Arthur F. Ulrichsen:

"Trafikklys" i IT-plattformen styrer kvalitet og kontroll

Hos elektronikkgrossisten Arthur F. Ulrichsen AS (AFU) i Oslo er det i dag nesten ingen ledere som utfører manuell kontroll av datalister for å finne avvik i innkjøps-, ordre- og økonomirutinene. Bedriften har satset på markedets eneste IT-plattform som styrer kvaliteten i alle arbeidsprosessene ved hjelp av "trafikklys".

Bildetekst: IT-sjef Normann Støylen bruker i gjennomsnitt en halv time på å sette opp nye lysfunksjoner i Guide.

Da AFU i 1998 bestemte seg for å satse på det den gang forholdsvis ukjente ERP-systemet Guide, var IT-sjef Normann Støylen opptatt av langt andre faktorer enn den innebygde lysvarslingen. Det ble likevel satt opp noen få lysfunksjoner ved oppstart.

- Faktisk tok det mer enn et halvt år etter implementeringen før jeg forsto hvilket enormt potensial lysfunksjonene i systemet representerte. I dag er vi overlykkelige over valget fordi dette er den eneste IT-plattform i verden som har denne funksjonen, forteller Normann Støylen. - Vårt papirforbruk til datautskrifter gir et godt bilde av hva lysfunksjonene betyr. Tidligere hadde vi et årlig forbruk på 5 paller. Nå er dette redusert til 2. I penger betyr ikke papirforbruket all verden, men når vi tenker på at det tidligere satt medarbeidere og håndterte og kontrollerte alle disse datautskriftene, snakker vi nesten om en revolusjon. I dag skjer denne kontrollen og håndteringen automatisk i IT-plattformen, opplyser Støylen.

En unik løsning

På grunn av år 2000-problemet ble AFU tvunget til å investere i en ny IT-plattform. I følge Støylen skjedde dette med relativt tungt hjerte fordi det gamle systemet var skreddersydd og "fintunet" for AFUs virksomhet. Årlig registreres det i bedriften mer enn 100.000 ordrer med gjennomsnittlig 5 linjer - det vil si 500.000 plukklinjer. Bedriften har 25.000 lagerførte varer, fordelt på 10.000 varelokasjoner på forskjellige lager i huset. Til sammen rundt 5.000 kunder handler jevnlig hos AFU.

- I jakten på et nytt system vurderte vi de fleste aktuelle løsningene på markedet, men det var ingen som tiltalte oss. Under et besøk hos elektronikkgrossisten Acte i Danmark, hvor vi skulle se på deres løsning med flytende lager, fikk vi for første gang høre om den danske IT-plattformen Guide. Det vi fikk se av funksjonaliteten i Guide likte vi godt, og vi ble ganske raskt overbevist om at dette var et system å satse på. Det viste seg også at Guide var representert med et eget datterselskap i Norge, sier Støylen.

Unik kvalitetsstyring

Da AFU bestemte seg for Guide, fantes det ingen lysfunksjoner i systemet. Dette ble først utviklet under implementeringen hos AFU.

- Til å begynne med skjønte jeg ikke hva lysfunksjonene kunne gjøre for oss, men i dag vil jeg påstå at dette er noe av det mest geniale jeg har sett i en IT-plattform. Guide er også det eneste systemet som har denne funksjonen, forteller Støylen.

- Med lys har vi mulighet for å sette fokus på avvik i driften. Vi slipper med andre ord å bruke ressurser på å kontrollere alt som går bra for å finne avvikene. Tidligere måtte vi for eksempel kontrollere lange ordrelister for å finne kunder som lå over kredittgrensen. I dag varsles dette umiddelbart med et lys på skjermen hos ansvarlig leder. For det første gir dette en betydelig intern innsparing, for det andre gir det oss mulighet til å løse problemet med en gang slik at det ikke skaper forsinkelser med leveransen til kunden.

- Det fine her er at vi kan sette spesifikke verdier for hver enkelt kunde. Hvis det i dette tilfellet dreier seg om en kunde hvor betaling og ny ordre normalt krysser hverandre, kan vi justere verdiene slik at overskridelsene ikke defineres som avvik. På denne måten kan vi kontinuerlig justere systemet slik at vi får en mest mulig problemfri flyt av ordrer og varer. Dette ser vi daglig resultater av. Hver gang vi setter opp en ny lysfunksjon, resulterer det i en mengde lys som varsler avvik. Etter hvert som vi får justert de aktuelle verdiene, avtar dette vesentlig. Det betyr at kvaliteten i alle arbeidsprosesser bringes i fokus og at antall definerte avvik fra normale driftsforhold etter hvert blir redusert til et minimum.

53 forskjellige lys

I dag har AFU tatt i bruk 53 kvalitetsmål som lysfunksjoner, og de aller fleste har Norman Støylen satt opp selv.

- Disse funksjonene settes opp i Guides rapportgenerator, og operasjonen er veldig enkel. Vanligvis bruker jeg rundt en halv time på hver nye funksjon, forteller Støylen.

- Kan du gi oss noen eksempler på lysvarslinger?

- Når en av selgerne sender inn en ordre via sin håndterminal eller mobiltelefon, tennes det et lys hos ansvarlig medarbeider på lageret dersom ordren ikke har generert en plukkliste i løpet av 15 minutter. Dette sikrer at ordren ikke blir oversett selv om det skulle være feil i dataene, noe som gir en betydelig leveringssikkerhet for kunden. Når en kunde har forfalt saldo på mer enn 50.000 kroner, tennes et gult lys på skjermen hos en ansvarlig medarbeider i økonomiavdelingen. Overskrider saldoen 100.000 kroner, tennes et rødt lys. Økonomiavdelingen kan da umiddelbart følge opp den aktuelle kunden. Tidligere måtte de bla gjennom tunge datalister for å finne den samme informasjonen.

Hvis en ordre gir et dekningsbidrag som er lavere enn en definert prosentsats, eller et unormalt høyt dekningsbidrag, tennes et lys hos salgssjefen som da umiddelbart kan kontrollere om varen er feilpriset eller om det er andre feil i ordren. Slike avvik var det svært vanskelig å fange opp tidligere.

I prinsippet er det ingen begrensinger i antall lysfunksjoner i Guide, men etter en periode - når verdier er justert og definert som normal drift - kan funksjonene fjernes eller flyttes til andre deler av virksomheten.

Kontinuerlige forbedringer

- Med Guide kan vi foreta en kontinuerlig forbedring av hele vår virksomhet fordi vi kan sette inn nye lysfunksjoner der vi ser et forbedringspotensial. Nå har hele bedriften sett denne muligheten, og jeg får jevnlig spørsmål fra medarbeidere på alle nivåer om de kan få satt opp nye lysfunksjoner på ulike prosesser, forteller Støylen.

Allerede nå har bedriften registrert en vesentlig forbedring i driften. Tidligere hadde AFU opp til 50 - 60 feilplukk på lageret hver måned. Nå er dette redusert til 2 - 4. Behovet for vikarer og en betydelig bruk av overtid på lageret er nesten redusert til null.

- I tillegg plukker vi faktisk 15% mer varer hver dag enn vi gjorde tidligere. Vårt lager er i dag mer komplett enn tidligere, men vi har likevel kunnet si opp leieavtaler på lagerlokaler for 500.000 kroner i året. Videre slipper vi nå provisoriske lagre i containere på gårdsplassen, avslutter Normann Støylen.

www.logistikk-ledelse.no© 2001