Godt verktøy for XXL Sport og Villmark

- EDI er et fundament for videreutvikling av bedrifters logistikkfunksjoner. For oss er det et suverent verktøy, sier leder for Internettavdelingen hos XXL Sport og Villmark Øivind Haagensen. - Alternativet til EDI hadde vært tungrodde og ressurskrevende manuelle rutiner. Det hadde kostet skjorta. EDI gir oss tilgang på historiske data slik at vi kan foreta nøyaktig detaljoppfølging underveis.

Trond Schieldrop

Skal du vinne konkurransen om sluttkunder må du ha et oppegående EDI-system, mener Morten Oterholt, fagansvarlig for EDI i Posten Logistikk.

- Vår EDI-løsning inneholder all informasjon om en pakke eller et kolli, og er uvurderlig i forhold til kunders og leverandørers kontroll og service mot sluttbruker. Det er spesielt viktig i forbindelse med produktutvikling og interaktivitet med leverandører. Uten EDI må kunden benytte et manuelt kartotek over alle forsendelser. Det vanskeliggjør søkearbeidet. Vi har automatisert alle disse rutinene slik at systemene snakker sammen. Det er med på å effektivisere driften dramatisk.

Riktig fundament

I dag produseres 80 prosent av Postens hovedprodukter med EDI.

- Vi har fundamentet på plass og skal bli en viktig partner for våre kunder i forbindelse med verdiskapning og vareflyt, sier Oterholt. - Verdikjeden varierer fra kunde til kunde. Men en ting ha de felles, og det er behovet for fraktstyring av gods og et OLFI-system (ordre - lager - faktura - innkjøp). Her er vi i stand til å tilby de beste løsningene i markedet. Vi følger nasjonale og internasjonale EDI-standarder.

Posten har i dag 3.500 EDI-kunder, og etter å ha kjørt kampanjer for å synliggjøre fordelene med løsningen har selskapet den siste tiden fått 90 nye kunder i uken.

EDI fra dag en

Øivind Haagensen leder Internettavdelingen hos XXL Sport og Villmark og har hatt ansvaret med oppbyggingen av EDI hos selskapets varehus og sentrallager.

- Det har blitt en de facto standard, som gir forutsigbarhet og stor rasjonaliseringsgevinst. På Internettsiden har vi full kontroll med hvor varen er underveis. Med SMS-varsling øker også kundeservicen.

XXL Sport og Villmark har benyttet Postens EDI-tjenester siden selskapet åpnet det første varehuset i 2001 i Oslo sentrum. I dag er det 6 varehus med hovedkontor og sentrallager. 400 ansatte jobber i selskapet, hvorav Internettavdelingen består av 2,5 årsverk.

- Hovedbeskjeftigelsen er å gjøre presentasjonen av våre varer for salg over Internett så effektiv som mulig, sier Haagensen. Han legger til at flere kunder bruker Internettsiden for innhenting av informasjon om varehusets produkter. I underkant av 20 prosent av alle som er innom varehusene, har først vært innom Internettsiden.

Økt Internettsalg

Hver måned besøker rundt 164.000 kunder XXL´s Internettside, og Haagensen tror Internettsalget blir en viktig handelskanal for selskapet - spesielt for de distriktene man selv ikke er representert.www.xxl.no

- Våre varehus skal være på mellom 2.500 og 4.000 kvm, og det setter begrensninger på hvor vi kan etablere oss i Norge. Her er bruken av EDI særdeles viktig, slik at kunder overalt i Norge får tilgang på varer fra XXL. 85 prosent av varene vi selger kommer fra områder hvor vi ikke har varehus. Det er spesielt gledelig. Vi tar markedsandeler der vi ikke har butikker.

Forutsigbarheten og det å vite hvor godset er til enhver tid, er i følge Haagensen spesielt viktig på kundeservicesiden.

- Når kundene ringer og spør hvor varene er, har vi enkle og raske svarrutiner. Ut fra fakturaene og Postens oversikt vet vi hvilken avdeling som sender hva, til hvilken tid og kostnader.

Tett integrasjon

Det er en tett integrasjon mellom XXL Sport og Villmarks EDI- og ERP-system med alt fra ordre, lager, innkjøp og finans.

