Det enkle er det beste

- Økonomi- og informasjonssystemet Mamut Enterprise E5 har bidratt til å forenkle forretningsvirksomheten. Til en overkommelig pris har vi fått en løsning som er skreddersydd vårt behov, sier daglig leder Roy Westby Kotek Norge AS. Han mener at småbedrifter nødvendigvis ikke må installere dyre økonomisystemer og påta seg store konsulentutgifter for å komme i mål. - Det enkle er det beste, hevder han.

Kotek Norge er et norskeid selskap som tilbyr produkter og tjenester innen styring og regulering av elektromotorer til offentlig sektor og industribedrifter. I tillegg til rene frekvensomformere og DC-styringer, tilbyr selskapet komplette styringssystemer, som også omfatter elektromotorer, gir, betjeningssystemer og andre automasjonsprodukter. Frem til 2002 var det selskapet Control Techniques Norway som var leverandør av disse produktene. Etter at dette selskapet ble nedlagt, ble markedsaktivitetene overført til Kotek Norge AS.

Westby opplyser at styring og regulering av elektromotorer og roboter er et omfattende fagfelt med krav til dyp kompetanse. Deres løsninger styrer hele prosesser og synkroniserer flere motorer samtidig.

I 2002 gikk Kotek til anskaffelse av faktureringsverktøyet daTax. Tidligere benyttet selskapet SuperOffice og Multisoft, men løsningen ble for kostnadskrevende og komplisert å drifte.

- Det ville kostet tusenvis av kroner i konsulenthonorar å oppgradere de gamle systemene. Med Mamuts økonomi- og informasjonssystem og Office-pakken fra Microsoft gjør vi forandringer på tilleggstekster i fakturaene uten en krone i konsulenthonorar, sier Westby. Han legger til at systeminstallasjonen gikk raskt og smertefritt, og oppgraderingen skjedde uten behov for ekstern support.

Høy funksjonalitet

Kotek var avhengig av høy funksjonalitet og valgte derfor først den totalintegrerte Enterprise E3-løsningen fra Mamut. De siste årene har selskapet gått over til E5 med bl.a. tidregistrering.

- En viktig egenskap i Mamut E5 er oppfølging av serienummer på produkter. Vi kan nå lagre historiske data på hvert enkelt produkt med serienummer. Vi kan også legge inn egen logo på fakturautskriftene, sier Westby.

- Det sparer oss for feilaktige reklamasjoner og garantireparasjoner på utstyr der garantien er utgått.

System og funksjonalitet

E5 er et komplett økonomi- og informasjonssystem. Systemet inneholder Internettløsning som er tilpasset små og mellomstore virksomheter, og har en høy ytelse i forhold til pris. Systemets oppbygging er ifølge Westby brukervennlig og gjør at implementeringstiden i bedriften reduseres til et minimum. E5 har også en Web-løsning med komplett nettbutikk samt muligheten for å skreddersy egne kampanjesider. Regnskapsmodulen gjør det enkelt å foreta registreringer, reskontrooppfølginger og hente ut nødvendige nøkkeltall. Systemet kan enkelt tilpasses bedriftens rutiner med skreddersydde skjermbilder.

Tids- og kostnadsbesparende

I løpet av ett år var investeringen i systemet tilbakebetalt.

- Alle regnskaps- og administrative funksjoner utføres på egen hånd, og webfunksjonaliteten i E5 gjør at vi kan lage og oppdatere egne websider og slipper store kostnader til design, sier Westby. Han opplyser at Web-shop er en del av Mamutløsningen hvor produktpriser oppdateres automatisk, og for dem er dette både tids- og kostnadsbesparende.

- Vi har tatt i bruk de fleste funksjoner i E5, også funksjonen for å rapporterer moms og arbeidsgiveravgift mot altinn, sier Westby. - EDI-løsningen kommuniserer direkte med Mamutdatabasen hvor blant annet leveringsadressene er lagret. Det sikrer at varen leveres til riktig mottaker.

Etter hans mening fungerer systemet 100 prosent etter forutsetningene.

- For en som er vant til å bruke Microsofts Officepakke er det enkelt å navigere i Mamut. Systemet er oversiktlig og brukerterskelen er lav. Disse egenskapene var ikke tilgjengelig i de andre løsningene, mener han.

Mamuts økonomi- og informasjonssystem har etter Westbys mening en fornuftig prisstruktur som passer godt for små og mellomstore virksomheter.

- Kunden fastsetter prisen ut fra eget behov og ønske. Innføringen av Mamut har ikke endret på interne rutiner, og rutineverket baserer seg på funksjonaliteten i økonomisystemet, sier Roy Westby, som også er tilfreds med supportfunksjonen.

- Enkle spørsmål besvares umiddelbart. Er de mer komplekse får vi tilbakemelding innen 24 timer. Mamutsystemet er alltid oppdatert, både via det automatiske oppdateringssystemet i programmet og via Internett.

- Dermed er vi sikret et program som inneholder det nyeste av funksjonalitet samt støtte for nye regler, avgiftsendringer, skjemaer m.m. Det gir oss trygghet for at vi til enhver tid beveger oss innenfor regelverket, avslutter Roy Westby.

www.logistikk-ledelse.no © 2006