Endringsledelse:

Bli en fleksibel produsent

I dag opplever alle bransjer at deres markeder er i stadig forandring. For mange norske mindre og mellomstore industribedrifter er utfordringen å bli mer fleksibel for å kunne reagere på markedsforhold som stadig endres. En mindre og mellomstor industribedrift i Norge kan ikke diktere omverdenen slik de store gigantene i det europeiske industrimarkedet til dels kan. Det er i seg selv vanskelig å håndtere planlagte endringer, f.eks. gjennom prosessomlegging - BPR (Business Process Reengineering), men endringer som ikke er planlagte, krever at norsk industri kan reagere raskere og bruke ny teknologi for å holde tritt med forholdene på markedet på en måte som opprettholder eller skaper konkurransefortrinn.

Jan Storflåten

Etter hvert som produksjonsstrategier har utviklet seg, har virksomheters fokus endret seg fra å være store og stabile med fullstendig kontroll, til å være små, kvikke og mer lydhøre overfor markedet. Denne utviklingen gjenspeiler introduksjonen av ny teknologi, nye trender, og særlig nye kundebehov og -krav. Det er bokstavelig talt fritt frem for alle på de nye markedene siden det ikke lenger er noe konkurransefortrinn å være stor og stabil. Hurtighet er den mindre og mellomstore produsentens sjanse til å innta markedet på ved å imøtekomme kundenes behov raskere. I dag kjennetegnes de verdensledende produsentene ved at de kan levere produktene som kundene vil ha, med kortest mulig tid til markedet og med maksimal evne til å gjøre endringer i produktene, slik at de imøtekommer forventningene på markedet.

Bli en fleksibel produsent

Det å være en fleksibel produsent handler om å kjenne igjen endringer i markedet, og deretter håndtere og mestre disse.

Dagens kunder fokuserer på unike produkter, og forventer markedsføring som er direkte rettet mot dem. De er dermed mindre villige til å godta masseproduserte varer og standardprodukter. Dette betyr at produsenter må tilpasse seg lage-på-bestilling-mentaliteten som ble introdusert av japanske produsenter på 1980-tallet for å bli mer kundefokuserte og levere produkter og tjenester som er tilpasset bestemte kundeprofiler.

Kunder forventer personlig service og god behandling fra sine samarbeids-

partnere. Produsenter som kan tilby mer personlige samarbeid med sine kunder og utviser god kundebehandling, vil overleve. De som ikke kan det, vil miste sine konkurransefortrinn og etter hvert miste kunder og hele markedssegmenter. Til og med merkebevissthet, som tradisjonelt var det kundens lojalitet stod og falt på, blir stadig mindre viktig enn muligheten til å utføre og imøtekomme kundenes behov.

Nøkkelen er samarbeid

JIT-produksjon (Just-in-time) har gjort det svært viktig for produsenter og deres forretningspartnere - både kunder og leverandører - å arbeide tettere sammen. Kunder må delta i produktplanleggings- eller systemintegrasjonsprosessen, og leverandører må ta mer ansvar for kvalitetskontroll - eller til og med håndtere lageret på vegne av produsentene. Når produsenter på nytt fokuserer på kjernekompetanse, betyr det at de heller vil sette ut mer arbeid til samarbeidspartnere og bli en del av virtuelle grupper som fokuserer på å levere bestemte tjenester eller produkter.

E-handel endrer markedsdynamikken

Internett har åpnet for et verdensomspennende marked for alle produsenter, og gjort det mulig for kunder å få tilgang til produkter og tjenester fra en hvilken som helst leverandør, hvor som helst. Internett-handel og nettbutikker har skapt stor prisgjennomsiktighet, og tvinger flere leverandører til å tilpasse seg markedet når det gjelder prisnivå og levering. Internett øker synligheten til forsyningskjeder og åpner for virtuelt samarbeid på tvers av forsyningskjedene, noe som har redusert leveringstiden betraktelig.

Nøkkelen er produktkunnskap

Produkter som krever lite kunnskap for å produseres, kan ikke overleve i land med høye lønnskostnader. Standardiserte produkter som krever lite kunnskap, flyttes til land med lave lønninger. Nøkkelen til suksess for produsenter i industriland, er å levere produkter som krever høyere grad av kunnskap for å produseres. Det kreves større kunnskapshåndtering når det gjelder produksjonsprosesser, markedsetterspørsel og kundebehov for å lage slike produkter.

