Allerede i løpet av høsten er første fase gjennomført, slik at Posten distribuerer sportsutstyr til Østlandet, Sørlandet, Vestlandet opp til Sogn og Fjordane og Trøndelag. Så følger resten av Vestlandet og Nord-Norge, før siste trinn som er sykkeldistribusjon kommer i løpet av 2001.

Dette er Postens hittil største satsing innen distribusjon av stykkgods i Norge. Rune Henriksen, ansvarlig for logistikk nasjonalt og internasjonalt i Gresvig ASA, sier til Logistikk & ledelse at valget egentlig var klart da han for et drøyt år siden tok stillingen. Man måtte gjøre noe med distribusjonen for de to selskapene G-sport og Intersport. Selskapene hadde egen distribusjon gjennom Sport Distribution med 9 biler, i tillegg til at man kjøpte tjenester fra to transportselskaper for rundt 70% av volumet.

- Distribusjonen var for dyr. Dessuten ønsket vi større fleksibilitet og bedre leveringsfrekvens. Det siste var særlig viktig for å betjene våre kunder bedre. Vi så ingen annen løsning for å balansere kostnader og frekvens enn å få en totalavtale med en stor transportør. Vi så at vår egen distribusjon var sårbar ved sykdomsfravær, i tillegg fikk vi ikke utnyttet kapasiteten på langt nær godt nok. Vi kunne heller ikke dimensjonere bilparken for store sesongvariasjoner som er vanlig i denne bransjen. I tillegg til faste avtaler med andre transportselskaper, måtte vi jevnlig leie inn kapasitet hos en transportsentral, og da løper kostnadene veldig fort, fordi det er ad hoc oppdrag. Med en totalavtale betaler vi for den kapasiteten vi faktisk har behov for. Det gir oss fleksibilitet og sikkerhet.

Henriksen innrømmer at den menneskelige siden av en slik rasjonaliseringsprosess ikke var like lett som beslutningen om at noe måtte gjøre. Imidlertid har alle de faste sjåførene i Gresvig fått tilbud om jobber, enten som sjåfører i Postens eget system, eller andre steder. Tanken er at ingen skal tape på prosessen, etter til dels mange år i faste stillinger i Gresvigs distribusjon.

Stor varemengde og mange varianter

De to selskapene har til sammen 372 forretninger spredt over hele landet, og med stor spredning i omsetning. Totalt skal rundt 64 000 kbm sportsutstyr og rundt 20.000 kbm sykler distribueres årlig, med svært store sesongvariasjoner, en god del av varene går direkte fra leverandører ut til sportsforretninger, mens resten distribueres fra sentrallageret i Askim. Her har konsernet 23.000 kvm lager, med bl.a. automatisert høylager, og mellom 17.000 og 21.000 artikkelnummere, litt avhengig av sesong.

- Vi skifter ut varene fire ganger i året, etter sesong, og må for en stor del holde lager for våre kunder. Rundt 60% av varene er forhåndsbestilt, mens resten er suppleringsbestillinger. Denne bransjen er ekstremt avhengig av riktig vær for enhver sesong, slik at vi ikke ønsker å holde store lagre over lengre perioder, men raskest mulig få varene videre til våre kunder.

Gresvig selv har tatt i bruk vekselskap fra Posten til sin distribusjon. Disse skapene fylles fortløpende opp, slik at varene senere kan crosstockes i Postens eget system, enten på hovedterminal i Oslo, eller ved mottakende terminal, før videre distribusjon. Her kommer også varer inn fra for eksempel store direkteleverandører. Posten er imidlertid ikke avhengig av at alle varer i en sending ut til kunder i ett distrikt kommer fra samme avsender eller gruppe av avsendere, som for eksempel Gresvig og deres store leverandører. Her kan samdistribueres for mange ulike bransjer.