- Ordren mates direkte fra innkjøp gjennom ERP-systemet og rett ned i EDI´en med ordrenummer, navn, adresse og typeforsendelse. Med denne operasjonen har vi forkortet verdikjeden med 4-5 steg, sier Haagensen, som mener det er vanskelig å tallfeste rasjonaliseringsgevinsten, men med manuell behandling snakker vi om flere årsverk.

- Dessuten letter det arbeidet med å klargjøre kolli. Du bruker en standard etikett som klistres på forsendelsen. Det gjør operasjonen raskere.

Stor etterspørsel

Før Posten kom inn på EDI-markedet i 1998, var det kun de store programvarehusene som tilbød EDI. Hver transportør opererte med sitt kundetilpassede system. Det manglet en standard.

- Vi lagde en EDI-plattform basert på internasjonale standarder. Det ga fleksibilitet for kundene og andre leverandører, sier Oterholt. Han legger til at standarden består av datafiler, etiketter/strekkoder og elektronisk kommunikasjon.

- I samarbeid med EDI-leverandørene, har vi tilpasset oss denne plattformen. Her gjør vi felles markedsfremstøt.

I dag produseres Postens hovedprodukt med EDI.

- Vi kan nå planlegge mye av vår fremtidige produksjonsutvikling bedre i og med at vi har elektronisk utveksling av data. Med vårt produkt «hjem-på-døren» kan kunden gjøre opp for varen med en elektronisk betalingsterminal. Har kunden en OCR-konto får de en ringemelding fra banken om at transaksjonen er i orden. Det er et viktig effektiviseringsverktøy for våre brukere sier Oterholt.

Varehotell

Posten Logistikk følger utviklingen på EDI-området med argusøyne, og har også flere varehotell i Norge som tilbyr 3. og 4. parts logistikk.

- Vi ønsker å tilby kunder som XXL lager der de ikke er representert, sier Oterholt.

- Er det aktuelt å benytte disse tjenestene, Haagensen?

- Med et nytt sentrallager på Gardermoen, som dekker hele Norge, er det uaktuelt å benytte seg av slike tjenester på nåværende tidspunkt, sier han (.)se omtale i Logistikk & Ledelse nr. 2/2005. Red. anm

Delelementer

Posten Logistikk benytter delelementer i en plattform i utviklingen av programvare, som støtter XXL´s behov.

- Vi utvikler ikke programvaren. Det har vi overlatt til ca 20 programvareleverandører som tilbyr markedet løsninger til ulik pris og kvalitet, sier Oterholt, og viser til at EDI i dag er hyllevare. Softwarehusene tilbyr løsninger med web- og mailsupport fra 1.500 kroner og oppover.

- Kundene kan på den måten velge det som passer dem best både i forhold til virksomheten man driver og til størrelse og volum. Vi har bl.a. innledet samarbeid med Proteria og EDISoft. Vi påser at etiketter og datafiler er i henhold til våre spesifikasjoner. Hver gang det skjer interne endringer, gir vi ut oppgraderte spesifikasjoner. Nye tilleggstjenester og produkter må da være i henhold til disse spesifikasjonene. Her har programvarehusene muligheten til å utbedre og legge inn hver funksjon i programvaren.

Uavhengighet

XXL har i dag et slikt samarbeid med Posten.

- Tjenesten fungerer meget bra, sier Haagensen, som synes det er positivt at Posten har overlatt ansvaret til softwarehusene om utvikling av tjenesten.

- Det gjør dem uavhengig av Posten. Samtidig oppnår vi en synergieffekt i og med at vi henvender oss kun til EDISoft hvis vi ønsker oss nye funksjoner/elementer. I og med at EDISoft er bindeleddet mellom oss og Posten blir det en enklere måte å videreutvikle produktet på. Valgfriheten er av prinsipiell viktighet for oss.

Fremtid

Oterholt tror fraktprogrammet med EDI vil forbli et hovedprodukt for merking av pakker flere år fremover.

- Store merkevarehus som Metro og WallMart tester nå ut RFID. Med denne løsningen utstyrer man varer og kolli med informasjonsbrikker. Når lesbarheten blir tilfredsstillende og prisen på brikkene faller, blir RFID den største revolusjonen innen varehandel, avslutter Øivind Haakonsen.

www.xxl.no

www.posten.no

www.logistikk-ledelse.no© 2005