Europay Norge: Kvantesprang i kortbransjen
Europay Norge:
Kvantesprang i kortbransjen
Med Purchasing Card har Europay Norge AS funnet frem til kostnadseffektive løsninger for innkjøp tilpasset den enkelte bedrift. - Ved å ta i bruk denne løsningen kan bedriftene spare 60 til 70% av prosesskostnadene. I tillegg går ledetidene ned fra 15 til 4 dager, sier salgssjef Kjell Ove Alvestad. Han mener det Europay Norge holder på med nå er et kvantesprang i kortbransjen.
Trond Schieldrop
Eurocard Purchasing Card er en B2B-løsning for innkjøp, som ikke må forveksles med standard e-handelsløsninger. Europay Norge har fokus på betalingsstrømmen og betalingstransaksjonene.
- Purchasing Card er integrert mot tradisjonelle e-handelsløsninger slik at vi kan stå for selve betalingstransaksjonene i e-handelssystemene, sier Alvestad, og legger til at dette er et område man normalt ikke har tatt for mye hensyn til.
- E-handelsløsningene har tradisjonelt konsentrert seg om manuell fakturering direkte fra leverandørene eller fra e-handelsløsningene.
Merverdi for brukerne
Eurocard har solgt Purchasing Card til nærmere 900 norske bedrifter. Her kan nevnes bedrifter som Ringnes, NetCom, Rieber & Søn, Haukeland Sykehus, FMC Kongsberg Offshore, FMC Kongsberg Subsea, Edium og Norsk Landbrukssamvirke. I tillegg har man internasjonale kunder som US Navy og US Federal Government.
Purchasing Card er ikke et kort i bokstavelig forstand, men i stedet de IT-systemene og den teknologien som Eurocard har utviklet.
- Vi har utviklet en leveranse av tjenester til innkjøper og leverandør, som skaper merverdi for begge parter, sier Alvestad, som påpeker at Eurocard er opptatt av å tilby troverdige forretningskort til sine leverandører.
- Vi ønsker ikke å dra dem inn i ordningen uten egen vilje, men vi kan dokumentere at det er store gevinster å hente ut for dem. Vi har utarbeidet økonomimodeller for leverandørene som er i henhold til de 4 alternative innsamlingsmåtene vi opererer med. Vi bruker et cost benefit analyseverktøy for å finne ut om det er lønnsomt for leverandøren å ta i bruk vår løsning.
Beslutningsgrunnlag
For innkjøpsbedrifter er det i mange tilfeller interessant å ha et dokument som et beslutningsgrunnlag før man finner ut hva dette verktøyet kan gjøre for dem.
- Det er et hjelpeverktøy til å sette opp alle interne prosesser fra A til Å. På den måten får den enkelte bedrift et noenlunde riktig bilde av fordelene med denne tjenesten, sier Alvestad.
Han presiserer at det ikke er noen standard mal som man ønsker å tre over hodet på den enkelte bruker.
- Vi legger oss i liten grad bort i selve analysen. De bedriftene som har tatt i bruk løsningen har oppnådd betydelige besparelser, hevder han.
Oversikt over interne prosesser
Ved hjelp av Purchasing Card kan bedriftene i større grad få oversikt over sine interne prosesser.
- Vi er ingen prosesskonsulenter, men gjør bedriftene oppmerksom på hva flere av våre kunder vektlegger i forbindelse med sine interne rutiner/ prosesser i sammenheng med innføringen av Purchasing Card. Så langt har innkjøpssjefene vært de største entusiastene med hensyn til denne løsningen. Men de kan ikke gå for denne løsningen alene. De bør få med seg økonomifunksjonen i bedriften. For innkjøpssjefen vil Purchasing Card føre til at man får en helt annen struktur og kontroll med omfanget av leverandører. De som kjøper varer får et kortnummer og et regelsett, som de må forholde seg til, sier Alvestad.
- Det er altså fokus på å at ting skal skje etter visse normer og regler og at innkjøpene skal legges hos Purchasing Card leverandørene som er med på ordningen.
Kortnummer til disposisjon
Eurocard stiller kortnummer til disposisjon. Når et innkjøpskontor foretar et kjøp mot en leverandør, oppgir den som foretar bestillingen hos leverandøren et kortnummer. Når man har gjort bestillingen, sier man i fra om hvilken konto dette skal føres på med både kostnadssted og kostnadsart. Dette følger med på varelinjenivå og legges inn hos leverandøren.
- Når vi får transaksjonen fra leverandøren, er den ferdig kontert. Den blir altså bokført i kjøpsøyeblikket av innkjøperen. Denne informasjonen tas vare på av leverandøren, formidles via oss og samlefaktureres på en intelligent måte til innkjøpsbedriften, sier Alvestad.