Forretningene i Gresvigs franchisekjeder har ulike krav og ønsker når det gjelder leveringsfrekvens størrelsen på leveransene. I byområder er tendensen klar, de fleste ønsker hyppige og små sendinger, ikke bare på grunn av manglende lagerkapasitet.

I like stor grad gjelder det at man ikke vil binde opp personalet med utpakking i lange perioder midt i forretningens åpningstid. I mange tilfeller må forretninger ta inn ekstrahjelp for å klare varemottaket.

Gresvig må også se på omstilling av frekvens over året, etter sesongvariasjon i et nytt distribusjonssystem.

- Dette er blant de momentene som må vurderes etter hvert, vi undersøker nå hva våre kunder ønsker, og hva de kan dokumentere av fordeler ved alternative opplegg for distribusjon. Overfor vår transportør er vi opptatt av at vi får levering til rett tid, og med minimal dellevering.

Lang prosjektfase

Sport Distribution og Gresvigkonsernet brukte forholdsvis lang tid på prosjektfasen da man skulle velge totalleverandør. I følge Henriksen startet prosessen rundt nyttår, og flere store transportselskaper var med til den avsluttende runden, da valget sto mellom to.

- For oss var det viktig at transportøren kunne legge fram kreative løsninger som ga mer enn vi selv kunne tenke oss til på forhånd. Dessuten la vi vekt på at dette skulle være en forholdsvis langvarig samarbeide, med en minste ramme på fire - fem år. For å få en god avtale som begge parter kan følge skikkelig opp, har vi brukt en god del tid på oppfølging i oppstarten, særlig når det gjelder menneskene som skal arbeide fra begge sider.

På data- og informasjonsteknologisk side har behovet for tilpasning vært langt mindre, understreker både Rune Henriksen og salgssjef Robert Lona i Posten Logistikk.

- For vår del har vi lagt oss på mest mulig standardiserte løsninger med EDI og bruk av EAN 128 strekkoder. Du kan godt si at Posten laget en standard for Gresvig, som vi igjen kan benytte overfor andre, store kunder, sier Lona.

Både han og logistikkrådgiver Jan Olav Nilsen i Posten understreker at nettopp standarder og kvalitetssikring henger sammen for å få et best mulig produkt, med stor grad av leveringssikkerhet.

- Når det gjelder avtalen med Gresvig, så har vi målt resultater i løpet av den første tiden. Vi har satt krav til oss selv, og har garantert overfor kunden, en leveringssikkerhet på 98%, og allerede i innkjøringsfasen er vi på det nivået. Hittil har vi ikke avdekket noen systemfeil. Selvsagt har det vært enkelte detaljer som må rettes opp. Noen ruter må legges om litt for å sikre kvaliteten og få leveranser til riktigst mulig tid hos forretningene, men det meste har fungert helt etter forutsetningene og slik vi har skissert overfor kunden. Vi ønsker oss kunder som stiller høye krav til oss.

De tilpasningen som ble gjort på it-siden, ville kanskje Posten satt i gang også uten en slik avtale, men Lona understreker at det er lettere å finne en god løsning når man har en kunde og et konkret sett spesifikasjoner å gå ut fra.

Postens folk kan fortelle at de allerede har justert sine tidspunkter i en del tilfeller, for å kunne utbedre leveringsservice. I et par tilfeller har mindre justeringer ført til en dag kortere leveringstid. Henriksen understreker at selv om det fantes en del skeptikere i hans egen organisasjon, har erfaringene så langt vært meget positive.

- Jeg tror mange har fått en overraskelse fordi de har sett på Posten som en etat, og nå oppdager at vi er et selskap som konkurrerer på lik linje med andre i denne bransjen. Når Posten nå går inn på transportørenes enemerker, og tar på seg logistikkløsninger og transport av stykkgods, så er det bl.a. fordi man venter stadig sterkere konkurranse innen egne tradisjonelle enemerker som pakketransport, både fra nasjonale selskaper og fra store internasjonale selskaper, avslutter Robert Lona.