JIT-kontakten:

Veien til JIT innkjøp

Inspirert av LOGMA's Superseminar nylig er målsettingen min å vise vei for dem som ønsker å innføre JIT innkjøp. Veien vil jeg markere med milepæler. Veien er ny og ofte dårlig asfaltert, likevel fører den til et drømmemål som er oppnåelig.

Oddvar Eikeri

Oppførselen og handlingsmønsteret i Just-in-time innkjøp er ofte motstridende til tidligere handlingsmåter. Derfor er det nødvendig at innkjøpspersonalet tilegner seg et nytt sett med ferdigheter. Videre, ikke alle leverandørene kan eller bør bli del av denne prosessen. Den beste måten å rekruttere eller selge inn leverandører på de fordelene det byr å delta med deg i denne utfordringen er gjennom å selv være rollemodell. I årtier har innkjøpsfolk bedt sine leverandører om et leveringsnivå deres egen bedrift ikke oppnår eller kan demonstrere - folk hører hva du sier, men tror på det du kan vise. Faktum er at JIT-innkjøp ikke kan eksistere alene. Det kan bare eksistere, over tid, med støtte fra JIT-produksjon.

Mange leverandører vil velge å ikke delta. Noen leverandører, som vil være nødvendig for din produksjon, er ikke interessert eller forsyner artikler av typen lavkost, lavt volum - og passer ikke i en JIT atmosfære. Siden ett av biproduktene i JIT bestrebelsene er å redusere antallet i leverandørbasen, vil mange av de nåværende leverandørene bli ekskludert fra prosessen. JIT-innkjøp vil variere med de forskjellige produktbehovene til industribransjene.

En ny innkjøper

Innkjøpere har blitt belønnet for visse oppførsler overfor leverandørene og det er denne oppførselen som har brakt oss dagens resultater (gode eller ikke så gode). Det er ikke noe galt i dette, men et nytt sett av forventninger, målemetoder og belønninger kreves for å endre denne oppførselen og forbedre bedriftens resultater.

Innkjøpere har blitt oppmuntret til å beskytte bedriftsinformasjon som produksjonsplaner, produktutvikling og behovet for produktvolum fra leverandørene. Innkjøpere ble oppfattet som dyktig om hun eller han greide «å ta rotta på» leverandøren i en forhandling, få ned prisen eller ydmyke leverandøren. Jo flere leverandører, desto bedre føltes sikkerhetsnettet. Resultatet er blitt motsetninger i forholdet til leverandørene, mistenksomhet, variabel kvalitet, korte leveringsforhold og uforutsigbare leveringer. Slik bør det bare ikke fortsette å være.

Den nye veien starter med kvaliteten

Sjelden har jeg sett en innkjøpsordre med et definert utsagn om kvalitetskrav og målemetode på forsiden. Nei, det er en forhandlet pris og en hardt presset leveringsdato på forsiden av kjøpsordren, men hvor er kvaliteten? Det ser ut til at vi har fått akkurat det vi har bedt om. Har vi glemt det Dr. Deming (en av de største kvalitetsguruene i det tyvende århundre) så riktig uttalte: Pris har ingen mening uten et mål på kvaliteten. Så hva betyr en pris, om vi ikke kjenner kvaliteten på det vi har kjøpt eller kapabiliteten (dugeligheten) til leverandørens produksjonsprosesser?

Uforutsigbar kvalitet er en av grunnene til at vi har så mye materialer på lager - og sikkerhetslager.

Innkjøpere må ha tilstrekkelig kjennskap til hva de innkjøpte delene krever mht produktspesifikasjoner og vite at leverandøren har fått direktiver for produksjonen og har utstyr med den nødvendige kapabiliteten for den kvaliteten som kreves. Videre, bevisbyrden for de leverte komponentenes godhet hviler på leverandøren. Det er ikke kjøpers avdeling for innkommende inspeksjon som skal finne de komponentene som ikke holder mål. I dagens krav til levering vil det være for sent å avdekke feilleveranser ved levering. Inspektørene kan ikke omgjøre feilvare til gode deler. Kvaliteten på delene, gode eller dårlige, er allerede der. Å inspisere ved ankomsten er for sent.

Reduksjon i antall leverandører

En av grunnene til at vi ønsker å redusere antall leverandører i leverandørbasen, er at vi ønsker færre leverandører av samme komponenter. Dette er også ut fra definisjonen på kvalitet - som må møte behovene for produktet og kunden; samt at det skal være minimal variasjon mellom like deler. Dersom det er tre leverandører som leverer samme del, ja, da er det i realiteten tre forskjellige deler vi får inn til vår produksjon - flere produsenter kan ikke lage identiske deler. Det er ikke bare produksjonsutstyret som er forskjellig, men fremgangsmåter, tyding av skrift, håndtering, måling, emballering osv. Like deler fra forskjellige leverandører kan passere inspeksjonen, men er ikke nødvendigvis like av den grunn - usynlige variasjoner i materialet, varmebehandling, overflatebehandling osv. spiller inn. Kunnskap om hvilken innflytelse like deler fra forskjellige leverandører har i en produksjon er undervurdert i innkjøpsavdelingen. Men problemene dukker opp og det blir vanskeligere å spore årsaken til et problem og få en løsning på en effektiv måte når det er flere leverandører inne i bildet for samme delen.