Flere autorisasjonskriterier
Eurocard stiller til disposisjon et verktøy hvor man kan bokføre kjøpet i kjøpsøyeblikket.
- I praksis snakker vi om et sett av autorisasjonskriterier. Leverandøren må få en godkjennelse på at transaksjonen er gjennomført i henhold til de reglene som innkjøperen/leverandøren har satt opp. Det er viktig at kjøpet er innenfor de beløpsgrensene som er avtalt til hvert kort pr. dag, uke og måned. Deretter blir alle kjøp autorisert hos oss slik at de som handler ikke kan gjøre det utover sine fullmakter. Vi har også muligheten til å styre såkalte Merchant Category Code nummer (MCC). Det er en katalogisering av leverandører - alt fra reisebyråer, dagligvareforretninger til bensinstasjoner. Ved hjelp av denne leverandørinndelingen kan vi stenge/åpne forskjellige kortnummer mot de ulike bransjene.
I tillegg til dette jobber Eurocard med langt mer sofistikerte måter å autorisere/styre kjøpene på.
- Om kort tid kan man her til lands definere hvilke leverandører man får lov til å handle med - ikke bare mot den enkelte bransje men den spesifikke leverandøren. Vi kan også bestemme hvilke dager i uken man har lov til å handle på, og vi kan også legge inn kriterier på riktige konteringsnummer eller type prosjektnummer, som skal følge transaksjonen som er oppgitt. Alt dette bakes inn i autorisasjonsforespørselen, og derigjennom kan man øke kvaliteten på samlefakturaen til innkjøper, understreker Alvestad.
- Hvem har tilgang på kortnummeret?
- Det er administrator hos innkjøpsbedriftene som definerer hvilke personer som skal ha tilgang på kortene. De bestemmer hvilke parametre som skal legges inn i autorisasjonen. Her avgjør man hvilket nivå den enkelte skal havne på. Det er ikke alle som får tilgang til bruk av denne type kort. Målet er økt kontroll og sikkerhet på hele innkjøpsfunksjonen, sier Alvestad.
Eurocard har e-faktureringsløsninger for B2B markedet. Allerede i dag sender kortgiganten ferdige bokførte filer for automatisk innlesing rett inn i f.eks. SAP.
- Til NetCom sender vi fakturaene ferdig kontert inn i IFS´ ERP-løsning. For FMC Kongsberg Offshore sender vi det inn til SAPs ERP-løsninger, sier Alvestad, som poengterer at dette ikke må forveksles med tradisjonell e-faktura.
- Det er stor forvirring på hva som er hva i markedet. Det vi gjør, er å sende filer i eksempelvis XML-format til våre større kunder.
Faktura via mail
SMB-kunder er avhengige av enklere løsninger, og Europay har i samarbeid med en tredjepartsleverandør laget en løsning som innebærer at de sender fakturaer til SMB-markedet via mail. Brukerne klikker kun på vedlegget, og så kommer man rett inn i Europay Norge Fakturahotell, og kan titte på sine fakturaer. Man kan deretter laste opplysningene ned på en fil eller skrive dem ut.
- Resultatet er at vi slipper å sende ut manuelle fakturaer til B2B-markedet. I tillegg er fakturahotellet er et glimrende instrument for store og små bedrifter som ønsker tilgang på fakturaopplysninger. I store bedrifter opererer man tradisjonelt med tre nivåer på innkjøpssiden. Det er administrator, avdelingsleder og den enkelte kortholder. Den enkelte kortholder/innkjøper får informasjon via fakturahotellet på hva den enkelte personen har kjøpt i den aktuelle perioden (man får kun informasjon om egne transaksjoner). Her kan man godkjenne dem eller at det er noe man ikke vil vedkjenne seg internt i systemet eller mot oss.
Eurocard har også en datavarehusløsning som ikke bare er utviklet for Purchasing, men for hele Europay Norge.
- Resultatet er at Eurocard Gold-kunder har tilgang til sine egne transaksjoner via dette datavarehuset. Purchasing Card-kundene får via datavarehusløsningen tilgang til avanserte statistikker. Kombinasjonen av datavarehuset og fakturahotellet gjør at vi har mye å tilby det norske og internasjonale markedet hva informasjonstilgang angår. I tillegg til internasjonale avtaler har vi muligheten til å benytte oss av Smart Data Online, som er en Master Card database i St. Louis i USA. Her får man tilgang til verdensomspennende statistikker for de som handler over landegrensene, avslutter Kjell Ove Alvestad.
www.logistikk-ledelse.no© 2001