Teknologi er billigere, raskere og bedre

Etter hvert som teknologiutviklingen går stadig raskere, blir teknologi billigere, raskere og bedre. Produsenter av alle slag og på alle nivåer har tilgang til teknologi som kan hjelpe dem med å reagere raskere og operere fra mindre fabrikker ved å bruke mer fleksible produksjonsmetoder. Programvare for kompleks produksjonsressursplanlegging (MRP II) har sett sine beste dager. Moderne produksjonsprogramvare er mer fleksibel og lettere å installere og bruke enn tradisjonell programvare for materialbehovsplanlegging (MRP), og støtter fleksibel produksjon på en bedre måte.

Programvare for fleksibel produksjon

Programvare som støtter fleksibel produksjon er forskjellig fra tidligere produksjonsplanleggings- og kontrollsystemer (eksempelvis MRP). Det som kjennetegner programvare for fleksibel produksjon er operasjonell fleksibilitet kontra parameterstyrt fleksibilitet. Mindre og mellomstore bedrifter har kanskje en tendens til å investere i programvare som er designet for større virksomheter og disse blir ofte for rigide og usmidige. Programvare for fleksibel produksjon handler mest om fleksibilitet og ikke så mye om kontroll - mindre om komplekse og avanserte funksjoner og mer om programmer som er lettere å installere og bruke. Fleksibel produksjon fokuserer mindre på å overvåke og kontrollere produksjonsprosessen og mer på nødvendigheten av å imøtekomme kundenes behov. Behovet for et fleksibelt produkt handler om muligheten til å endre, omstrukturere og tilrettelegge raskt i et produksjonsmiljø.

Hvordan skiller fleksibel produksjon seg fra MRP?

Som tidligere nevnt er tradisjonell programvare ofte siktet inn mot å gi selskapet full kontroll over alle prosesser. Betegnelsen, produksjonsplanlegging og -styring, ble skapt for å beskrive denne forretningsstrategien. Hvert område i fabrikken ble målt separat, men i ettertid kan vi lure på hvor stor verdi denne kontrollen tilførte forretningene.

I dag går mindre og mellomstore bedrifter lenger enn MRP II-paradigmet. Mens MRP II fremdeles brukes, har kunder innsett at de må tilpasse seg etterspørselen i markedet raskere og optimalisere forretningsprosesser.

For å sitere produksjonsekspert Brian Maskell, forfatter av Software and the Agile Manufacturer:

"Da MRP II og andre systemer, som er basert på operasjonsundersøkelser, ble introdusert i vestlige produksjonsbransjer i stor skala, mente man at det å legge til funksjoner og funksjonalitet forbedret et system. De beste systemene var de med mest "fiksfakseri". I de senere årene har dette synet endret seg. Enklere systemer, som ikke plager brukeren med alle mulige slags nye spissfindige funksjoner, er enklere å bruke og dermed også mer effektive. Enkle systemer som er veldesignet, er mer nyttige enn systemer som er svært detaljerte og komplekse".

Den største fordelen for en produksjonsløsning i dag er enkelhet og fleksibilitet. I stedet for å være et system som tvinger produsenten til arbeidsmetoder som ikke passer til bedriften, må den være fleksibel.

Håndtere endringer

Det som karakteriserer en fleksibel produsent, er blant annet følgende fire måter å håndtere endringer på:

Første trinn i å håndtere endringer er å erkjenne at de er i ferd med å skje, og aktivt engasjere seg i håndteringen av dem. Selskaper kan undersøke markedet og kundene på nytt ved å se etter muligheter og risikoer. De kan utvikle en planlagt endringsplan i tillegg til å legge en beredskapsstrategi som en forberedelse til uventede endringer. I tillegg kan de foreta en kunnskapsundersøkelse i firmaet og bruke den kunnskapen som allerede finnes i forretningssystemene, prosessene og hos de ansatte.

I stedet for å la endringer styre forretningene, kan man heller styre forretningene ved å fokusere på kundenes erfaringer. Kunder vil ha løsninger som inkluderer både produkter og tjenester, og de krever produktfleksibilitet og variasjon, i tillegg til raske svar på spørsmål som har med prissetting og støtte å gjøre.

Et fleksibelt selskap kan også gjenkjennes ved at det lykkes i å utnytte sine ressurser. En del av endringshåndteringen er å identifisere ressurser som ikke utnyttes godt nok. Fleksible produsenter får medarbeiderne til å arbeide i grupper og dele kunnskap for å optimalisere flyten og samarbeidet i virksomheten.