Den perfekte leverandør

Innkjøp har i årevis vært på søk etter den perfekte leverandør - den leverandøren som aldri skuffer, alltid leverer til avtalt tid, reagerer perfekt på endringer i produksjonsplanen vår, aldri sender oss et dårlig parti varer og forutser våre konstruksjonsendringer. Når en leverandør skuffer oss, har vi enten andre å gå til eller vi starter et søk etter en ny leverandør.

Sannheten er at den perfekte leverandøren ikke finnes der ute. Slike leverandører må utvikles.

Riktig antall leverandører

Det er nok ikke noe riktig antall leverandører - annet enn at det er færre enn det vi har. Hvorfor?

Resultatet blir at det vil, nødvendigvis, bli færre leverandører. Ideelt vil det bli en leverandør per komponent eller familie av komponenter. Mange toneangivende bedrifter har redusert sin leverandørbase med rundt 90%. Mange bedrifter, de som ikke er våkne leverandører, står i fare for å havne blant dem som blir vraket.

Assistanse til leverandører

Ja, du leste riktig. JIT bedrifter yter assistanse til sine leverandører - de utvikler dem til JIT leverandører. Etter at leverandørbasen er gjennomgått får de få utvalgte leverandørene, de som vurderes til å ha potensiale, besøk av et team fra JIT bedriften. Dette teamet, som ledes av innkjøpsavdelingen, har som mandat å assistere leverandørene i bestrebelsene med å adoptere Just-in-time som driftsform. Teamet vil typisk bestå av personer fra innkjøp, produksjonsteknisk, kvalitet og produksjonsledelse. Det operative ordet er assistere - ikke diktere.

Innsatsen mot den enkelte leverandør har som målsetting å forme en leverandør til partner. Relasjonene i partnerskapet er basert på gjensidige fordeler og risikoer. Parolen er at hvis ikke du har det bra, så har ikke vi det bra.

Dersom en leverandør ikke er i prosessen med å innføre JIT eller praktiserer JIT, vil han eller hun ikke gjøre annet enn å holde lager for kjøperen (for å kunne levere Just-in-time). Men det er ikke intensjonene i JIT at leverandører skal holde lager for sine kunder. Dersom leverandøren holder lager, vil kunden (kjøper) ende opp med å betale for denne praksisen - og leverandøren tjener heller ikke på dette. Intensjonen er å lage «en lenke» med oppmerksomme ledd av dyktige aktører, slik at man unngår å holde lager.

Dersom vi lykkes i å assistere en leverandør til å bli mer konkurransedyktig og lønnsom, ja, da vil hun eller han bli en verdifull alliert fremover.

Involver leverandøren tidlig

Hele 70% av produktkostnaden og 60% av komponentenes kvalitet bestemmes allerede på produktutviklingsstadiet. Derfor ønsker JIT å involvere leverandørene tidlig i produktutviklingen - for å få deres assistanse ved nye produkter. Igjen, dette kan kun gjennomføres med nært samarbeide og få leverandører. Vi må kunne stole på at det som designes kan bli produsert av dyktige, langsiktige leverandører. Hvilken bedre måte kan vi forsikre oss at en komponent kan produseres enn å ha produsenten med i designteamet. Erfaringene er at deres bidrag ofte er uvurderlig verdifulle, og at funksjonelle spesifikasjoner blir resultatet av bestrebelsen - isteden for en fastlåst tegning som skal tolkes. Slik blir leverandøren en del av et ansvarlig team mht vårt produkt, og ikke bare ansvarlig for å tolke våre tegninger.

Når leverandørene er involvert helt fra design stadiet, vil det bli behov for langt færre endringer på produktet etter at det slippes ut på markedet. Slik markedet er i dag med korte livssykluser, særlig innen hi-tech, har vi mindre anledning til å kalle tilbake produkter for å rette opp barnesykdommer - produktene må fungere fra start, ellers mister vi markeder.

Leverandørene vil også bli oppmerksom på våre kostnader, men det kommer vi tilbake til i del 2 av artikkelen. Der vil vi også se på pris, kommunikasjon, kontrakter, levering og den nye rollen til innkjøper.

--------

Artikkelforfatter Oddvar Eikeri er direktør i ProPartners AS, og har studert Just-in-time inngående i over 20 år. Han har skrevet bøkene: «Just-in-time. Kundeorientert materialadministrasjon», «Materialadministrasjon. Kapital- og produksjonsstyring» (NKI-forlaget), samt «Fra Materialadministrasjon til JIT-drift» (Vett og Viten, 2002)

Kontoradresse: ProPartners AS Postboks 16, 1306 Bærum postterminal

Internett: www.propartners.no

www.logistikk-ledelse.no© 2002