk noe som bør sjekkes av en med produktkunnskap. Kvalitetssjefen følte ikke noe ansvar for dette.

Feil eller manglende priser

I mange bedrifter ser vi at artikler tas ut av lager uten at disse er lagt inn med pris. Dette må ikke være feil, men bør sjekkes. Bedrift D opplyste at de ikke hadde lagerførte artikler med avregningspris > 500.000 NOK. Med FAST/log plukket vi ut 70 artikler med høyere avregningspris, noe som tyder på feil priser, for eksempel desimalfeil. Bedriftens revisor har godkjent regnskapene uten noen anmerkning om feil prising av lageret.

Feil bruk av kanban

Gjennom en kombinasjon av ABC- og XYZ-analyser (funksjon i FAST/log) får man et godt grunnlag for å differensiere artikkelstyringen, for eksempel hva egner seg for MRP, bestillingspunkt, kanban osv. Bedrift E har forsøkt seg med kanban det siste året med vekslende hell.

Kanban-artikler krever jevnt forbruk hvis det ikke gjennomføres løpende justering av kanban-kortene. Ved ujevnt forbruk er det bedre å benytte MRP-logikken. Figur nr. 6 viser et eksempel hvor kanban over tid har fått beholdningen ned på et lavt nivå tilpasset behovet over 2-3 måneder, men så øker behovet og kanban fører til mankosituasjoner. Innføring av kanban bør kobles opp mot ABC/XYZ-analyser.

Logistikk-controlling

Vi har her beskrevet et lite utvalg av typiske feil som avdekkes i våre analyser. Fordi resultatet baserer seg på en datatekniske analyse av store datamengder over flere år er utsagnene objektive og uten «synsing». Manuelt ville det knapt være mulig å gjennomføre tilsvarende analyser. Resultatet av analysene viser at det er stort behov for løpende overvåkning av logistikken.

Både innen regnskap og kvalitet er det vanlig med controllere eller revisorer. Nå er tiden moden for at bedrifter også satser på logistikk-controlling, både som en funksjon med egnet ekspertise, men også med hensiktsmessige verktøy.

Webartiklene til Logistikk & Ledelse er uten illustrasjoner. For et fullt utbytte av artikkelen, henvises det til papirutgavene. (red. anm)

--------------------

Om artikkelforfatteren:

Siv.ing. PDC Tor Otto Fougner er bedriftsrådgiver, daglig leder av MA-Consult AS og partner i Collegium Consulting DA. Han har bred praktisk og teoretisk kompetanse innen områdene JIT, IT-basert logistikk, valg og innføring av ERP/MPS og logistikk-controlling. MA-Consult har tilgang på mye metodemateriale og et omfattende kursmateriell som benyttes i forbedringsprosjekter hvor logistikk står sentralt. Fougner er med i redaksjonen i Logistikk & Ledelse og dekker området Logistikk og IT. Han er en flittig benyttet kurs- og foredragsholder og har skrevet en rekke praktiske artikler om logistikk. Se for mer informasjon.www.ma-consult.no

www.logistikk-ledelse.no© 2002