Slike produsenter endrer også måten de samarbeider med forretningspartnerne, slik at de kan konkurrere mer effektivt ved hjelp av samarbeid. Dagens vellykkede bedrifter er klar over at de ikke dikterer etterspørselen i markedet: de lytter til kundene. De finner kjernekompetanse og inngår partnersamarbeid når det er nødvendig å levere løsninger til kunder. Samarbeid i forsyningskjeden er bare ett aspekt når det gjelder å styrke samarbeidet - utveksling av kunnskap er en annen. Et konkurransedyktig selskap er et selskap som er på utkikk etter partnere for å forbedre egne produkter og tjenester.

Mestre endringer

For produsenter innebærer endringshåndtering en strategisk omstilling som støttes av innføringen av en rekke taktiske tiltak. Den strategiske omstillingen innebærer at produksjonssystemer og ressurser støtter forretningsmålet, i stedet for den tradisjonelle måten der de kontrollerer fabrikken eller produksjonsprosessen. Hvis forretningsmålet er å svare raskere på kundeforespørsler eller å øke bredden eller dybden på løsninger som leveres, må produksjonssystemene og ressursene fokusere på dette strategiske målet.

Nedkorting av transporttiden minsker både gjennomløpstiden og tidsrammen som er nødvendig for planlegging av etterspørsel, slik at forventet etterspørsel ikke baserer seg på langsiktige antakelser. Reduksjon av omstillingstiden gjør det mulig å produsere mindre serier. Siden lageret både utgjør en risiko og en investering, er det viktig å holde lagerbeholdningen så lav som mulig, uten at det går ut over kundeservicen.

Produsenten bør fokusere på å maksimere gjennomstrømningen i fabrikken. Produsenter bør basere produksjon og distribusjon på aktuelle begrensninger og flaskehalser i selskapet (eller i forsyningskjeden) for å maksimere produksjonen.

Mens optimal gjennomstrømning avhenger av mange ting (for eksempel det fysiske oppsettet av fabrikken og produksjonslinjene eller arbeidssentrene), avhenger det også av effektivt forsyningssamarbeid. Et effektivt samarbeid krever at påvirkningen mellom partene blir enklere og raskere slik at prosesser blir mer synlige for deltakerne og at kunnskapsutveksling i kjeden fremmes. Produsenter må forsikre seg om at de arbeider med forretningspartnere som er flinke til å levere produkter og tjenester.

Der samarbeidspartnere ikke kan brukes til å levere produkter eller tjenester, må produsenten sikre at de enkelte ansatte og gruppene er i stand til å oppfylle sine roller i produksjonsprosessen. Dette krever effektiv kunnskapshåndtering: få mest mulig ut av ansatte ved å gi dem frihet til å handle, øke kunnskapsnivået og ved å gi dem muligheten til å finne og bruke kunnskap på en enkel måte i arbeidet.

Opprettelse av tverrfunksjonelle grupper begrenser administrasjon på mellomnivået, og samarbeid mellom ansatte i forskjellige områder i fabrikken motiverer disse ansatte til å fokusere på å forbedre arbeidsflyten. Selskapets forretningsmål og produksjonsprosessene vil bli synlige for de enkelte ansatte og gruppene som er ansvarlige for å levere og utføre dem.

For å sikre fleksible reaksjoner på endrede markedsforhold, må produsenter bli kundefokuserte ved å levere tilpassede produkter som passer til bestemte kundeprofiler. Produsenter kan håndtere endringer ved å erkjenne at det er nødvendig å forbedre virksomhetens strategi for håndtering av endringer og ved å fokusere på kunden, optimal utnyttelse av tilgjengelige ressurser og samarbeide med henblikk på forbedring av virksomhetens konkurranseevne.

Fleksibilitet gir den mindre og mellomstore produsenten mulighet til å lykkes på markedet ved å imøtekomme kundenes behov raskere. Alle produsenter bør bli fleksible produsenter. Systemer som støtter fleksibel produksjon, kan også langt på vei hjelpe fleksible produsenter med å bli i stand til, ikke bare til å håndtere, men også til å mestre, endringer.

-----------

Artikkelforfatter Jan Storflåten er produktansvarlig for Navision Manufacturing hos Navision Software Norge AS. Han har 5 års erfaring fra industrien og arbeidet 16 år i IT-bransjen med MPS og logistikk. Navision Software Norge AS er distributør for Navisionproduktene til NavisionDamgaard AS som har 120.000 kunder på verdensbasis og er representert med distributører i 25 land.

www.logistikk-ledelse.no© 2001