Arbeidsliv og jus med Grette: 5 praktiske ferieråd til arbeidsgivere
ARBEIDSLIV OG JUS 3-21:
Utgangspunktet er at arbeidsgiver bestemmer når ferie skal avvikles. Tidspunktet for ferien skal imidlertid drøftes med arbeidstakerne eller deres tillitsvalgte god tid i forveien. Vi anbefaler derfor å starte ferieplanleggingen tidlig.
1. Tre uker sammenhengende ferie
Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstakere gis, og faktisk får tatt ut, minst 25 virkedager ferie hvert ferieår. Virkedagene inkluderer lørdager. Arbeidstakere har rett og plikt til å avvikle full ferie hvert år, men kan motsette seg slik avvikling dersom arbeidstaker foreløpig ikke har opptjent feriepenger til å dekke lønnsbortfallet under feriefraværet.
Hovedregelen er at arbeidstaker kan kreve tre uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30 september (hovedferieperioden). Ønsker arbeidsgiver eller arbeidstaker at ferien avvikles utenfor hovedferieperioden, må dette avtales skriftlig.
Innenfor hovedferieperioden er det arbeidsgiver som har siste ord om plassering av de sammenhengende tre ukene. Arbeidstaker har heller ikke krav på å få ta ut ferien senere på høsten, for eksempel i håp om at det etter hvert vil lempes på koronarestriksjonene i inn- og utland.
Gitt det spesielle året vi har vært inne i, med utfordrende arbeidsforhold og lite fysisk tilstedeværelse på arbeidsplassen, anbefaler vi likevel at arbeidsgivere er pragmatiske i dialogen med arbeidstakerne om deres ferieønsker.
2. Endring av avtalt ferie
En avtale om ferie er i likhet med enhver annen avtale, bindende. Som hovedregel kan derfor verken arbeidsgiver eller arbeidstaker ensidig endre avtalt ferie. Ferieloven gjør imidlertid et visst unntak for arbeidsgiver.
Betingelsen er at arbeidsgiver kan vise til at det har oppstått uforutsette hendelser som vil skape vesentlige driftsproblemer. Covid-19-pandemien kan være en slik type uforutsett hendelse. Det er også et vilkår at det ikke har vært mulig å skaffe en stedfortreder for den arbeidstaker som hadde avtalt ferien som arbeidsgiver ønsker å endre.
Det er imidlertid verdt å merke seg at arbeidstaker kan kreve erstattet merutgifter som følger av at arbeidsgiver endrer avtalt ferie. Dette kan for eksempel være avbestillingsgebyrer eller liknende. Flere fly- og reiseselskap tilbyr ulike former for refusjons- og avbestillingsordninger. Arbeidstaker må i slike tilfeller først søke refusjon fra disse, før merutgiftene kan kreves erstattet fra arbeidsgiver.
3. Overføring av ferie fra tidligere år
Mange arbeidstakere endte i 2020 opp med ikke å ta ut all ferie. Usikkerheten omkring smittevernstiltakene og håp om senere oppmykninger, gjør trolig sitt til at mange arbeidstakere også i år vil ønske å utsette noe ferie til 2022. Dermed kan en del arbeidstakere ende opp med å akkumulere betydelige mengder med ferie. For arbeidsgiver er det da viktig å være klar over at det kun er tillatt å avtale overføring av 12 virkedager ferie til det påfølgende år.
Lovfestet ferie, som verken er avviklet ved utløpet av ferieåret eller er avtalt å skulle overføres, blir likevel automatisk med over til neste ferieår. Arbeidsgiver har heller ikke adgang til å utbetale feriepenger for utestående lovfestet ferie.
For å hindre at det slik hoper seg opp mange feriedager i 2022, bør arbeidsgiver derfor raskt komme i gang med planlegging av ferien, slik at arbeidstaker tar ut – eventuelt pålegges å ta ut – tilstrekkelig med ferie i inneværende år. For bortsett fra hovedferieperioden som vi omtalte ovenfor, er det god anledning for arbeidsgiver til å få plassert avvikling av slik akkumulert ferie til tider på året som uansett er rolige og med mindre å gjøre.
4. Utsatt ferie på grunn av sykdom
Sykdom kan gi arbeidstaker rett til å utsette ferie til senere i ferieåret. Betingelsen er at arbeidstaker har vært 100 prosent sykmeldt før ferien starter. Arbeidstaker kan i så fall kreve ferien utsatt fra første sykedag.
Det er imidlertid viktig å merke seg at arbeidstaker må kunne dokumentere sykdommen med legeerklæring, og fremsette denne så raskt som praktisk mulig og senest på den arbeidstakers siste arbeidsdag før ferien.
Blir arbeidstaker syk i løpet av ferien, kan vedkommende kreve et tilsvarende antall feriedager utsatt til senere i ferieåret. Også her er det en betingelse at sykdommen kan dokumenteres med legeerklæring og at denne fremsettes så raskt som praktisk mulig.
5. Nekte ansatte å reise på ferie til land med mye smitte?
Myndighetenes strenge karanteneregler for reisende, aktualiserer spørsmålet om arbeidsgivere kan nekte arbeidstakere å reise til land som utløser karanteneplikt ved hjemreisen.
Etter vårt syn vil arbeidsgiver kunne pålegge sine arbeidstakere å unngå reiser til områder som utløser karanteneplikt, dersom karantenen vil komme til å overstige den avtalte ferien. Dette gjelder særlig i de tilfeller der arbeidsgiver er avhengig av arbeidstakers fysiske tilstedeværelse. Dersom arbeidstaker må melde fravær som følge av slik karantene, vil arbeidstaker normalt ikke ha lønnskrav under karanteneperioden.
Dersom du har andre spørsmål til ferie er du velkommen til å kontakte advokat/partner Thorkil H. Aschehoug eller advokat Viktoria Vermedal, begge i Grettes arbeidslivsavdeling.
Opphav og kilder: Advokatfirmaet Grette AS